印章管理规范5#.doc

**公司印章管理规范 **制字（2011） 04号 签发： 第一章 总则 第一条 根据企业印章管理要求，为规范**公司印章的管理和使用，维护公司的利益, 防患于未然，特制订本规范。 第二条 印章（包括公章、财务专用章、预留银行记名章、法定代表人章以及部门章等）是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。 第三条 公司所有印章实行统一管理与使用原则。 第四条 印章管理实行“责任人”负责制，由负责人对所属印章的使用行使决定权并承担责任。“负责人”指：法人单位的法定代表人，非法人单位的第一负责人。 第二章 实施细则 第五条 印章使用 1、审批规定 （1）公司印章（公章、财务专用章、发票专用章、预留银行记名章、法定代表人章）：属于投资、金融方面的合作协议、合同以及产生直接经济关系的合同、协议经公司各主要负责人审查领导审核后报公司总经理或其授权人审批；其它文件由印章负责人审批（其中涉及公司经济利益的或可能对公司带来不利影响的应取得法人公司领导的意见）。 （2）部门印章：部门印章由部门负责人或其授权人审核批准 （3）临时授权委托及审批： A、 因工作出差等原因审批人授权他人审批时，应及时在公司内部公布。审批手续不全，印章管理部门将不予盖章。 B、 在审批人因故不能执行审批而又未授权的情况下，对紧急事务作如下处理： （1）审批人可采用电子邮件、传真等方式及时通知印章管理部门； （2）审批人的私章一经书面授权专人保管，且该授权行为已向印章管理部门备案，该保管人即被视同拥有审批人私章的使用权； （3）审批人因特殊原因不能实施审批及授权或审批人及授权人无故不行使审批权，而又必须使用印章时，印章管理部门应报请审批人上一级机构实施授权。 2、审批流程 （1）公司印章审批流程：申请人提出申请——用章部门负责人审核，总经理或其授权人审批 ----印章管理部门盖章。 （2）申请人必须通过书面规范填写签章申请表，逐级上报相关审批人审核，各级相关负责人应于一个工作日内完成审批。 （3）印章管理员必须对文件内容与印章申请表上载明的明细相符性核实无误后方可加盖申请使用的印章。 3、 申请要求 申请人原则上必须通过书面完成用章申请，用印文档应保留一份在印章管理部门（档案室）。 4、 登记与报告 （1）印章管理人员必须对每次用印进行详细登记。 （2）印章管理人员必须于每周一将上周用印登记报送档案馆备案。 （3）公司档案馆应定期对印章使用情况进行统计和分析，并将统计报表报送公司相关负责人。 （4）财务专用章及发票专用章的使用按公司财务相关规定执行。 第六条 印章保管 1、 公司印章由档案馆直接保管，各部门印章由各部门指定专人保管。其中公司在银行预留印鉴章（财务专用章、预留个人名章）须分设管理，财务专用章由档案馆保管，预留法人（或个人）名章由公司财务负责人保管。 2、 异常处理：印章必须妥善保管，保管部门负责人对印章的安全及使用管理负责，凡发生异常情况应立即上报公司领导并作相应保护性应急处理。 4、 外借：非公司档案馆印章管理员或各部门指定的印章保管人持有印章均为外借。 外借需借用单位提出申请，经印章所属部门负责人审批同意。外借期间由借用单位负责人负保管责任，并只能办理外借申请中所载明事项。 5、 非公司档案馆直接保管的印章,一旦发生变更新刻印章后,其原印章须立即交回公司档案馆保管或销毁。 第七条 印章刻制 1、 新设公司印章刻制流程：由工商事务管理人员凭新设公司文件(或协议)及公司总经理批示，在办理工商登记注册时一并刻制。 2、 重刻制流程：备用章、毁损重刻印章、特殊业务专用印章（如报关专用章、基建专用章、提货专用章、发货专用章等）及部门印章的刻制由使用部门提出书面申请，经公司负责人审核同意后，到公司档案馆开具公司介绍信，交综合管理部统一刻制。 3、 备案：印章刻制后必须到档案管理部门办理登记备案手续。印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章须办理归还或交接手续后方可办理离职、异动手续。 第八条 印章销毁 下述情况下的印章应当销毁： 1、 停止运营并在工商部门做注销登记的法人公司印章； 2、 重刻印章后原已磨损的印章； 3、 其它长期闲置不用的印章； 4、 已经撤销的部门印章。 上述印章的销毁由印章管理部门负责人报印章所属部门负责人批准后执行。印章管理部门、综合管理部组成监督小组对印章的销毁工作进行监督，对销毁过程做好记录并签字确认，销毁记录由档案管理部门归档保存。 第三章 责任及其它 第九条 本规范适用于**各法人公司及部门的所有印章。 第十条 印章管理人员必须严格执行本规范的相关规定并要求用章部门按规定办理，对不符合要求者有权拒绝盖章。 第十一条 任何人员必须严格依照本规范规定程序使用印章，未经本规范规定的程序，不