实现高效会议管理主持人的关键技巧.doc

实现高效会议管理主持人的关键技巧 在会议效率不高的原因中，有一条就是主持人的能力不够，可见会议主持人是事关一次会议能否成功的重要角色。为了达到会议目标实现高效会议管理，主持人要贯穿其中。会议主持人需要做到合理地设计会议流程并游刃有余的控制住场面，以及处理各种突发事件。在会议的过程中主持人要把与会者的精力集中到一起，鼓励和引导所有与会者参与其中，使之展开充分的讨论，并且在讨论中保护与会者不受人身攻击，最后和与会者一起去找到最好的方案。 根据高效会议的要求，主持人应该具备一定的能力，在能力支持下主持人能够掌握些技巧对会议的成功召开是非常必要的。先简单介绍一下会议主持人应具备的能力：良好的亲和力、沟通能力、表达能力、引导能力，善于倾听和总结归纳的能力，很好的时间管理能力和控制能力，科学的决策能力。 接下来，详细说明一下会议主持人的技巧。 一、做好会前准备工作 会议主持人在会前必须清楚此次开会的时间、地点、目的、内容、议程，做好充足的准备工作，这是保证会议顺利进行的必要条件。 二、准时开会，做好开场白 会议要准时召开，主持人首先的不能迟到，主持人遵守会议规则。开场白要做到系统、简洁、有目的性。 1、自我介绍和人员介绍。 自我介绍，主持人应该清楚阐释自己的角色，让与会者感觉到自己是、只是会议的服务者而不是意志强加者。人员介绍，如果与会者之间都已非常熟悉，则身份介绍可省略；如果是有特殊人员或陌生人参与的（尤其是在大型会议中），应该简短介绍与会者身份，提醒与会者在会议中的角色，也便于大家更好的沟通。 2、明确会议目的，规范会议议程。 一般会议的主要目的是充分整合与会者的智力资源以达成共识和解决问题。当然具体到各个会议就需要主持人强调此次会议主要目的，要解决的问题，有利于集中大家的注意力。确定会议议程是保证会议有序进行的关键。如会前已经确定好议程则需要主持人概括一下，让大家对会议内容有所了解；没有确立的，要临时建立议程，征求大家对议程的设计，然后在最短的时间内确定并且是一致通过。 3、制定会议记录者，这一项无论是在什么会议中都是必不可少的。 三、掌握会议进度 会议有时间限制，不能拖延过长，否则就是浪费金钱；会议进度不宜过快，草草了事往往达不到预期效果。所以就需要控制会议的进度，尽量在合适的时间内结束会议。 喋喋不休者也就是“蝉”，它们通常会影响会议的进度，下面以此为例说说其中技巧。可以采用语言方式。比如：强行插入评价观点并邀请别人发言，像是“你说的很好，我们听听下一位的意见吧”；还可以带过去，进入下一个话题。也可以采用非语言的方式，也就是身体语言，这是主持人主持会议的一项重要技巧。如：下压的手势，合上笔记不再记录意思是别再说了，还有眼神的运用。此外“兔子”型的与会者很活泼，总是在寻找其他的方法，这会导致会议进程困难，首先肯定他的贡献并且重申可以运用现在的程序。 另外，主持人自己在会议中不应讲太多话，所有言谈都要服从会议的内容和主题。在讨论某个问题时要避免重复。 会议若进程过快，很可能是大家没有充分发言，主持人应该充分调动大家的积极性，引导鼓励大家参与讨论。 四、营造和谐的气氛 会议过程中冷场、僵局时有出现，会有鲨鱼型、驴型、兔子型、螃蟹型等各类人影响会议的和谐气氛。会场中的突发事件很多，这时就要考验主持人的情商了，需要有很好的应变及沟通能力。 当会议出现过于紧张与严肃的冷场时，主持人应该观察大家的情绪判别到底是什么问题造成了这个情况。大家是自然反应，是累了、烦了，是问题没弄清楚，是与会者不同意某人观点表示反抗，还是有些其他的什么问题。活跃气氛是必须的，主持人应该根据实际情况打破冰冷的场面，积极鼓励与会者发言引导各位走向正题。当与会者相互争执不休陷入争论的僵局中时，主持人必须控制现场秩序，不为某个观点争辩，保持中立的态度，处理问题时对事不对人，帮助与会者团结合作、积极创新、获得双赢方案。 还有总结的几类麻烦人物影响会议的和谐，“鲨鱼”、“驴”、“螃蟹”，应一一击破。对待有攻击性，总是给别人否定意见的“鲨鱼”时，可运用非语言的方式打断他，或者重申会议规范等。遇到自我防卫能力特别强的而又不能站在别人的立场上发言的“驴”时，应该点明问题发言，重复强调问题，也要突出他的贡献使之卸下防备。“兔子”很活泼总是在寻找其他的方法导致会议进程困难，首先肯定他的贡献并且重申尅运用现在的程序。“螃蟹”一般不会造成会场的混乱，但是他们往往是影响高效会议和谐气氛的主要原因。一旦出现经常接电话、打瞌睡，搞小团体会议的“螃蟹”时，必须采取措施。可以强调时间的压力，重申会议规范，通过带旁边人的方式叫醒瞌睡虫，以短暂的沉默凸显小团体会议的不和谐使之自觉。 总之，一句话：把大家的力量集中到一起，随机应变，视情境采用最合适的方法。 五、达成决策，结束会议 考验主持人决策能力和归纳总