【word】 浅谈公路工程施工阶段内业档案管理的有效途径.doc

浅谈公路工程施工阶段内业档案管理的有效途径 工程管理SClENCEamp;TECHN0LOGY 浅谈公路工程施工阶段内业档案管理的有效途径 丁兆尧 (湖南省益阳市赫山县乡公路管理所湖南益阳413O02) 摘要:阐述工程施工阶段内业档案资料的分类与主要组成及管理工作应该注意五个方面,介绍县乡公路内业档案管理工作经验,并指出 现行工程内业档案工作中应注意解决的三个存在问题. 关键词:工程内业档案管理 中图分类号:G27文献标识码;A文章编号:l672—3791(2009)04(c)一0157—01 工程内业档案是指从该工程建设项目 的提出,立项,审批,设计,施工,竣工到工 程管理全过程中形成的有保存价值的文 字,图表,声像,实物等材料,是工程建设过 程的真实反映和记录,直接体现建设项目 的整体管理水平,是工程建设过程中的又 一 重要内容和关键环节.随着档案法》的 颁布实施与各类档案管理办法的完善,又 为档案工作的具体开展指明了方向,并提 供了法律保障.下面,结合本人在公路工程 项目建设中的内业档案工作实践,有所侧 重地谈谈公路工程施工过程中的内业档案 工作开展.. 1增强档案意识.充分认识工程内业档案工 作的重要性 工程内业档案是工程建设项目的历史 记录,具有原始性,真实性,是工程质量检 验评定,工程交工及竣工验收时的主要查 核内容和依据,是工程技术总结交流的一 个主要工具与凭证,在未来的运营养护或 工程整修方案研讨中,也将成为一个现实 依据和查考证明.在本人参加的公路工程 核验中,平时较重视内业工作的施工单位, 其工程质检资料比较完善,检评就较为顺 利,质量评分也较高;相反,则较为麻烦,甚 至有出现局部内业返工. 2建立内业档案管理组织机构,明确人员 职责与各项规章制度 为使工程内业档案工作与项目建设进 程同步,从一开始就要建立工程内业档案 管理组织机构,确定工作人员,办公地点及 分管领导,明确各自职责分工,做好内业档 案工作计划,同时制定有关内业资料的汇 总整理,借阅,利用图纸更改,必威体育官网网址等各项 规章制度,切实保证内业档案管理的制度 化,程序化和规范化.此外,还应将工程内 业档案工作列入工程计划管理工作,列入 施工管理及考核范围,列入有关领导和工 程技术人员的岗位职责,实行工程档案保 证金制度,在各方面促使并确保工程内业 档案工作的有力开展. 3认真及时地进行各项内业资料的收集, 整理与归档 这是开展工程内业档案工作的关键所 在.工程的内业档案通常分为行政,财务支 付与技术三大类.一是行政方面档案—— 主要有:建设,设计,施工各方与上级单位, 其它单位或技术专家等的来往函件,书面 协议,申请批复,报告,会议纪要,工程月报 等.二是财务支付方面档案——主要有:计 量支付资料,计日工,延期或索赔申请及批 复,设计变更批准费用计算,额外或紧急工 程费用计算,工程材料,保险及其它付款收 据,证明等.三是工程技术方面档案——主 要有:工程开工,停工及复工令,设计,变更 设计及竣工图纸,现场工作指令,工程质量 检验申请单,报告单,中间交工证收,各项 试验检测记录与报告,工程进度照片,录像 等. 只有认真及时地进行各项内业资料的 收集,整理与归档,才能确保其原始性,真 实性,完整性;也只有先按工程分项列出各 阶段必须归档保存的所有资料名目,才能 在各阶段有针对性地进行收集整理,工作 中要注意保证相关资料数据的完整性,一 致性. 4切实加强对内业档案工作人员的业务培 训与检查指导 事在人为,事靠人为.工程内业档案工 作人员的素质,专业技术水平,责任心将直 接影响着内业工作的进展和质量.为此,我 们必须注意加强内业工作人员的业务学 习,培训,以提高他们的专业技术水平及工 作能力,并在工程实施过程中,定期对各施 工单位的内业档案工作进行检验指导,及 时发现,反馈和解决处理存在问题,以使各 单位尽量不走或少走弯路. 就只有先按交工验收要求整理相关内业资 料,待通过交验后再重新按档案专项验收 要求整理,既费时也费力,两者应该协调一 致. (2)注意全面完善工程原材料,半成品 的质保资料与试验资料.在工程实施中,常 会受当地试验检测设备所限,致使某些工 程原材料,成品半成品的部分指标检测在 当地无法完成,易被遗漏.例如:目前在我 省就无法完成的预应力筋松弛率,桥梁支 座检测与交通安全设施中的标线,轮廓标, 防眩板检测等,建议在工程开工前就统一 取样集中送检,或指定具备资质条件的检 测机构.此外,每批材料,半成品的质保书, 出厂证明等资料往往会收集不全,或与产 品批号不一致,这些也必须注意并完善. (3)加强工程照片,录音,录像等声像资 料的收集归档从现有工程的内业档案资料 看,大多单位仅注重书面资料的收集整理, 对工程照片,录像等声像资料却有所忽视, 若