怎样开好会议1.doc

精心组织 认真准备 提高会议效率 化工厂 吴天红 给大家介绍一本书，书名是《罗伯特议事规则》。作者罗伯特是在美国南北战争时期一名年轻的上尉，他曾受命组织一个重要的会议，而毫无经验的他没有使会议开成功，受到上司严厉的批评。经过痛苦的反思，他认识到了会议规则的重要性。从此以后，罗伯特先是严密的关注英国议会的各类规则，之后便进行了细心的总结和归纳，联系美国实际写出了一本《议事规则》，从此风靡世界。本书涉及内容很多，这里不一一列举，大家有兴趣可以看看。随着社会管理日渐完善，即使对普通百姓而言，看看如何开会，也是很有益处的。 新一届党和国家领导人大力倡导改进会风、转变作风，全国上下都闻风而动，清新的风气方兴未艾。但如何开好会议，的确有些技巧，并不是每个人都很清楚。本文通过对《议事规则》的学习，结合企业的实际，就如何开好会议、提高效率谈点粗浅的看法。 企业里，会议的召开大致有以下几种情况。 1、常规会议。行政方面有生产调度会、办公会等等，党群方面有职代会、书记例会、工会例会等等。这些都是常规会议，有相对固定的模式和程序，但在每个环节都有一些需要注意的，稍后有所论及，这里暂且不展开。 2、专题会议。利用开会这种集思广益的形式，讨论解决某一项难题、审议某项议题等等。 3、临时会议。一是工作协调会，某个临时任务需要涉及多个部门的协商以及协作，为了明确各部门在这件事情上的具体分工而召开。二是传达上级会议精神的会议。 4、其它会议。 虽然会议形式很多、内容各异，但如何开好会议，道理大致相同。 一、 会议流程 完整的会议流程应该包括：准备会议、通知会议、召开会议、评估会议等几个环节。 1、会议召开时间的选择。首先要看主要参会领导的时间而定，否则，开了会却不能形成有效力的决议，等于白开。其次要兼顾大多数参会人员的时间而定。另外，尽可能不要占用休息时间。 会议时间的通知最好包括开始时间和结束时间。很少看到会议通知有结束时间，其实这样是很必要的，便于参会者安排自己的其它工作，也给发言者一个约束，使会议更高效。有一段纪念复旦大学老校长、著名物理学家谢希德先生的纪录片，其中提到她组织会议就是这样，通知几点到几点开会，到时间马上结束，绝对不超时，轮到自己总结时，言简意赅、既面面俱到又重点突出，真乃大师风范，值得每一个会议组织者学习。 2、会议召开地点的选择。确定会议的召开地点比较简单，但并非没有讲究。至少应该考虑两点：一、方便大多数参会人员参会，二、满足会议规模的要求，尽可能有宽松的会议场所，包括洗手间，会议休息等。 3、会议准备。凡事预则立不预则废，会议也不例外。会议组织者必须就会议内容（相关会议材料）及相关设施（如话筒、音响、电脑、投影仪等都要提前试好）做好充分准备，包括必要的会场布置、会务服务等，否则会议难以有效地进行。 专题会议，需要组织者准备好相关材料。而且，为了提高效率，最好提前把需要讨论的材料发给与会者，使之有充足的时间进行熟悉。 工作协调会的组织者首先要考虑有没有必要召开，是否还有其他更好的方式，例如找几个人商量商量、打几个电话安排一下。如果有其他的解决方式，会议的召开就没有必要。毕竟开会是需要成本的，即使是个人的时间，也是一种成本。 4、会议通知除了时间、地点之外，应该明确告诉参会者会议主题，哪些人发言、发言的时间要求、内容要求（包括书面材料要不要做PPT等）及顺序等。通知要尽可能提前，以便参会者准备。 5、会议纪要。会议纪要首先是为了记载和传达会议的情况和精神，更重要的是落实会议精神的指导性文件。会议纪要是对会议进行系统的总结梳理。注意这里的“系统”二字，这表明会议纪要绝不是会议记录，它是会议精神的细化完善的过程，要突出重点，兼顾其他。会议纪要之所以要会签或者经过主要领导签发，正是这个原因。 6、会议评估。一次会议的成功与否并不是看它的决议能否得出，而是要看这份决议是否得到了真正地贯彻执行。要做到这一点，要求会议必须确定每一项决议由谁来执行、执行的效果如何判定、由谁来监督执行、效果不理想的责任判定和处罚等四个因素。这样，才可以被称为“成功的会议”。否则，不管会议开得如何流畅，都毫无意义。 二、 会议技巧 1、会议主持人。 会议的主持人是一场会议能否开好的关键，你不一定是心思缜密、 博学多才的人，但必须对本次会议内容有充分的了解和准备。 首先，会议主持人应该严格会议纪律，但需要谨记把握好度，不要太苛刻，也不能太宽松。太宽或太严的结果都会造成会议的技术性延迟。要牢记会议中心任务，把握会议节奏，保证按预期的进程进行。个别发言者的拖沓会使得人们心生厌恶而无法聚精会神地开会，如果某个人的发言超过了时间限制，应当及时提醒，并找机会在下面的环节中把时间补回来。一般发言给十分钟足够。十分钟是什么概念？按正常语速，汉语每分钟可以