A公文管理标准.doc

公文管理标准 编号：SXKXR-GW-03-01-2014 1.目的 规范公司内部公文和外来文件的管理，提高公文和外来文件办理水平。 2.适用范围 本标准适用于本公司内部公文及外来文件的管理。 3.职责 3.1对口管理部门负责公司相关行政性公文的起草、填写《发文卡》、提请审核及审批。 3.2办公室负责行政性公文的印制、发放、保存和外来文件的传递、归档。 3.3各部门负责本部门工作便函的编制、发放和保存。 4.流程图 4.1公司行政性公文管理流程图（见附件1）。 4.2公司安委会文件管理流程图（见附件2）。 4.3部门便函管理流程图（见附件3）。 4.4外来文件管理流程图（见附件4）。 5.要求 5.1公文分类 5.1.1内部公文分为行政性公文、安委会文件、各部门便函。 5.1.2外来文件分为政府部门来文、各股东单位来文、重要信函及传真等。 5.2行政性公文管理 5.2.1编制、发放、存档 5.2.1.1对口管理部门负责公文编制，并对公文内容进行认真审核，确保公文格式正确、语法无误、无错别字。 5.2.1.2对口管理部门编制完成后，按《发文卡》要求填写标题，经本单位负责人审核签字,分管副总审核签字,相关副总审核会签,该部门根据审核意见修改后，总经理签发，审批必须严格按照《发文卡》要求程序进行，不能缺项审批。 5.2.1.3办公室文秘员根据《发文卡》要求填写主题词、主送机关、抄报机关、抄送机关、印制份数，有附件的填写附件名称，填写秘密等级和期限，文秘科员负责按GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》(见附件5)要求编写文号。 5.2.1.4文秘员根据总经理审批后的文稿、《发文卡》要求及GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》要求格式（见附件5）进行排版、印刷、装订后交文秘科员加盖公章。 5.2.1.5文秘员把发放文件的相关信息登记入《内部发文登记簿》及《文件发放登记表》后按要求发放给相关部门负责人。接收部门负责人应在《文件发放登记表》上签字，接收部门负责人不在时，由其职务代理人代签。 5.2.1.6行政性公文原件由文秘员留存一份至档案室保存。 5.3安委会文件管理 5.3.1编制、发放、存档 5.3.1.1安委会文件由安委会办公室负责编制，并对文件内容进行认真审核，确保文件格式正确、语法无误、无错别字。 5.3.1.2文件初稿编制完成后，安委会办公室文件管理人员按《发文卡》要求填写标题，经安委会负责人核稿签字、副总签发，审批必须严格按照《发文卡》要求程序进行，不能缺项审批。 5.3.1.3安委会办公室文件管理人员根据《发文卡》要求填写主题词、主送部门、抄报部门、抄送部门，登记印制份数，有附件的填写附件名称，填写秘密等级和期限，安委会办公室负责核对，安委会办公室文件管理人员按GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》(见附件5)要求编写文号。 5.3.1.4文秘员根据安委会负责人审批后的文稿、《发文卡》和GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》要求格式（见附件5）进行排版、印刷、装订后交由安委会办公室文件管理人员加盖公章。 5.3.1.5安委会办公室把需发放文件相关信息登记入《内部发文登记簿》及《文件发放登记表》后按要求发放给相关部门负责人。 5.3.1.6接收部门负责人应在《文件发放登记表》上签字，接收部门负责人不在时，由其职务代理人代签。 5.3.1.7安委会文件由安委会办公室文件管理人员传递至办公室由文秘员留存一份至档案室。 5.4部室便函管理 5.4.1编制、发放、存档 5.4.1.1部门便函由本部门人员负责起草，并对文件内容进行认真审核，确保文件格式正确、语法无误、无错别字。 5.4.1.2文件初稿编制完成后，起草部门文件管理人员按《发文卡》要求填写标题，依次经本部门负责人核稿签字、副总签字，审批必须严格按照《发文卡》要求程序进行，不能缺项审批。 5.4.1.3部门文件管理人员根据《发文卡》要求填写印刷份数，有附件的填写附件名称，本部门文件管理人员负责核对和编写文号。 5.4.1.4文秘室负责根据部门主管领导审批后的文稿进行印刷、排版、装订后，交由该部室文件管理人员加盖本部室印章。 5.4.1.5部门便函发放由本部室文件管理人员登记填写《内部发文登记簿》及《文件发放登记表》后按要求发放给相关部门负责人。 5.4.1.6接收部门负责人在《文件发放登记表》上签字，接收部门负责人不在时，由其职务代理人代签。 5.4.1.7部门便函原件由部室文件管理人员传递至本部门和办公室，由文秘员留存一份档案室。 5.5外来文件管理 5.5.1办公室文秘员在接到外来文件、重要信函和传真时，须在《外部来文登记簿》上进行登记，并认真填写《阅文卡》，由办公室主任签署批分意见，总经理或相关副总阅批后，由办公室文秘员