物业各部门工作手册.doc

房管部工作手册 大连生生物业管理有限公司 二OO八年六月 目 录 房管部部长岗位职责 房管员岗位职责 接待员岗位职责 办理入住规程 钥匙管理规程 装修管理工作规程 投诉处理规程 业户沟通工作规程 回访记录表 投诉处理表 办理入住流程表 房管部部长岗位职责 1.熟悉相关的物业管理政策及有关规定，热情接受业主咨询，与业主沟通，识别服务需求，及时把他们的需求和期望转达给相关部门处理，并监督落实，建立良好的物业公司与业主间的关系； 2、负责审核由公司签发并由房管部送达给业主/客户的所有文件，包括各种联系函、各类费用收取通知单等； 3、协助物业公司经理组织公司相关部门进行委托管理合同及公共契约的评审； 4、负责组织落实业主投诉、报修后的信息反馈及回访工作； 5、负责组织业主满意度调查与回访工作，为提高服务质量提供依据； 6、监督指导本部门员工在日常工作中的工作流程及服务质量； 7、主动与横向业务部门进行工作联系、沟通、交流； 8、负责落实管理项目整体的管理目标，交房后的管理服务，对于缺陷和漏洞及时报告并提出书面处理意见； 9、负责收集提供常规物业服务以外的重大经营项目的设计和开发的需求信息； 10、组织策划园区文化活动； 11、按照上级的指令完成临时性各项工作任务； 房管员岗位职责 1、负责办理业主入住、装修等相关手续。 2、负责建立业主档案，及时、准确更新业主的基础资料，做好相关的必威体育官网网址工作。 3、负责受理业主投诉、报修相关记录的整理、汇总、存档。 4、向业主收缴管理费等其他相关费用，负责催缴业主所欠的各种费用，并引领业主到收费处交款。 5、对收费中业主反映的各类问题，经本部门部长审阅后，送达有关部门跟进协调处理。 6、统计整理责任区内的收费情况报告，做好日报、月报、季报、年报 7、负责参与业主钥匙的交接，建立钥匙管理档案。 8、房管员按区划分责任区域，对辖区业主实行“一对一”的全程服务。 接待员岗位职责 1、熟知所有业主的基本情况及各业主所在的单元号，对来访客人能够做到及时、准确的事务受理； 2、负责业主或来访客人咨询的受理，同时给予准确的答复，做到举止大方，行为标准，礼貌待客，态度温和，和蔼可亲； 3、非工作时间来访人员进出办公区域，做好来访人员登记，如遇有客户查询业主资料，委婉回答问题，要具备必威体育官网网址意识，特殊情况需上报部门负责人； 4、遇有业主报修、投诉时，做好登记，第一时间通报相关的区域管理员，并与维修部沟通，当面与业主确认维修、回访时间，特殊情况需上报部门负责人； 5、负责监督办公区域设施设备运行情况。 6、上岗前须检查和打扫办公区域的卫生； 7 、负责本部门办公用品的领用、发放，并做好相关备案记录； 8、做好上级交办的其它工作。 办理入住规程 一、目的：以热情周到的服务，准确无误地为业户入住办理相关手续。 二、内容： 1、接待：当业主来管理处时，接待员要主动起立、出迎、面带微笑、予以问候。 2、验证： 管理员请业主出示下列证件： 开发商发给购房人的《入住通知书》。 业主身份证原件（单位购房法人身份证、法人代表证明书、营业执照复印件加盖公司印章、被委托人的身份证原件、委托书） 购房（或租赁）合同/房产证复印件。 业主一寸照片一张。 如果业主证件不齐全，向售楼处电话查询清楚后，再办理。 证件核准后，管理员提醒业主把出示的有关证件和相关资料收好。 3、填发资料： 发给业主保存的资料有: A、《业户手册》 B、《房屋装饰装修管理规定》。 C、《钥匙保管收条》。 管理员发给业户填写的资料，要向业户仔细讲解；需返回管理处保存的资料，要指导业主正确填写，并对业主有疑问的要认真解释。 4、收费： A、应收费明细有：装修垃圾代运费。 B、《前期物业管理服务协议》约定的物业管理费及其它费用。 C、业主如有不同看法，应向业户出示相关文件、批文并向业主做合理的解释。 D、引导业主到收费处缴纳费用，并提醒业主把发票收好。 5、发放钥匙： A、管理员审核费用交付情况和资料是否齐全。 B、向业主解释领取的钥匙明细。 C、管理员填写《收房书》、并请业主在《收房书》上签字。为方便收尾工程维修，在业主同意的前提下，给业主开《钥匙保管收条》，由管理处暂留1把钥匙，等入住时凭《收条》返还业主。 6、验房： A、验房人员陪同业主（收房人）进行房屋验收，将发现的各类问题填写至《房屋验收交接登记表》中。 B、验完房后，业主与验房人双方签字。 C、如果在验房过程中，业主发现房内问题较多，须退回房间钥匙。表明此次办理入住过程无效，等维修完后打电话通知该业户，重新办理入住手续。 三、记录： 1、《办理入住流程登记表》 2、《业户入住登记表》 3、《收房书》 4、《钥匙保管收条存根》 5、《房屋验收交接登记表》 钥匙管理规程 一、目的：加强公司内部管