高效会议的“八项原则”.ppt

高效会议的“八项原则” 悠会网——要开会 找悠会 2013年7月30日 简介 悠会网——要开会 找悠会 开会，是管理工作的一种重要方法。 他对集思广益，消除误解，做出决策，有其重要意义。 但现在，许多会议成为了一种形式，一种“累赘”。 有的会议议题繁多，只议不决。 有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。 有的会议，参加人数众多，无多大关系“陪绑”的现象严重。 有的会议成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义。 总之，低效的会议，无用的会议，拖拉的会议，陪绑的会议， 既浪费了大家的时间，又制造了“文山会海”， 已成了许多公司效率低下、成本增大的重要环节。 如何才会开好高效的会议？ 悠会网——要开会 找悠会 1、主题要唯一 一次会议，就有一个主题，最好。 可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。 综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。 议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多， 效率也就越低下，成本也就越高。 悠会网——要开会 找悠会 2、人员要相关 参加会议的人员， 一是要坚持“少而精”的原则。 与会议议题直接关联的单位，派员参加，协办的单位，不要派人陪绑。 二要坚持“有效性”的原则。 具体的议题，让主责人员直接汇报，不要让领导代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现。 三要坚持“决策权”的原则。 参加会议的人员，一定要有决策权，主管领导有事派员参加，也要赋予相应的权利。 否则因做不了主造成议而不决，是最大人员成本的浪费！ 悠会网——要开会 找悠会 3、事先要通报 要想会议高效，事先告知很重要。 不要到会场才知什么议题，没经深思熟虑作出决策，导致决策有误。 重大议题应提前一天告知，让大家各广泛征求意见，充分作好准备， 开会各抒己见，迅速作出决策，提高会议效率。 会议议题、提供有关资料、发言次序都在会议通知中告知为好。 悠会网——要开会 找悠会 4、程序要准确 会议的程序很重要，关系到会议是否民主，有效。 一是不要领导主持会。应该是会议议题单位主持，或办公室主持。 二是不要领导先讲话。避免有的人“话里听音”拍马屁，失去民主按领导意见办。 三是该议的时候议，该决的的时候决，该举手的时候举手，该签字的时候签字， 尽可能会上形成决议，不要事后补办，切实提高会议效率。 悠会网——要开会 找悠会 5、时间要紧凑 要事先规定会议时间，一个议题的会议一般会议时间不应超过一个小时。 超过一个小时还形成不了决议，说明分歧较大， 可以回去准备，二次在议，做出准确决策。 人是有生物钟的，开会时间长了，大脑反映迟钝了，决策慢了且容易出错。 当然，11点会议，容易提高会议效率，但也应避免仓促决策。 悠会网——要开会 找悠会 6、记录要完整 会议记录一定要完整、规范。 从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况， 都要进行详细记录，以观备查。 可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。 悠会网——要开会 找悠会 7、纪要要及时 会议召开后，应在两日内，下发会议纪要。 会议纪要要做到完成目标的时间、要求、方法、执行部门四落实。 拖泥带水是企业执行力的大忌。 所以，要及时贯彻会议精神， 一是增强会议时效性，发挥会议的作用； 二是可以乘热打铁，取得事半功倍的效果； 三是避免节外生枝，导致不必要的麻烦； 四是提高会议的效益，增强执行力。 悠会网——要开会 找悠会 8、决策要检查 会议决策情况的跟踪检查，非常重要。 首先是检查要及时。在会后的几天里， 要检查有关部门对会议决议的贯彻落实方案。 其次是定期查落实。对会议的贯彻，制定及各节点，每个节点都要进行检查。 最后是决策完成期限要进行及时的总结，好的表扬，错的处罚， 确保会议有效性的贯彻落实。 悠会网——要开会 找悠会 总之，企业管理离不开会议。 开好会，也会提高生产力。 会议开好了，贯彻落实抓好了， 管理工作就成功了一半。 感谢您的聆听！END 悠会网——要开会 找悠会 2013年7月30日