文件处理管理规定.doc

文件处理管理规定 目的 为促进北京大美东方教育有限责任公司（以下简称公司）文件处理的规范化、制度化，进一步明确工作内容与职责，建立有效、畅通的信息沟通渠道，提高文件处理工作的效率和质量。 适用范围 本规定适用于公司各部门、各校区经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。 职责 行政部是文件管理的主责部门。 负责制定公司文件管理的规章制度。 负责公司级文件管理工作，对文件编制的规范性监督把关，并指导、检查各部门、各校区文件管理工作。 统一核发公司级文件编号。并对文件资料归档等工作进行监督、指导、协调与检查。 各部门、各校区应指定专人负责本部门/本校区文件管理工作，协助公司行政人力部按本规定要求协调、指导、检查本部门/本校区日常文件处理工作。 管理要求 工作内容：文件处理指文件的办理、管理、整理、归档、立卷、等一系列相互关联、衔接有序的工作。 总体要求：文件处理应符合主旨清晰、体例规范、表述准确、附件齐全、逐级呈报、按时流转、确保完整、严守秘密及时归档的总体要求。 文件编制 模板文件：使用统一行文模板，并且符合公文格式要求。公文格式包括：版头、文号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、单位印章、页码、抄（报）送单位、密级、缓急时限等。 文件种类及定义：常用文件种类有：请示、报告、函、合同（含协议）、批复、决定、规定（包括制度、办法）、通知、会议纪要（包括备忘录）、通报等。 请示：当请上级领导或业务主管单位对某项工作问题做出指示、给予答复、审核与批准时用“请示”。“请示”应在事前行文,一事一请。 报告：向上级领导或业务主管单位汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级单位的询问或要求时用“报告”。“报告”应在事后行文，体现陈述性和广泛性。 请示与报告必须严格分开，不得在报告中夹带请求批示或者批准的事项，标题不得用“请示报告”字样。 批复：适用于答复下级单位的请示事项。 函: 适用于上下级单位之间、平行和不相隶属的单位之间商洽工作，询问、答复问题和联系具体工作。 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 通知: 公司内部发布规章制度、人事任免、布置工作，以及转（印）发上级、同级单位和不相隶属单位的公文，发布要求周知或共同执行的事项等用“通知”。 会议纪要：用于记载、传达会议主要议题、商定事项和工作指示等，并要求与会部门（校区）共同执行的用“会议纪要”或“备忘录”。 通报：适用于奖惩有关各部门/各校区及人员，传达重要精神或者情况。 文号编制：凡正式发文均应使用统一的文件编号。 公司级文件：凡以公司名义行文时，由行政部统一编制发文号，并做文件编号核发登记。文件编号由成文年度号、公司简称、文件种类、文件顺序号组成（注：文件序号不编虚位，即1，不编为001）。 东方美业总字：用于请示、报告文种；如：“[2014]东方美业总字第1号” 东方美业协字：与合作单位签定的合同、协议；如：“[2014]东方美业协字第1号” 东方美业函字：与外单位间的公函、情况说明等；如：“[2014]东方美业函字第1号” 东方美业纪字：公司级或有外单位共同参加的会议形成的会议文件；如：“[2014]东方美业纪字第1号” 东方美业文字：公司年度总结等管理文件、公司级通告、公司内部任免、机构设置等文件；如：“[2014]东方美业文字第1号” 东方美业通字：发布各种通知；如：“[2014]东方美业通字第1号” 东方美业规字：公司重要的规章制度、工作指引、工作流程等（不含体系管理文件）；如：“[2014]东方美业规字第1号” 部门级文件：以各部门/各校区名义在公司内部行文，由各部门/各校区文件管理员统一按要求编制本部门发文文号并做记录。文件编号由成文年份、各部门/各校区代字、文件种类、文件顺序号组成。 (各部门/各校区代字)总字：各部门/各校区向公司及主管部门呈送的请示、报告等；如：“[2014]行政总字第1号” (各部门/各校区代字)函字：与公司内部其他部门业务联系方面的文件；如：“[2014]人力函字第1号” (各部门/各校区代字) 纪字：由主责部门召集的或各单位、各校区内部召开的部门级会议，会议内容需与会部门知悉并执行的；如：“[2014]产品纪字第1号” (各部门/各校区代字) 规字：各单位、各校区内部需执行的规定、制度；如：“[2014]深圳校区规字第1号” (各部门/各校区代字) 通字：以部门/各校区名义下发的通知；如：“[2014]行政通字第1号” 标题：文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，文件标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。 报送部门/校区：报送部门/校区名称是指文件的主要受理单位(收文单位)，应当使用全称或者规范化简称、统称