企业采购部工作职责及流程.doc

希波集团有限公司 分公司采购部 一、岗位描述 采购部：是公司原料、辅料、包装，低耗以及办公用品的采购、储存、发放的职能部门。主要工作内容如下： 执行低价采购原则，原辅料采购成本平均下降4%。 执行定点采购且保证供应、生产且品种齐全。 产品堆放整齐，标识、标签齐全，不同品种、规格区分码放。 做好库温及除霜记录，仓库分类卡登记及时、准确、摆放合理。 存货日记帐与帐卡、与实际存货相符。 统计报表及时、准确、无遗漏。 保证供应商档案齐全，合同审批按照公司规定执行，传真合同妥善处理。 8．每两周进行一次采购物资合理储存量及采购预警体系的综合分析。 9．保证物资采购合格率达到90%以上，且验收手续合理、齐全。 10．及时完成交办事项，无事故。 11．及时、准确登记存货日记帐并经常与保管卡及存货核对。 12．依公司规定开具增值税发票。 二、工作流程 （一）物品采购工作流程 主 责 人：采购员 上级主管：采购部经理 1．由物资需求部门提出申请（填写采购计划单）,部门主管审核签字后，将采购计划单交采购部。 2．采购部主管接到采购计划单后，先看是否有库存，如果有库存请需求部门填写领料单，领料单必须有需求部门主管签字，如果没有库存，采购部主管审核签字后交业务员具体办理。 3．业务员接到采购计划单后，应按照比质、比价、比运费的三比原则，马上询价。 4．业务员在采购前，应先按采购物品大概所需要的金额填写借款借据，借现金1000元以上，须由分公司总经理审核签字，借现金1000元以下的，由采购部主管审核签字后，方可到财务借款。 5．业务员将采购来的物品送到库房，需品控部检验的物品，由保管员填写待检单，品控部需在24小时内，将检验结果报到采购主管和保管员，检验合格后方可办理入库手续；不需检验的物品，保管员核对数量后，可以办理入库手续，然后在购货发票上签字，业务员本人在购货发票上签字后分别送至采购主管→分公司总经理分别审核签字后必须将品控单、入库单、购货发票同时送到财务部报帐，然后价管员对所报的票据进行审核如发现问题应马上同采购部主管联系，同时和经办业务员联系，问明情况让业务员马上和供应商取得联系协商将超值购货款退回或将货物退回，如达不成协议，超值购货金额全部由经办业务员承担，对超值部分进行加倍罚款。 6．凡大宗采购价值超过500以上的必须经分公司总经理批准，其中包括有合同发订单订货的、赊帐月结的。 （二）采购部统计工作流程 主 责 人：采购部统计员 上级主管：采购部经理 1．负责每天原料肉、辅料、包装物、低耗品的出入库的统计， 负责大宗原料，包装物，辅料库存日报表，周报表，月报表工作，日报表必须每日9点上报，周报表必须每周一9点上报。 日，周报表（采购部→储运部→综合计划部） 月末报表 （采购部→分公司总经理→财务部） 2．负责每月原料肉、辅料、包装物及低耗品的盘点工作，月末盘点表必须每月5日之前上报。 3．负责每月3日前同财务部材料会计对帐工作。 4．负责有购货合同的供应商发订货订单的工作。 （三）采购部保管员工作流程 主 责 人：采购部保管员 上级主管：采购部经理 1．物品购进后需要检验的保管员应在1小时内填写品控单，通知品控对物品进行感官和理化指标检验，并在待检物品上挂上待检标识。 2．经检验合格的物品马上办理入库手续，并将待检标识换上合格标识，物品按公司和品控要求进行摆放，分品种、分规格进行摆放并挂上合格标识，标识应填写规格、数量、货物名称、进货日期和生产厂家，放在冷库的物品必须按集团品控QM-006文件要求码放，不合格的物品存放到不合格库挂上不合格标识，将不合格品控单送交采购部主管以便在三日内和供应商取得联系，七日内协商出结果，十日内将事情处理完毕。 3．保管员每天应做好库房通风、防火、防盗、防鼠的工作，冷库保管员应每天测两次库温并做好库温记录。 4．保管员应记好每天的出入库帐，做好日报表和月末盘点工作，做好包装物，原辅料库存告警和保质期告警工作。 5．保管员每天应严格按出库手续办理出库物品，出库单必须把规格，数量，用途按规定认真填写清楚，必须有物品需要部门主管审核签字，否则不准出库。 6．保管员每天下班前应对库房门锁、电源及火源进行一次认真的安全检查。 （四）保管库内的辅料最低库存量 品名 单位 最低库存 保质期 品名 单位 最低库存 保质期 玉米淀粉 kg 6000 12个月 精盐 kg 4000 无限期 分离蛋白 kg 900 24个月 高粱红 kg 48 18个月 香油 kg 1500 6个月 五香汁 kg 2