办公室事务管理201202.ppt

办公室事务工作的特征 电话机摆放在什么位置？ 电话机应该摆放在最容易、最方便 使用的地方。如果是习惯 用右手写字，电话机就应 该放在办公桌的左边。当 来电话时，右手拿笔作记 录，很方便。 案例讨论 【案例5】 《广告公司的电话》 应对不同类型电话的策略 1.坚持只同上司通话的人 你可以运用这样的技巧：“正如我所告诉你的一样，我上司现在不方便接听电话，或许你迟点再拨过来。”或“我能为您带口信，如果你告诉我你只想同他谈，我会告诉他给你打电话。” 应对不同类型电话的策略 3.接听恐吓电话 要镇定，并做好录音工作。 4. 上司不想接的电话 作为为上司服务的秘书人员，为保证你的上司集中精神处理一天重要的事务，对于上司不愿接的电话，你就应灵活应对，恰当把握讲话的分寸，按上司的意图妥善处理。 案例：新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的同意后，她请自己最好的朋友陈秘书暂时代理她的工作，时间为一个月。陈小姐大专刚毕业，比较单纯，刘小姐把工作交代给她，并鼓励她努力干，准备在蜜月回来后推荐陈秘书顶替自己。某一天，经理外出了，陈秘书正在公司打字，电话铃响了，陈秘书与来电者的对话如下: 来电者:是利达公司吗? 陈秘书:是。 来电者:你们经理在吗? 陈秘书:不在。 来电者:你们是生产塑胶手套的吗? 陈秘书:是。 来电者:你们的手套多少钱一打? 陈秘书:1.8美元。 来电者:1.6美元一打行不行? 陈秘书:对不起，不行的。 说完，陈秘书“啪”挂上了电话。 上司回来后，陈秘书也没有把来电的事告知上司。一星期后，上司提起他刚谈成一笔大生意，以1. 4美元1打卖出了2万打。陈秘书脱口而出:“啊呀，上星期有人出价1. 6美元1打，要1.5万打，我说不行。”上司当即脸色一变说:“你被解雇了”，陈秘书哭丧着脸说:“为什么?” 上司说:“你犯了五个错！” 陈秘书犯了哪五个错?她在电话礼仪方面还犯了哪些错误? 分析 １.该问的没有问（指对方情况，手套的需要量）；　　　　 ２.该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码）；　　　　 ３.该说的没有说（没有及时向上司汇报）；　　　　 ４.不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）；　　　　 ５.不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地）；　　　　 ６.电话礼仪方面，接电话时没有自报家门；　　　　 ７.不等对方说完，就“啪”地挂上电话;行为失礼。 印章的管理使用 1．印章的刻制 2．印章的颁发 3．印章的启用 4．印章的保管 5．用印的原则和要求 6．印章的停用 7．印章的存档和销毁 第二节 印章和介绍信管理 印章的式样 印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。 第二节 印章和介绍信管理 印章的种类 1.正式印章 2.专用印章 3.缩印 4.钢印 5.领导人手章 6.个人名章 7.校对章 8.戳记 严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改; 必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。 启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。 4.印章的刻制及启用 5.印章的审批和使用 必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行手续或手续不全时，不得用印。 用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月；印中文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。(如下图) 5.印章的保管 印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。 印章应用专柜保管，使用印章应即取即用即收。 印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。 6.印章启用工作流程图 机构成立申报 上级审核批准 公安局审核批准 上级机关备案 印章启用申报 指定单位刻制 启用公章通知 印章的使用流程 印章使用申请 领导签批 柜中取印 妥善管理 用印登记 正确用印 印章放回 申请 部门 申请人 文件 名称 用印 类别 份数 审批人 盖章人 印章使用审