如何写年度总结报告.ppt

* * 如果需要地方卫生部年度报告的范本，请联系： Allegheny郡卫生部 G. Cole 15213 * 1997年，传染病控制工程实现了它作为一个系统范围整合工程的目标。在医院传染病控制理事会和它的主席的指导下，对传染控制工程行动的回顾和护理调查结果的报告正在进行中。这个传染病控制工程主要是围绕着非医院传染的调查、传染病控制实践的监控、传染病预防和控制的定向和持续教育和部门间咨询和新项目等方面进行的。 * 医院传染病控制工程正在传染病控制理事会的指导下系统而完整地进行着。这个工程包括：医院传染病调查，定向和持续性教育，传染病控制实践的监控，专家参与和专业咨询。 * 越是技术性和正式性的报告，统计数据的应用就应当越多，这样可以发展你合理分析的能力。 * 概率必须用该学科的标准术语来描述。发病率一般用例/100000人来表示。妇产科和出生情况通常用每100个成活的婴儿。 如果你没有标准术语，那么，注意在你的报告中始终贯彻你所使用的表示方式。 * 免疫计划或者其他医学上认可的协议和实践也可以作为比较标准的基础。 * 也许你在过去的某一点作了改变。观察在改变的点前后的数据，如果可能的话，观察改变点前后3，5，10年的累积数据。如果在改变点后只有一到两年的数据，则观察改变点前3年和后1到2年的数据。改变之后的数据是否比改变之前的数据好？ * 图表有利于在事后观察其趋势或者改变。在上面的例子中，在1990年前后，年度数据均呈一条直线。将两条直线进行对比知道，感染率的增长在减缓。 * 如果这个缩写词容易引起歧义，则最好别用。 年度总结报告 学习目标： ——学习什么是年度报告 ——知道听众的概念以及它对年度报告写作的影响 ——知道阐述数据的基本概念 ——懂得清晰的字迹的重要 行为目标 ——知道如何组织一个年度报告 ——知道如何从一个年度报告中选择数据 ——知道一些基本的分析方法来解释你的报告中的数据的意义 ——知道如何写一个年度报告 介绍 年度报告是你一年内你的工作的快照 年度报告可以包含对过去工作的分析以及来年的改进方法 在开始之前——谁是你的听众？ 你的老板 大众 外界官员 听众决定了报告的内容和风格 在开始之前——我写这个报告的目的是什么？ 技术性报告 公共关系性的报告 给上级留下深刻印象 “为什么写这个报告”决定了报告了风格和内容。如果是面向公众，则需要更多的陈述。如果是技术性报告则需要更多的分析。 在开始之前——细节 这个报告的篇幅应该是多大？ 这个报告应该是多详细？ 我制作这个报告的预算是什么？ 细节从一开始就限制了报告的范围 在开始之前——写作 你知道如何写吗？ 你数据分析的技术怎么样？ 知道你的弱项。 如果遇到困难，你可以寻求外界的协助，参加培训课程或者让其他人来对你的工作进行评价。 在开始之前——写作技巧 简单的声明性语句 绝对不要用修饰语作为一个句子的开始 ——不要说“因为工作人员的流失，产量降低了”，而要说“产量降低是由于工作人员的流失” 在详细的数据分析和细节的写作上多花时间。 在开始之前——排版 尽量简单 标明页数 如果你写得非常混乱，你最好寻求专业人士的帮助 不要把好的版式与好的报告混为一谈 在开始之前——排版 要避免： ——把文字放在页面的边缘 ——奇怪的图表（除非是用LOTUS或者EXCEL做的优秀的图表） ——没有加入内容的图表 在开始之前——排版 数字和表格： ——你的报告中标明数字和引用的数字和表格 ——数字必须有图像信息 ——表格是一系列数字的集合 ——如果参考到具体的数字和表格，必须马上把数字、表格附在后面 现在开始 年度报告包括四个部分： ——概要 ——统计数据 ——解释 ——结论 概要 概要是非常重要的，通过它你可以让听众知道你的目的 这是大部分人都会看的唯一的部分 仅有一页（除非你写的是非常长的报告，比如说25页或者更多） 概要的结构 介绍——1 张图表 主要发现——2张图表 主要结论——1张图表 概要的写作 全部使用简单的陈述句 不要限定范围 不要解释 包含重要的概述和统计数据 包含重要的结论 不要包含数字或者图表，但是你可以参考它们 概要——写作练习 阅读下面这个摘自一个年度报告中的范文 指出它的错误 试着重写这一段 概要——写作练习 上面的概要的错误： ——冗长而枯燥 ——易让人混淆 ——写作技巧差，犯了很常见的错误，比如在一句话中重复用一个单词 ——与报告后面的观点不符合 概要——写作练习 把你重写的段落与下面的范例进行比较 ——你是否运用了简单句 ——你的句子和范例的一样长吗？ ——你的段落是否包含了所有来自原段落的相关信息？ 统计数据 这部分提供了具体的数据 这部分的结构： ——预定目标的完成 ——组织结构的结果，如工程和部门 必须将每年的统计数据进行比较