Excel2007基础教程：数据输入技巧.docVIP

Excel2007基础教程：数据输入技巧 通过使用一些有用的小技巧，可以简化将信息输入Excel 工作表的过程，同时还可以更快地完成所需工作。具体方法如下所述。 1 .输入数据后自动移动单元格指针默认状态下，在单元格中输入数据后按Enter 键， Excel 会自动把单元格指针移到下一单元格。 要改变这一设置，选择 office 按钮 c: Excel 选项飞并单击高级选项卡(参见图3 .4) 。标有按Enter 键后移动所选内容的复选框控制着这一功能。您可以设置单元格指针的移动方向(下、左、上或右）。 图3.4 可以使用Exce l 选项对话框中的高级选项卡选择许多有用的输入选项设置 您的选择全是个人喜好问题，笔者喜欢关闭该选项。当输入数据时，笔者使用方向键而非Enter键(参见下一部分的内容)。 2. 使用方向键代替Enter 键当在单元格中完成输入以后，可使用任意方向键结束输入。毫无疑问，这些方向键可以移动到所指示的方向。例如，如果在一行中输入数据，按右方向键( → 〉而非Enter 键。还可以使用其他的方向键，甚至还可使用PgUp 键和PgDn 键。 3. 输入数据前选择输入的单元格区域大部分Excel 用户可能都不知道:当选择了一定区域的单元格以后，按Enter 键时， Excel 会自动将单元格指针移动到该区域的下一个单元格。如果选区由多行组成， Excel 将沿着列移动:当移动到列中最后一个选项时，它会移到下一列中所选的第一个单元格。 如果想跳过一个单元格，只需按Enter 键而不输入任何内容。若想往回移动，只需按Shift+Enter键。如果想按行而非按列输入数据，按Tab 键而不是按Enter 键。 4. 使用Ctrl+Enter 快捷键在多个单元格中同时输入信息如果想在多个单元格中输入相同的数据， Excel 提供了一个捷径。选择所有需要包含此信息的单元格，输入数值、文本或公式，然后按Ctrl+Enter 键。同样的信息将被插入被选中的每一个单元格中。 5. 自动输入小数点如需输入很多数字，而且这些数字有固定的小数位数， Excel 提供了一个非常有用的工具，工作原理如同某种添加仪器。访问Excel 选项对话框并单击高级选项卡。选中复选框自动插入小数点，并确保位数框设置为需输入的正确小数位数。 当该选项设定以后， Excel 就会自动提供小数点。例如，如果指定两位小数，则将12345 输入单元格时自动转换为123 .4 5 。要将想输入变为正常，取消选中Excel 选项对话框中的自动插入小数点复选框。改变该设置不会影响到己输入的任何数值。 注意:固定小数位数选项是一个全局设直，应用于所有工作簿(不仅仅是活动工作簿). 如果忘记该选项是打开的， 会很容易输入错误的数值，或导致使用您电脑的其他人产生某些混淆. 6. 使用自动填充功能输入一系列数值Exce l 的自动填充功能，可轻松地在一组单元格中输入一系列的数值或文本。它使用自动填充柄(活动单元格右下角的小方框)。可以拖动填充柄来复制单元格，或自动完成一系列数据的输入。 如果在按下鼠标右键的同时拖动自动填充 柄， Excel 将显示带有额外填充选项的快捷菜单。 如图3 .5 所示。在A1 单元格中输入1，在A2单元格中输入3 。接着选择两个单元格并拖动填充柄创建奇数数列。 图3.5 利用自动填充功能创建该数列 7. 使用记忆式键入功能自动输入数据Exce l 的记忆式键入功能使得在多个单元格中输入相同文本变得非常简单。使用记忆式键入功能，只需在单元格中输入一个文本的前几个字母， Excel 就会以本列中其他己输入的文本为基础，自动完成整个条目的输入。除了减少输入以外，该功能还能保证输入拼写的正确性和一致性。 下面介绍它是如何工作的:假设要在一列中输入产品信息。其中一个产品的名字叫做Widgets 。 第一次在单元格中输入Widgets 时， Excel 就记住了它。随后， 当在同一列中再次输入Widgets 时，Excel 会通过前几个字母识别出来，然后自动完成随后的输入。只需按Enter 键即可。这项特性还能自动更改字母的大小写。如果您第二次输入的是widget (用的是小写w) ， Excel 会把w 改成大写，以保持与前面的输入一致。 提示:也可以通过右击单元格并从快捷菜单中选择从下拉列在中选择选项，访问面向鼠标版本的记忆式键入功能. Excel 然后显示当前列所有条目的下拉框，接着羊击所需选项目F 可. 记住，记忆式键入只在连续列的单元格中起作用。例如，如果有一个空行，记忆式键入 仅识别空行下的单元格内容。 如果觉得记忆式键入功能会导致混乱，可使用Excel 选项对话框的高级选项卡来关闭它，取消为单元格值启用记忆式键入复选框的复选标记。