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第四回 会议组织管理 会议成果 ■ 时刻检讨：我们的会议是否在为我们既定的目标服务 ■ 每一项议题讨论结束，将讨论结果及时整理，形成记录 ■ 会议结束之前，回顾会议议程，看是否主要问题都得到了解决 ■ 如果时间允许，对于“停车场”内停放的内容进行处理 ■ 对于所有执行性的决议，都要明确责任人和完成时间 ■ 如有必要，确定下次会议的大体时间 ■ 会议结束，迅速形成会议纪要，请会议主席批准、下发 ■ 任命一个会议决议的督办人 第四回 会议组织管理 会后跟进 ■ 尽快下发会议纪要，确认每个与会者已经收到 ■ 对会上确定的任务承担者，询问需要的资源和支持，给予鼓励 ■ 对于会上没有解决的问题，找到原因，组织新的会议寻求解决 ■ 对于会上交给专项小组进行研究的专题，回收研究成果 ■ 总结会议成功或失败的经验、教训，持续改进 ■ 会议事项的督办 ■ 将会议精神迅速传达到当事部门 第二回 会议效率 第三回 会议角色 今日研讨课题  第一回 会议概览 第四回 会议组织与管理 第五回 会议专门技术 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 除非妥善管理时间，否则无法妥善管理其他任何事情。 —彼得·杜拉克 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 急迫 不急迫 重 要 I 紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议或工作 II 准备工作与预防措施 价值观的澄清 计划 人际关系的建立 增进自己的能力 不 重 要 III 造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 IV 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动 时间管理矩阵 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 急迫 不急迫 重 要 I ?压力 ?筋疲力竭 ?危机处理 ?忙于收拾残局 II 不 重 要 III IV 偏重第I类事件的人 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 急迫 不急迫 重 要 I II 不 重 要 III ?短视近利 ?缺乏自制力，怪罪他人 ?危机处理 ?轻视目标与计划 IV 偏重第III类事件的人 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 急迫 不急迫 重 要 I II 不 重 要 III ?全无责任感 ?依赖他人或社会机构维生 ?危机处理 ?轻视目标与计划 IV 偏重第III、IV类事件的人 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 急迫 不急迫 重 要 I II ?有远见、有理想 ?平衡、纪律、自治 ?少有危机 不 重 要 III IV 偏重第II类事件的人 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 高效能人士的七个习惯：积极主动、以终为始、要事第一、双赢思维、知彼解己、统合综效、不断更新 第五回 会议专门技术 一、会议与时间管理 时间管理的二八原则： * 20%的工作时间完成80%的工作价值 * 投入20%的精力完成80%的工作 * 集中另外80%的精力做另外20%的工作 第五回 会议专门技术 成功人士与一般人的时间分配比较： 第五回 会议专门技术 二、会议规划方法－流程周期法 是规划高效会议和活动的方法，它通过将一个项目分解成若干步骤，明确每一步骤应做什么来规划项目，以提高效率和效果。流程周期法有五要素： 1、目标：回答“我们为什么要开会” 2、结果：回答“我们能从本次会议中得到什么” 3、步骤：回答“我们应该采取哪些步骤以实现结果” 4、原则：回答“与会者是谁以及指导我们行动的基本原则有哪些” 5、反馈：回答“会议之后如何评价和贯彻” 第五回 会议专门技术 二、会议规划方法－流程周期法 1、目标 工作内容：我们为什么要开会？ 1、集体协商会议目标。 2、确定2-3个主要的会议目标。 第五回 会议专门技术 二、会议规划方法－流程周期法 2、结果 工作内容：我们能从会议中得到什么？ 1、确定明确的（可衡量或可观察的）结果陈述。结果陈述描述了参与者和其他利益关系者可以从会议中所得到的利益。为评价会议提供了主题和基础。 第五回