业公文管理制度办法.doc

公司公文管理办法 第一章 总 则 第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化，特制定本制度。 第二条 公司的公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公司各项活动的重要工具。 第三条 公文处理是指公文的收发办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理必须严格执行公司有关必威体育官网网址的规定，确保公司机密的安全。 第五条 公司各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本制度并加强对公司、部门公文处理工作的领导和检查。 第六条 公司行政人力部是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。 第七条 本制度由总则、公文种类、公文格式、会议纪要（记录）格式、公文处理程序、收文办理、公文保管、附则八章组成。? 第二章 公文种类 第八条 公文分为公司公文和部门公文两种。 1、公司公文主要有以下七种： ①决定（议）：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。 ②通知：适用于批复下级部门的公文，转发上级单位和不相隶属单位公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 ③通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 ④意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ⑤报告：适用于向公司外各行政主管单位汇报工作，反映情况，答复各行政主管单位的询问。 ⑥请示：适用于向上级单位请求指示，批准的事项。 ⑦函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 ⑧会议纪要：适用于记载、传达公司内部各级会议、公司外部会议情况和议定事项。 ⑨会议记录：适用于记载重大会议的过程及各发言人的发言要点。 2、部门公文主要有会议纪要、会议记录、汇报、请示、周计划、周小结、月计划、月总结、年计划、年总结等十种。 ①会议纪要、记录使用情形同上。 ②汇报：适用于部门向上级领导反映工作情况、计划决议执行情况等事项。 ③请示：适用于部门就方案的选择、处理方式的确定等事项向上级领导征询意见。 ④计划、总结：是各部门工作安排、工作完成情况的检查落实及考核的重要依据。 ? 第三章 公文格式 第九条 公文用纸及版心尺寸：公文用纸统一采用A4型纸，根据实际需要，附件中可采用其他纸型；版心尺寸采用word中默认的页面设置，即上下白边各为：25.4mm,左右白边各为：31.7mm。 第十条 公文中图文的颜色：未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 1、标点符号占1汉字（2字节）空间；行间距统一采用固定值28磅。 2、公文应左侧装订，不掉页。两钉的钉位应该在文件上下各1∕4处，距文件左边为3mm-5mm。 第十二条 公文中各要素标识规则 1.发文机关标识：由发文机关名称或规范化简称后加“文件”组成，一般采用红色宋体字。如“合肥柏庄置业有限公司文件”（颜色格式为RGB,红色255）。 2．发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，统一采用3号仿宋字体，居中排布，发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角号“[]”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如“***（公司简称）字[20**]**号”。 3.公文标题：一般由文件名+文种构成，红色反线下空2行，用小2号宋体字，可分一行或多行居中排布。如：“关于印发《**集团公文管理办法的规定》的通知”。 4.主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识；如有多个主送机关，则主送机关之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如“集团所属各公司，集团公司各部室：”。 5.正文 （1）统一采用3号仿宋体字，文中如有小标题，采用3号黑体字。 （2）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如“《关于下发**集团公文管理办法的通知》（**字[20**]**号）”。 （3）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （4）文内使用非规范化简称，应当先用全称并在圆括号“（）”内注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。如： “IMF(国际货币基金组织)”。 （5）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序号数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如“￥12，345，768.90”。 6．附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。如“附件：1.集团定点采购单位明细”。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左