【让优秀成为习惯】发邮件的礼仪汇总.pdf

发邮件的礼仪汇总发邮件的礼仪汇总让优秀成为习惯让优秀成为习惯 发邮件的礼仪汇总发邮件的礼仪汇总让优秀成为习惯让优秀成为习惯 关于主题 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的 主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整 个邮件的内容 ，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分 别处理。 1．一定不要空白标题 ，这是最失礼的。 2．标题要简短 ，不宜冗长，不要让 outlook 用…才能 显示完你的标题。 3.. 最好写上来自**公司的邮件 ，以便对方一目了然又 便于留存 ，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自 动生成 ，写了反而累赘。 4. 标题要能真反映文章的内容和重要性 ，切忌使用含 义不清的标题 ，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实 际内容的主题，例如：“嘿！”或是 “收着！” 5．一封信尽可能只针对一个主题 ，不在一封信内谈及 多件事情，以便于日后整理 6．可适当用使用大写字母或特殊字符 （如“* !”等） 来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不 要随便就用 “紧急”之类的字眼。 7．回复对方邮件时 ，应当根据回复内容需要更改标题， 不要 RE RE 一大串 。 8、最最重要的一点 ，主题千万不可出现错别字和不通 顺之处 ，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。 主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。 关于称呼与问候 1． 恰当地称呼收件者 ，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确 提醒某收件人 ，此邮件是面向他的，要求其给出必要 的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务 ，应按职务尊称对方，如“x 经理”； 如果不清楚职务 ，则应按通常的 “x 先生”、“x 小姐” 称呼 ，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己 的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不 要逮谁都用个 “Dear xxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。 2． Email 开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个 “HI”，中文的写个”你好” 或者 “您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个 Best Regards，中文的写个”祝您 顺利”之类的也就可以了 ，若是尊长应使用 “此致敬 礼”。注意 ，在非常正式的场合应完全使用信件标准 格式 ，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开 头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 俗话说得好 ，“礼多人不怪”，礼貌一些 ，总是好 的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待 正文 1. Email 正文要简明扼要 ，行文通顺 若对方不认识你 ，第一件应当说明的就是自己的身 份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方 的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以 及对方有关 ，主要功能是为了收件人能够顺利地理解 邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是 谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之 类与正文无关的信息应在签名档中表明。 Email 正文应简明扼要的说清楚事情 ；如果具体内 容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文 件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺 ，多用简单词汇和短句，准确清晰 的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让 人家拉滚动条才能看完你的邮件 ，千万不要学唐僧。 2. 注意 Email 的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是 对内还是对外性质的不同 ，选择恰当的语气进行论述， 以免引起对方不适。 尊重对方 ，请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评 论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训 ！ 3. Email 正文多用 1234 之类的列表 ，以清晰明确。 如果事情复杂 ，最好 1