如何主持会议——行政管理技能训练.ppt

〈如何主持会议〉 ---行政管理技能训练 《如何主持会议》 --行政管理技能训练 有效的会议能把组织里每一个人的知识、技能及创意整合起来、发挥最大的效用。开会的技巧并非生而赋予，大多数人都是经由观察、练习及反馈而来。所以，本课程的设计，就是希望以简明、实际的方式来达到以下目标。 说明何谓有效会议 会规划会议议程 能运用技巧，主持会议 概论 开会前准备工作 会议总结与记录 演练 你开会的目的 您经常开的会议有那些 解决问题 制定决策 收集资讯 提供和分享资讯与意见 规划或是启动新项目 分配或统筹工作 追踪工作进度 建立团队共识，提高士气 会前计划预备开会相关事项 事先了解议题内容 双向沟通开放式的引导出席者讨论 归纳会中的意见，造成全体的共识 会议的目的很明确，会议的过程以目标为导向 适当会议时间的分配 参加人员积极参与 统合综效，集个人所长 1+1 ＞2 转化成具体及积极的行动 设定讨论主题，以及预期成果 决定是否召开会议 设定议程：决定议题及列下所有的议题 指定与会者名单与角色分派 会议的场地及时间 通知 对议题有直接权限和责任的人 对议题有相关知识和经验的人 与执行议题的结论相关的人 对议题有兴趣并关心的人 会议主席：作裁决 会议主持：会议程序管理、内容管理 记录员：记录会议的重点并将记录下发 时间控制员：提醒时间保证会议顺利进行 与会者： 参与议题的讨论和资料收集 下周将召开工作总结会议。公司最近业绩下降，还发生了3件顾客投诉的事件。公司对相关员工进行了处罚，造成部分员工意见分歧情绪低落，这些都可能影响公司顾客服务的品质。你要借此机会澄清投诉事件并寻找提高业绩的方法 会议的主题： 主题会议通知 会议主题：讨论上个月业绩下降原因及改进措施 预想成果：拟定改善计划并具体分工 会议日期： 3/28/2002 地点：二楼会议室 会议主席：陈总经理 记录员：张秘书 会议主持：张副总 时间控制员：张秘书 参加人员：钟晓明 张立正 成龙 梅延芳 赵本山 例行会议通知 会议日期： 3/28/2002 地点：二楼会议室 会议主席：陈总经理 记录员：张秘书 会议主持：张副总 时间控制员：张秘书 会议内容：总公司营运会议传达、各部门例行工作报告 参加人员：钟晓明 张立正 成龙 梅延芳 赵本山 案例练习： 作为市场部经理公司准备推出一款新型的照相机产品，您想召开该产品的制定市场推广计划会议并通过会议制定推广计划和销售政策。 重述会议的主题及所预期的成果 制定或整理会议议程 建立或宣读会议规则 让与会者成为内容的主角 仔细的倾听（5W1H） 先保留自己的观点 鼓励多元化的讨论 脑力激荡鼓励不同的观点，不批评原则。 不断提醒会议议程及预期成果、会议规则，引导会议朝目标推进。 适时指明发言人或做全体意见调查。 复述并加以说明所提出的意见。 主动探询对议题较有经验者 处理干扰行为 对成员精神及生理状态高度警觉。 导入议题 引出意见 导出结论 归纳结论 以亲切的交谈来松弛与会者的情绪 明确地说明开会的目的与重要性 引用个人的经验和个案阐明议题 提供与意见相关的背景资料 表现出你对与会者的信赖 说明你对与会者的期待 提供与议题有关的咨询，以促进与会者的思考方向 以明确的发问引出与会者的相关意见 观察全体与会者的反应和动向，再依反应提出问题 串连大家对议题所发表的意见