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高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台技术操作 蒋红星 jhx97@163.com 2008.7.15 目 录 平台启动 平台界面简介 数据操作 输入 导入 导出 文件报送 管理员操作 一、平台启动 宏 VBA 如果经常在 Microsoft Excel 中重复某项任务，那么可以用宏自动执行该任务。宏是一系列命令和函数 ，并且在需要执行该项任务时可随时运行。 宏使用VBA语言编写（Visual Basic for Applications ）。 一、平台启动 平台正常运行需要的条件： 安装Office时，要安装VBA。 如果没有安装，会提示错误。 2. Excel宏的安全级别设为中级或低级。如果不符合本要求，会弹出如下错误信息： 1. 安装Office时，要安装VBA。 如果没有安装，需要提供Office安装光盘，点击“控制面板—添加删除程序”，将所需的Office模块补充按照上去。 1. 安装Office时，要安装VBA。 1. 安装Office时，要安装VBA。 2. 将Excel宏的安全级别设为“中级或低级”。 安全级别设为“中级或低级”后，关闭Excel，重新进入本平台即可，在弹出如下对话框时，选择“启用宏”。 二、平台界面简介 三、数据操作-输入 特殊的数据类型： 日期类型：输入格式为2007-1-3 或 2007年1月3日 多行文本：按ALT+Enter换行。 下拉框 公式类数据：无需输入，由公式自动计算而来。 汇总类数据：不能直接输入，单击“数据统计与汇总”链接后自动生成。 汇总类数据举例： 以填写“1.3.1当年招生”指标为例。点击“专业设置数”链接。 按要求填写“7.1专业设置”的相关数据。 进入“填写说明”界面，点击“数据统计与汇总”链接。 刚才单击“数据统计与汇总”链接后，进入“1.3.1当年招生”指标，可以浏览到已经生成的数据。 三、数据操作-导入与导出 导入与导出的作用： 实现数据表文件的拆分与合并，以便将数据采集工作分派到学校各个部门，完成数据采集工作的分工与合作。 三、数据操作-导入与导出 下面举例说明数据的导入与导出： 在“数据表导出”界面，选中A1、A1-3-2-1和A2指标；单击“数据表导出”按钮；如果所导出的文件已经存在，提示是否覆盖。 在平台主文件的所在目录，导出了“A2院校领导表.xls”等二级指标的子文件。 每项二级指标导出为一个独立的Excel文件。 所导出的文件包含了已填报的数据。 双击打开“A2院校领导表.xls”。 在“A2院校领导表.xls”中录入相关数据。 然后保存，关闭“A2院校领导表.xls” 。 确认“A2院校领导表.xls” 与平台主文件在同一个目录（如果没有，则将“A2院校领导表.xls”拷贝到同一个目录下）。 进入平台主文件，在“数据表导入”模块，选中“A2院校领导表”，单击“数据表导入”按钮。 打开平台主文件的“2.1基本状况”指标，发现该指标下原有的数据被覆盖，新的数据已经导入。 四、管理员操作 基础表加锁 与 解锁 数据格式刷新 数据统计与汇总 基础表加锁 与 解锁 通常情况下，基础表文件应该处于加锁状态。此时，Excel表结构和部分单元格处于保护状态，避免无意或恶意的破坏。 少数情况下，如果管理员需要对表进行完全控制，需要对Excel表进行解锁。 解锁状态下允许和禁止的操作： 允许的操作 修改字体、字号、背景颜色等 用Del（删除）键清除原有输入的内容。 禁止的操作 禁止修改表的结构（例如：添加或删除单元格和行列；移动原有单元格的位置），因为表结构破坏后，会导致程序运行错误。 禁止导出操作：解锁状态下导出文件，所导出的子文件也是解锁状态，处于完全控制状态，分发到各部门后，容易出现表结构的损坏。 2. 数据格式刷新：统一处理数据表中的数据的字号大小和字体。 3. 数据统计与汇总：当完成所有的数据输入后，进行数据的统计与汇总。 五、数据报送 正确命名报送文件，刻录成光盘，按规定要求上报。 报送文件的命名格式： 举例：广西教育学院2008年的报送文件： 谢 谢！ 基础知识 1 2 1 2 3 4 1 2 3 4 5 注意事项 学校代码_报送年份_状态数据V208.xls 50870_2008_状态数据V208.xls