秘书行政系列课程-工作执掌及范畴PPT.ppt

* * * * * * * * * * * * NWInG華南行政助理班系列課程 秘書行政工作執掌: NWInG華南行政助理班系列課程 * 秘書行政 工作執掌及範疇 主講人: 張瑜真 Jennifer Chang 華南資深副總室秘書 2006.Oct. NWInG華南行政助理班系列課程 Page* 時間管理-主管及部門行程排配 會議管理 文件呈簽管理 檔案歸檔管理 社交公關/資訊傳達 情緒管理 秘書行政主要工作內容 NWInG華南行政助理班系列課程 Page* 時間管理 資源分配鐵則 時間分配Matrix 善用電子資源 找出自己一天最有效率的時段. NWInG華南行政助理班系列課程 Page* 資源分配鐵則: 步驟1: 誰是你的直屬主管? 步驟2: 指令是誰下的? 步驟3: 判斷指令正確性. 步驟4: 判斷指令急迫性. 步驟5: 由輕重緩急順序安排行程. 步驟6: 忠實回報主管進度. 適時授權適宜人員執行. 步驟7: 已處理完的事務就把他歸檔移開視線, 不要讓它繼續佔用你的腦容量. 不知如何抉擇? 謹記“老闆最大” NWInG華南行政助理班系列課程 Page* 時間分配Matrix 哪件優先? 謹記“老闆最大” 重 要 且急迫 立刻謹慎處理 不 重 要 但急迫優先處理, 來不及就託人代辦 不 重 要 且不急迫 有空處理 重 要 但不急迫 定期處理 1.客戶抱怨/員工投訴 2.主管交辦 3.停電/故障/災害 1.規劃報告製作 2.文案呈核 3.AR追蹤 1.回電話/回eMail 2.其他主管請託 3.客戶廠商接待 1.私人事務處理. 2.與執掌無關之事. 3.交際應酬. NWInG華南行政助理班系列課程 Page* 會議管理 會前準備 會中事務工作 會後追蹤 定期盤點會議清單 NWInG華南行政助理班系列課程 Page* 會前準備(1): 5 W ●??Why : 會議目的 向主管明確確認 ●??What : 議程擬定 指定適宜的會議幹事擬,誰出資料? ●??Who : 與會名單擬定 主持人/會議幹事 ●??When: 決定時間避開重要活動/時差/與各助理確認 ●??Where: 決定地點會議室預約/NB/投影機/茶水/ 座位牌準備 2 H ●??How:如何召開單一地點?跨廠區?跨國?3方以上? ●??How:如何準備招集人/多方轉接/翻譯準備/ 會議橋申請/NetMeeting/視訊會議 會前充分的準備,可以讓會議的效率提升, 也為主管省下不少時間! NWInG華南行政助理班系列課程 Page* 會前準備(2): 會議通知: 電話會議(1人-3人) 電話通知/Lotes calendar邀請 專案會議(3人以上) eMail群組轉寄 定期會議(周會/雙週會) By周通知 跨BU會議(DS/NB….) 資料庫運用,不佔主管空間 大型會議(CIIP等年會) 制定正式Agenda 會議通知的倫理: Mail給誰?誰該CC?誰為主誰為輔? 如何確保大家都被知會了?回擲通知/電話確認/部門助理協助. 不是所有的會議都要找一堆人, 有效的與會人數,能夠創造更有效的溝通! Pizza原則! NWInG華南行政助理班系列課程 Page* 會中事務工作: ●??會議人員點名 以部門為list分類,不克參加需有代理人 ●??確保會議環境安靜 電話品質確認/手機震動設置 ●??確保會議環境舒適 冷氣不冷昏昏欲睡/會中可送上咖啡 ●??會議紀錄 sample 1.參加者姓名,職務確認 2.詳實紀錄,專業名詞要與當事者確認. 3.順著議程撰寫紀錄. 化繁雜為簡單,以大綱條列. 4.敏感機密不能出現在會議紀錄中,以免未來遭外傳. 5.AR事前要與當事人確認,省得徒加AR造成困擾.陷主管於不義. 6.要明確下次會議要檢討的AR,押上責任人及預計完成時間. 7.會議紀錄讓主管審核後,於兩天內送發與會人員及AR責任人. NWInG華南行政助理班系列課程 Page* 會後追蹤: ●??會議紀錄迅速完成 最好是直接帶NB與會直接打字紀錄編輯. 會後直接透過網路傳送與會主管省時又省力. ●??會議紀錄確實傳達 主持人審