会议知识培训手册.ppt

会议的基本知识;会议的概念 ;会议的构成要素 ;会议的主要种类 ;会议的主要种类;公司常见会议的种类与作用 ;部门员工例会 是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的作用。 股东大会和董事会议 股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议，一般每年召开一次，有股东参加，决定股份公司的最高执行方针。秘书通常在会前三到四个星期就要将会议通知邮寄给参会人员。董事会分例会和特别会议。;公司年会 用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。 客户咨询会 这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答。这类会议的与会者来自方方面面，有本地区的，也有外埠的；有本国的，也有外国的；规模比较大，工作量难度较大，要求高。;产品展销定货会 这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段，一般由销售部门负责人操办。 业务洽谈会 是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。 新产品新闻发布会 企业研制出新产品并准备将其推入市场时。常常采用新闻发布会的形式进行宣传。;会议筹备;拟订会议议程和日程 ;会议议程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。;会议日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后，会前发给与会者。 ⑴宣布议程 ⑵说明人员缺席情况 ⑶宣读并通过上次会议的记录 ⑷财务主管报告 ⑸其他报告 ⑹新的议题 ⑺有关人事任命 ⑻提名并选举新的负责人 ⑼通知有关事项 ⑽宣布休会;会议议程表的设计 ;会议议程的样式 ;会议日程表的设计;会议日程的样式;注意事项;发送会议通知; 学习目标;发送形式;发送内容;会议通知和委托书的样式;便函式;卡片式;会议委托书;会议回执;发送会议通知的注意事项;正确选择会址 ; 学习目标 能够正确选择会址。; 综合考虑各种因素选择恰当的会议地点 ;制发会议的姓名卡片和会议证件; 学习目标 掌握各种会议证件的制发方法。;制发会议姓名卡片和证件的方法;不同类型的姓名卡片样式 ;证件的类型、作用;注意事项;发放会议文件资料; 学习目标 掌握各种会议文件的发放方法;会议资料的准备对于会议的成效至关重要。 ;会议文件资料发放工作的基本方法; 常见的会议文件资料主要包括： 开幕词、闭幕词、领导讲话稿、主题报告、专题报告、会议简报、会议记录、会议纪要、新闻稿、会议通知、日程安排等。;准备会议所需用品和设备; 学习目标 掌握会议所需各种物品和设备的准备方法 ; 尽量考虑全面，有备无患 ⒈了解可以租用会议设备公司的名称、地址和电话号码。 ⒉了解文具用品和相关设备供应商的名称、地址和电话号码。 ⒊掌握企业内可用的音像设备的类型和存放位置的清单。 ⒋掌握公司内部紧急维修工程师以及外部维修单位的名称、地址和电话号码。;会议用品和设备的类型;注意事项;预订内部会议室; 学习目标 掌握内部会议室的预定方法。 ;会议室预订的基本方法;⒈预订会议室要打出一定的提前量，在确定准确的会期之后，应尽早预订，以免临时被动。 ⒉正式预订会议室之后，在使用的前一天，一定要再次落实，以免与其他会议发生冲突。 ⒊预订和调配会议室应尽量使场地的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。 ⒋调配安排会议室时要留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不要太紧，使人们安心开会，不致出现会议还未结束就被人请走的麻烦事。 ⒌负责会议室安排和协调的秘书 ，事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。 ;热情迎接与会者; 学习目标 掌握接待与会者的基本工作内容和程序。;做好会议的接站和报到工作的主要内容和程序;接站报到工作的主要步骤;会议中的服务 ;做好会议的签到和座位引导工作; 学习目标 掌握会议签到和引导工作的主要办法。;如何做好签到和座位引导工作; 会议签到的目的是为了及时准确地统计到会人数，以及缺席情况。 ;注意事项;承担会议记录; 学习目标 通过学习，承担会议记录工作。;会议记录的方法;为会议记录做好准备工作;会议记录的内容;会议记录的方法;会议记录的修改;会议记录的要求;注