办公室管理第三、四章(能源管理专)自考要点.docx

第三章 办公室管理系统第一节 办公室管理系统构成一、办公室管理系统概念用系统理论描述帮手管理工作，是为了把办公室管理这一研究对象作为一个整体、一个系统来考虑，从而以“系统”为研究对象，从“系统”的整体出发，用最合理、最经济、最有效的组织管理方法和技术。最优地达到“系统”的目的。办公室系统管理必然具备系统的一般特性，它们是：一、整体性 二、层次性 三、相关性四、目的性 五、适应性二、办公室管理系统基本要素必须具备办公人员、办公信息、办公手段、办公机构、办公制度和办公环境等必要条件。（一）办公人员（按工作内容和所起到的作用）1.决策者或高层管理人员2.中层管理人员3.专业技术人员4.辅助人员按照职务划分可以分为一下8类1.决策服务人员 2.事务工作人员3.文书工作人员 4.技术工作人员5.经济工作人员 6.组织工作人员7.政治工作人员 8.领导人员（二）办公信息现代化的办公室就是生产与处理信息的场所，信息化是现代办公室的主要特点。办公室管理活动就是对各类信息进行采集、加工、传输和输出的过程。办公室处理业务大致可分为三个方面1.信息传输2.信息加工3.信息管理（三）办公手段1.传统的办公室设备2.现代化办公设备3.办公家具（四）办公机构办公机构是指政府机关或企事业组织中的基本职能单位。（五）办公制度“办公室工作规程”的主要任务：1.工作项目名称的规范化2.明确规定工作内容和范围3.不同岗位人员专业化要求4.工作基本程序5.标准化要求6.规章条列的政策依据7.明确协作关系8.接受监督。第二节 办公室管理系统组织结构一、办公室管理系统组织结构类型办公室管理系统组织结构即前面讲过的办公机构。组织是一种结构，不同的组织具有不同的结构，组织的功能是由其结构决定的。组织结构是指对于工作任务如何进行分工、分组和协调合作。办公室组织结构的类型通常是按办公室职能划分的。主要有以下几种类型：1.集权组织机构 2.线性组织机构3.横向组织机构 （专家） 4.线性—横向综合型组织机构5.委员会组织机构 6.矩阵式组织机构二、办公室管理系统组织结构设计原则本着“简单实用”原则的前提下，还必须遵循一列原则：1.明确性2.动态性“因事设置”3.适当性：职责范围要适当（二）办公室管理系统组织结构设计关键因素1.工作专业化 2.部门化（工作分类的基础）3.命令链（谁向谁回报） 4.控制跨度5.集权与分权 6.正规化（实行标准化程度）三、办公室管理系统组织结构设计方案1.简单结构（小型私企）2.官僚结构（程序化来进行）3.矩阵结构（部门化和产品部门化形式的融合）4.团队结构5.虚拟结构影响这些方案选择的因素到底有哪些？1.组织战略2.技术第四章 办公室管理划分与职位分析第一节 办公室职位划分依据和功能一、办公室职位划分含义职位划分是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分为不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任。包括三方面内容：1.职务和责任 2.必须有一定工作任务 3.有相应的职权职位与职称的区别：1.职位是人与事的有机结合2.一般地说，职位的数量是有限的。而职称可以随人走。3.职称的高低并不反映职务高低和工作任务的大小。4.职位一般不随人走，而职称可以随人走。二、办公室职位划分的依据“因事设置”是办公室职位划分的总标准。三、办公室职位划分的功能1.“因事求才”的用人标准 2.支付工资的重要基础3.实行岗位责任制的前提 4.实现科学化和现代化的重要手段5.是高等院校和中等专业学校制定专业设置计划和招生计划的依据。第二节 办公室职位划分原则1.系统原则2.最低职位数量原则3.整分合原则是指一个“组织”在整体规划下的明确分工以及在分工基础上的有效结合。分解是这一原则的基础。整合是整分合原则的目的。4.能级原则遵循能级原则必须做到以下几条：1.按层次，分层级2.不同层次能量亦不同3.人的才能不是先天定量的，而是后天培养的。第三节 办公室职位类型及职责二、办公室职务责任（一）办公室主任的职责办公室主任围绕“服务”担负着承办、参谋、管理、协调四项责任。办公室管理职责，主要体现五个方面：1.文书管理2.信息处理3.机关财务管理4.人事管理5.事务管理（二）党政机关办公室秘书职责秘书主要有：1.行政秘书：起草文稿、接待来访、办理领导交代的事宜、安排其他事宜等2.机要秘书：指专门从事文书管理、档案管理、对领导活动进行辅助的秘书。文书处理包括发文、收文、阅办和管理电文。3.生活秘书：比较特殊，只有高级领导人才有可能配备。4.专业秘书：如翻译秘书、法律秘书、新闻秘书等（三）企业机关办公室秘书职责第四节 办公室职位分析一、办公室职位分析的目的和作用职位分析是获取职位各要素的信息，从中概括出职位特征。目的：找出完成工作的最佳方法，以称职人员，最公平地完成令人满意的最大工作量，进而提高