传美广告GE公司宝石CT新产品上市首映礼活动提案.ppt

项目中可能会出现的问题及解决方案 主会场场地配合 场地至少开放六条安全通道并设置两个或以上安全出口 可容纳至少300人 有足够空间、时间安装、搭建。 场地方责任人的确认 － 场地已确认后，酒店方需派遣专人负责此项目所有相关配合工作 会场的协调与调度 － GE、场地方、传美广告等均需明确总负责人，对现场任何突发状况及时进行沟通并立即解决； － 各方需分别非常明确各自职责，并按时间表按时完成相应工作。 AV部分 －现场所有AV设备（包括笔记本电脑）均需在会议进场前、 进场后进行多次检查，以确保所有设备的良好运转。 －活动进行中对所有文件同时在两台笔记本上备份，以防 现场一部出现问题马上可切换另一部。 彩排 － 彩排非常之重要，各方均需准时到场参加； － 在会议前客户需就各支持人负责环节、speaker演讲等环节进行内部完整彩排； － 在会议前一天、当日正式晚会开始前分别对整体流程进行多次完整彩排。 提供物品清单 现场管理人员职责 - 制定详细清晰的活动规则 - 合理安排嘉宾进行活动的先后顺序 - 合理组织和分配主持和现场工作人员 - 每项活动开始前提前告知活动的注意事项 现场有可能出现情况分析 人身安全提示； 物品保管， 天气变化；（保暖） 进场跟紧引导员； 所有可能需要的电话（服务团队、场地、医院、派出所……），如有任何需要请跟工作人员联系； 误车者可以使用出租车等交通手段到达会场 其他问他出现后由项目负责人随机应变处理 人员疏导问题 垃圾清理问题 制定快速响应制度，客户人员24小时开机响应，保持沟通； 突发事件公司中，公司主管以上人员可以自主决策， 遇到客户急需解决的问题，全体员工一致努力响应； 遇到客户投诉，以客户满意为解决标准，保障满足客户合理需求； 有效处理客户抱怨，建立内部反馈机制； 定期追踪客户意见，及时调整人员组合。 客房介绍 北京诺富特和平宾馆是历史较长、知名度较高的豪华合资酒店。位于市中心繁华的王府井商业区，距紫禁城步行只需15分钟，距火车站10分钟车程，距北京首都国际机场45分钟车程，交通便利，观光、购物、商务往来皆宜。 北京诺富特和平宾馆 客房介绍 北京东交民巷饭店位于市中心，地理位置卓越，交通便利，步行到天安门广场、前门、故宫、国家博物馆、国家大剧院及王府井大街约10多分钟；距最高法院、公安部、团中央商务部、北京市政府、同仁医院等仅100-300米。是商务公干、观光旅游闹中取静的理想下榻场所。 北京东交民巷饭店 客房介绍 应急预案 应急预案 应急预案 茶歇安排 －传美将根据现场来宾人数预先协调酒店准备足够量的茶歇，当现场出现食物、饮料等用量不够时，嘉利将随时通知酒店补充，以确保所有来宾的茶歇量足量。 现场秩序 － 现场正常秩序非常之重要，所有现场安保工作人员必须前往会场参与彩排，以令其非常明确自己职责区域及内容； － 如现场因某种特殊原因出现骚乱或不正常情况，相应安保人员应在项目传美总负责人的许可下采取相应措施，必要时求助当地派出所警力。 全程摄影：全景写真每一个活动环节； 专业摄像：全程摄像，现场视频场景，会议花絮； 专业AV：高清晰度投影仪8000流明、背投屏幕 专业灯光：完美的电脑编程，撼人的特技效果 氛围营造 执 行 细 节 流 程 管 理 活动管理 活动项目策划书与报价 最终方案与工作合同 工作时间计划表 活动及现场分工表 活动总结报告 阶段 I 前期准备 阶段IV 活动总结 阶段 II 倒计时准备 阶段 III 现场控制 服务团队 服务小组 总协调 马守骏 客户总监 王丹 客户经理 刘小林 客户经理 卢杨 创意设计 戴明芳 制作管理 刘炳辉 设计执行 冯文忠 3D设计 刘雪朋 客户执行 颜菁宏 客户执行 陶然 策划方案确定（主题／形式） Agenda确定 各地销售负责名单 参与城市确定 第一轮通知发销售 制作邀请函 邀请VIP专家 设计物料确定 邀请发给销售 销售第一轮上报参会名单 10月17日 10月20日 编辑短片 10月22日 Veido角本编排 主形象确定 专家采访 销售第二轮参会名单确定 平面制作完成 短片确定 10月30日 销售邀请参会名单确定 物料制作完成 物料运输发货 11月8日 第三方供应商确定服务细节 物料制作核查 编辑短片 礼品＼会议资料＼手提袋等物料核查 酒店预定及细节沟通 会前物品准备确定 预约会前会议 会前确认酒店信息及会议物料、会议执行方案 前期工作时间推进表（1个月） 酒店确定（会场／用餐） 会前工作进度表 现场流程及分工表 活动服务管理 平面工作时间进程表 活动服务管理 酒店 运输方沟通 AV设备 现场管理，应急服务 后勤支持 布场、协助撤展 大型活动服务管理