办公室管理制度规划.doc

 目录 1. 办公室管理总则 4 2. 办公室环境管理 4 2.1 办公室环境管理内容 4 2.2 办公室环境管理目标 5 2.3 办公室环境管理方法——7S管理体系 6 3. 办公物资采购、调配管理 8 3.1 办公物资管理范围和主旨 8 3.2 办公物资管理制度设立 8 3.3 办公物资管理权限与责任 9 4. 文档管理 9 4.1 公司纸质文档管理要求 10 4.2 公司电子文档管理要求 10 5. 办公经费的预算编制、调配及管控 11 5.1 办公经费预算的编制 12 5.2 办公经费预算的调配及管控手段 13 6. 人事协调及管理 14 6.1 人力资源规划 14 6.2 人力资源招聘与配置 15 6.3 员工流动管理 16 6.4 员工培训管理 17 6.5 劳动关系管理 17 7. 培训/会议组织 17 7.1 公司员工培训管理 17 7.2 公司会议组织管理 19 8. 日常事务及日常接待 20 8.1 员工着装仪表规范 20 8.2 员工工作行为规范 21 8.3 办公室考勤制度 21 8.4 印章管理 22 8.5 发文管理 22 8.6 接待管理 22 9. 应急事务及安全预防、管理 23 10. 公司制度制定、完善及执行 24  办公室管理总则 办公室最基本的职能是事务管理和政务服务工作。根据我公司目前的发展状况，办公室的主要职能总结如下： 办公室环境管理 办公物资采购、调配管理 文档管理 办公经费的计划、调配及管控 人事协调及管理 培训/会议组织 日常事务及日常接待 应急事务及安全预防、管理 公司制度制定、完善及执行 其他临时事务 本文将对办公室工作的以上职能进行阐述和规划，但各项职能各自所需的支撑性规范制度条款将另行编制。 办公室环境管理 办公室环境管理内容 办公室作为公司的主要办公和来访接待环境，其直接直观地体现了公司的管理理念和企业形象是否具备先进性、高效性，办公室环境管理的主要内容如下： 办公室视觉环境管理 办公室视觉环境管理包含：办公室整体布局规划、办公室整体的统一和洁净（地面、墙面、天花板、前台背景、卫生间、会议室等），办公桌椅的整洁及统一。办公设备的摆放，电源线缆的安全摆放、绿植或鱼缸的维护，灯光及日常采光的调整等。 办公室听觉环境管理 办公室听觉环境管理包含：员工工作语言和言辞的统一，公司座机铃声的统一，会议室的噪音消除，与室外噪音隔离等。 办公室空气环境管理 办公室空气环境管理包含：办公环境温度及湿度适宜，空气保持通风流通，保持空气新鲜，无异味，禁烟管理等。 办公室环境管理目标 办公室环境管理将优化人文环境和职能环境，达到整洁舒适、规范统一、高效高品质、安全无隐患的总体目标，具体体现如下： 1）办公室布局应按工作流程、职能和职位进行安排，讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰，尽可能腾出更大的空间。经理室、财务室、会议室、会客室、办公区、洗手间的设立应遵循一定的空间规范和风水原理。 2）办公室地面、墙面、天花板以及门板、桌柜椅、空调、冰箱的颜色应搭配协调、色调统一和谐。前台背景、办公区、会议室的装饰、布置及颜色应与公司VI视觉识别系统保持一致、明朗，办公室整体颜色不应杂乱。 3）办公室桌椅朝向应统一，摆放对走道没有干扰阻碍，桌椅规格、样式及颜色应一致并协调。桌面电脑、电话、文件架等样式、规格、颜色尽可能保持一致。桌面保持干净整齐无杂物，员工离区时，办公桌椅应摆放整齐。 4）办公设备如打印机、传真机、装订机等应统一摆放至方便使用管理且对办公区域、走道不构成阻碍的区域，电源线缆应整齐有序地摆放在安全、隐蔽的暗角，不应杂乱外露。 5）绿植——鱼缸应保持生气活力，无水露外溢，缸体干净，照明及温度恒定，相关鱼具用品不应摆放外露。 6）公司办公区域的照明用灯颜色统一，灯光分布均匀光线无死角无强光，确保所有灯具正常使用。窗户位置应无遮挡物，窗帘透亮无积灰，关闭或打开时应统一角度无凌乱。 7）员工着装应遵循与公司CI形象识别系统的一致，并且干净整洁，除周五外尽可能穿着深色职业装。 8）除对国外业务外，公司员工工作语言应统一使用标准普通话，办公区域内员工工作言词将严格遵守员工守则和文明用语，禁止大声喧哗。 9）公司座机电话铃声统一，员工手机应避免使用个性过强的铃声。 10）办公区域应保持安静，尽可能关闭朝闹市一侧的窗户与室外杂音做到隔离。会议室在会议期间应关闭会议室门，与办公区域互不干扰。 11）办公室内的空气保持新鲜流通，空调应定期清洗，厕所保持洁净无异味，办公室区域定期除尘消毒。全办公室区域禁烟，并且员工应保持个人清洁卫生无异味。 12）夏季确保空调的正常运行，冬季保障暖气的正常使用，通过空调、暖气或加湿器让办公室的温度、湿度保持一个恒定舒适的状态。 办公室环境管理方法——7S管理体系