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《高效會議管理技巧》內容摘要 第一講　當今會議面面觀 第二講　會議效率不高的原因及解決方案 第三講　開會前的準備工作 第四講　成功會議的五種策略 第五講　會議中的溝通與反饋技巧 第六講　主持人的會議管理技巧 第七講　如何對待會議中的意外情況 第八講　主持人與參會者的守則與責任 第九講　會議記錄 第十講　會後跟進 【內容摘要】 第一講 當今會議面面觀 ? 【本講重點】 會議的意義 會議的目的 會議的種類 會議的頻率 會議成本的計算 會議的主要目的就是解決問題，但由於開會技巧不佳或過於頻繁，不但無益於解決問題，反而使問題愈趨複雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。 ? ? 會議的意義 ? 1．會議是一個集思廣益的渠道 圖1-1 集思廣益圖 如上圖1-1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法彙聚一堂，相互碰撞，從而産生“金點子”。許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的産物。 ? 2．會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議總是在大於一人的情況下發生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。 圖1-2 組織或部門與會議 ? 3．會議是一種群體溝通的方式 開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發展，人們的溝通方式越來越多，現在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因爲這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。 ? ? 會議的目的 ? ? ◆開展有效的溝通 會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主要目的。 ◆傳達資訊 通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。 ◆監督員工、協調矛盾 許多公司或部門的常規會議其主要目的是爲了監督、檢查員工對工作任務的執行情況，瞭解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協調上下級以及員工之間的矛盾。 ◆達成協定與解決問題 達成協定與解決問題一般要經歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現協定的産生和問題的解決。 圖1-3 達成協定與解決問題的6個步驟 ◆資源分享 利用開會彙集資源，以期相互幫助，共同進步。 ◆開發創意 開發創意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構思，並且論證新構思，使其具有可行性。 ◆激勵士氣 年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是爲了使公司上下團結一心，朝著一個方向共同努力。 ◆鞏固主管地位 經理或主管爲了體現自身的存在價值，更爲了鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協調會議，以此來強化自己的地位。 ? ? 會議的種類 ? 會議可以按照人數、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發展密切相關。 ? 表1-1 會議的種類 按人數分類 按開會方式分類 按開會目的分類 ● 團體會議 ● 一對一會議 ? ● 面對面會議 ● 電話會議 ● 視頻會議 ● 宣佈人事安排、講解政策的會議 ● 當衆表揚或批評別人的會議 ● 臨時處理突發事件的會議 ● 固定的團隊會議 ● 集思廣益的會議 ? ?? 會議的頻率 ? 每種會議都有其合理的發生頻率，只有掌握了合理的會議發生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。 ? 1.固定的部門會議 2.全體會議 3.處理突發事件的會議 4.一對一會議 ? 會議成本的計算 ? 會議成本分爲時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非常可觀的一筆數目，它關係到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閒視之。 ? 1.會議的時間成本 ? 2.直接的會議成本 3.效率損失成本 開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由於管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況： ? 【自檢】 請將下列相關選項用橫線連接起來。 A、固定的部門會議 ①至少每兩月一次 B、一對一會議 ②隨時 C、處理突發事件的會議 ③按需要 D、全體會議 ④至少每月一次 ◆見參考答案1-1 ? 【本講總結】 從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能幫助我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往佔據上風，造成時間成本、直接成本及效率成