电话管理方案.doc

电话管理方案 公司电话采用统一调配、集中管理的方式。 为方便公司的对外业务联系，公司为因工作有需要的员工提供长途电话服务。 长途电话管理 长途电话的使用采取随身密码服务与授权登记相结合的形式。凡部门正副经理以上职位的领导，凭随身密码使用长途电话（随身密码的使用方式详见有关指南），其它员工一律凭部门正副经理以上领导的授权后方可使用长途电话，如遇本部门领导外去，可跨部门申请授权或直接向公司领导申请授权。 为使公司电话资源得到合理、有效的便用，公司对所有电话均实施计费监控措施，对长途电话、声询电话根据需要每月至少作一次统计分析，具体措施为：由行政人事部分部门统计、打印通话计录清单，将该清单与“业务长话授权记录卡”相核对，并将核对结果制作报表上报公司领导和通话人所在部门领导。公司有权对非公司业务的长途电话、声询电话追究拨出当事人责任。 长话授权的交换机系统操作由前台专人负责，操作方法如下：员工使用长话前须填写“业务长话记录卡”，并将经过合法授权后的“业务长话记录卡”交前台，前台凭该卡按授权内容将指定分机上的长途功能开通，并通知被授权人电话开始通话，一般一次开通长途的时间为10分钟，如有特殊需要需延长时间的，可在“业务长话记录卡”上注明。通话完毕后，被授权人有义务及时告知前台人员取消该分机长途功能，前台管理员也须主动了解通话状态，及时关闭目标分机的长途功能，以免造成不必要的损失。（具体操作见附后流程图） 为方便业务联系，公司开通了以下特别服务号码，员工无需要经过任何申请即可使用任一分机拨打特别服务号码。现已开通的特别服务号码有： 计费系统管理 电话计费系统由行政人事部专人负责管理，其他人员一律不得进行非法操作； 对系统内通话记录的查询与打印，采取严格的授权许可制度，公司所有通话记录的查询与打印，均需分管行政人事副总经理的书面授权后，系统管理员方可进行相关操作。 长话授权登记表 序号 通话日期 通话起止时间 被授权人 被授权分机号 记录卡号 备 注 使用长话流程图 提出申请 无授权 关闭目标分机长途功能 被授权人及时告知前台 前台随时了解通话状态 在目标分机上通话 部门正副经理以上领导 获得授权 授权 开 始 通知被授权人开始通话 开通目标分机长途功能 登记“长话授权登记表” 接受“业务长话记录卡” 填写“业务长话记录卡” 申请人 前台 被授权人 结束 结 束 前台 结束通话