平衡工作的原则性与灵活性.doc

概述 人们有很好的理由抱怨平衡工作的原则性与灵活性。因为平衡工作的原则性与灵活性只会给我们的工作设置障碍，并且导致公司反应迟钝、行动缓慢。本课程可以帮助你走出抱怨，并对平衡工作的原则性与灵活性采取一定的措施。本课程涉及 5 个问题： 什么是平衡工作的原则性与灵活性? 是什么导致了平衡工作的原则性与灵活性? 如何应对平衡工作的原则性与灵活性带来的障碍？ 平衡工作的原则性与灵活性是如何影响组织氛围的？ 如何消除平衡工作的原则性与灵活性？ ? Copyright International Business Machines Corporation 2003. All rights reserved. 未经 IBM 公司事先书面许可，不得复制本资料的全部或部分内容。 基本概念 什么是平衡工作的原则性与灵活性?每个组织都会制定一系列的政策、规范、流程、职责权限及其他控制措施来维护公司的运行秩序，使工作正常开展。当这些流程以及控制措施非但没有促进反而是妨碍了工作的开展时，我们就称之为平衡工作的原则性与灵活性。平衡工作的原则性与灵活性会阻碍工作的顺利开展。工作流程是好的！在大部分的正常情况下，这些控制措施确实是有用的。例如：差旅费表格就是一种报销机制。标准化表格、存档规则、报销比率，以及批准的层次结构都确保了报销流程能够按照负责可靠的方式开展。平衡工作的原则性与灵活性则有害！但是有时候，控制措施妨碍了工作进程。请看下面的故事： “最近，我的便携电脑硬盘上的一个小螺钉脱落。我到个人电脑维修部去要一枚新螺钉。然而，他们解释说对于有硬件故障的电脑要送到厂里，在那里换上新螺钉，我的电脑也会得到全面修复。这样的话我就要有一个星期不能用电脑。接着我做了什么呢？我去五金店花1角钱买了一个螺钉，然后自己把电脑修好了。”这种对 99% 的硬件故障案例有效的操作流程，在这种情形下只会造成麻烦。这就是平衡工作的原则性与灵活性！规则、流程和层次结构，只有当它们阻碍工作以及目标的完成时才是有害的。是什么导致了平衡工作的原则性与灵活性？流程、规则和控制权限，来源于多个方面，包括法律要求、伦理标准和对工作任务快速有效的组织方式。如果这些流程和规则开始变得官僚化，通常有以下6点原因：1. 平衡工作的原则性与灵活性是个防护罩。 不幸的是，有些人为了保护自己的“私人领地”或是出于其它的动机而造成平衡工作的原则性与灵活性。他们给别人造成了种种障碍，却还错误地认为他们是在保护自己的工作。著名的管理学大师 Warren Bennis曾是某所大学的校长，整天忙于无穷无尽的日常文书工作。一天晚上，他一个人在办公室，阅读大量文件，思考它们的用处。最后，他终于意识到他被要求批阅的绝大部分文件的用处仅仅是为了维护学校的现状！保护“私人领地”，就是这么简单的原因，但确实可以造成平衡工作的原则性与灵活性。2. 不死的规则。 记得以前那些科幻电影，通常都是对“长生不死的怪物”的故事稍加变化后的产物。一些充斥着平衡工作的原则性与灵活性的规则就像那些怪物。某个问题产生了，于是采用某种流程或控制措施以确保该问题不再出现。随着时间的推移，遇到该问题的机率可能降为“百万分之一”，也可能已经找到了一个更好的处理方法。如果惰性使组织继续保留这种没有必要的工作流程，那么就会导致平衡工作的原则性与灵活性。谈谈不死的的规则！美国标准铁道轨距（两铁轨间的距离）是 ４ 英尺 8.5 英寸——显然不是一个“漂亮的整数”。那么这个数字的依据是什么呢？这原来是英国铁路的标准。第一条美国铁路是英国移民建造的。建造电车轨道（铁路的前身）的人，在英国建造了世界上第一条铁路。他们沿用了建造电车时使用的标准：轮间距 ４ 英尺 8.5 英寸。电车采用这么奇怪的轮间距是因为长途马路上的轮辙就是这个间距。那么是谁修了这些马路呢？罗马人。罗马人的战车留下了这些车辙痕迹。罗马人战车轮距的军用规格，你猜是多少，正是 ４ 英尺 8.5 英寸。这是为什么？因为这正好能容纳两匹战马的臀部。所以，美国铁路的轨距是基于一个完全不相干的标准。3. 小题大做。 一些平衡工作的原则性与灵活性的产生，只不过是由于一些过于热情的人试图建立某种制度或做一些有“质量”的工作。一辆停在某个大公司停车场的车漏油了。５ 个有毒化学品工作人员穿着防化服花了两个小时来清理泄漏。他们认为，他们使用专业的方法正确处理了一起事故。而实际上，一把扫帚和一些锯末同样能出色地完成任务。4. 没有例外！流程是为处理最常见的问题而设置的，没有考虑例外事件。上面提到的那个电脑螺钉的故事就是一个很好的例子。绝大多数的组织对例外事件处理得并不好。“如果我们为你开了先例，那么所有的人都会要求特殊的待遇……”下面可能发生的