01办公物资管理规定.docVIP

JS-BG/ZD-01 办公物资管理规定 总 则 为规范公司办公物资的采购、发放、使用和管理工作，降低成本，杜绝浪费，特制定本规定。 本规定所指办公物资，是指公司办公用文具、纸张、帐簿、内部表单等办公用品，办公桌椅、橱、柜等办公用具，传真机、计算机、扫描仪、复印机、打印机、数码相机、相机等办公设备及耗材，空调、电扇等电气设备，电话机、手机、对讲机等通讯设备，饮水机、茶具等办公用生活设备，投影仪、白板等培训用具及设备，公司员工文娱活动所用的球类、音像类等娱乐设备，接待用品和清洁用工具和消耗性用品，汽车等交通工具以及公司办公用房屋等。 办公物资的采购、发放和管理由公司行政部归口管理。具体由总务部负责办公物资的采购工作，办公室负责采购计划制定、保管、发放及登记管理。 办公物资的采购、发放和管理同时接受公司审计监察部的监督、检查和审计。 办公物资的采购 办公物资的采购遵循“按需采购、保证供应、方便工作、降低成本”的原则。 办公物资的采购必须坚持寻价、比价的原则，大宗办公物资的采购可进行招标采购，具体按《办公物资寻价程序》办理。 办公物资的采购原则上采取年度预算、月度采购，具体按《办公物资采购程序》办理。 公司各部门应在当年12月20日前向行政部办公室申报下年度办公物资需求情况，申报时须详细说明需用办公物资品名、规格、数量及质量要求，由行政部办公室进行汇总编制年度采购预算计划。 行政部办公室按年度预算计划分解的月度计划并根据当月办公物资领用情况统计、核查库存数量统计，根据实际情况确定下月的需求、采购计划以及预算计划调整。 库存办公物资为常用办公用品，各部门如需领用办公用品以外的办公物资，应在当月25日前将需求情况及经审批的《办公物资领用申请表》报行政部办公室，以便及时编制计划实施采购。 如属急需使用的以及预算外的办公物资，可在按审批权限进行审批后报行政部办公室及时与总务部协调进行临时采购。 总务部应及时对库存办公用品进行盘查，核对购进和领用数量，对已耗用完的办公物资及时向办公室按规定进行申购补充。 办公物资采购时，总务部采购人员应对所采购物资的质量进行逐一检查（如数量较大时，可采取抽查方式），以保证采购的办公物资质量符合要求。 办公物资采购须经相应审核权限人员批准后方可实施采购，详见《审核权限表》。 手机、对讲机的采购采取定期淘汰采购和增加时的临时采购方式，具体按第六条、第七条办法实施。 汽车等特殊用品的采购由行政部根据公司业务需要提请总经理报董事长批准后实施采购，具体采购由总经理指派行政部或其他部门参与共同实施。 办公物资的采购、领用登记和保管 办公物资的采购登记。 办公物资采购完毕后，总务部应及时登记采购台帐，并将购进物资品名、规格和数量交办公室验收保管。属固定资产范围的，同时报财务部按规定建帐监管。 办公物资的领用登记。 办公物资的领用按《办公物资领用程序》执行，原则上实行按月领用方式。 办公物资领用时，领用办公物资部门或人员应先认真填写《办公物资领用申请表》，常用办公用品经部门经理审核签字、其他办公物资经部门经理签字同意后报有相应审核权限的人员审核签字后，凭审核后的《办公物资领用申请表》到行政部办公室进行登记并在《办公物资领用登记表》上签字，由办公室行政秘书在《办公物资领用申请表》上签字并发放办公物资。 非常用办公用品在领用前应事先申请，报经有相应审核权限人员批准交行政部采购后领用。 属固定资产范畴的办公物资的领用由使用部门经理申请，行政部经理签署意见，报经总经理批准后方可领用。 手机、呼机、对讲机的领用由符合配备资格的人员申请，经相应审核权限人员批准后领用。 手机配备资格：部门经理以上人员或经总经理批准的可参照配备的其他员工。 呼机配备资格：凡公司所属员工，均予配备。 对讲机配备资格：保安员和总务部主管。 手机、对讲机配备后，采取强制淘汰制，每三年更新一次，更新期内，由使用人自行负责。 办公物资领用时，领用部门或人员应对所领用办公物资的质量进行检查，对不符质量要求或存在质量问题的办公物资不予领用。 办公室应对办公物资领用情况按月进行统计，行政部应按月对库存办公物资进行盘点，确保帐物相符。 办公物资的保管。 办公物资由行政秘书负责保管。 各部门或人员领用办公物资由各部门指定人员或领用人保管（常用办公易耗品除外）。 涉及办公物资产品说明书、使用说明书及保修资料等在办公物资购进时由总务部交办公室实行统一保管。 费用报销和管理 办公物资采购后，总务部经办人员应凭税务部门认可的发票在五日内结报费用，逾期财务部不得办理（除总经理批准延期外）。 常用办公用品采购报销由经办人员报总务部主管审核，行政部经理复核，总经理批准后报销；特殊办公用品及固定资产费用报销实行一事一报，须经领用人签字证明，办公室备案，总务部主管签署意见，行政部