Access数据库技术实训教程7.ppt

第7章 创建Access的报表对象 学习目标 使用自动方式创建报表 使用向导创建报表 使用设计器创建报表 在报表中添加计算字段进行计算和汇总 使用自动方式创建数据访问页 使用向导创建数据访问页 本章内容 通过自动方式创建报表 通过向导创建报表 在设计视图中创建报表 在报表中添加计算字段与分组汇总数据 总结提高 知识扩展 思考与练习 7.1.通过自动方式创建报表 7.1.1.使用“自动报表”方式简单创建纵栏式报表 问题的提出 用什么方式可以快速根据表或查询对象创建出报表对象呢？ Access提供的“自动报表”方式是创建报表最快捷的方法。 【操作实例1】 通过“自动报表”方式，根据“外设销售参考价格”表创建“外设销售参考价格报表”纵栏式报表对象。 【操作实例1】 操作步骤： （1）启动Access数据库打开“格达公司”数据库。 （2）在数据库窗口【对象】栏选中【表】对象，打开“外设销售参考价格”表。 （3）在主窗口工具栏单击【自动报表】按钮，如图7.1所示，即可创建如图7.2所示纵栏式报表对象。 （4）在主窗口菜单栏单击【文件】→【保存】菜单命令，保存报表对象为“外设销售参考价格报表”。 【操作实例1】 归纳分析 “自动报表”方式创建报表最快捷、最简单。 “自动报表”方式可根据打开或选中的表或查询对象直接创建出报表对象。 “自动报表”方式创建的报表只显示表或查询的记录数据，没有报表标题、页眉和页脚，不美观。一行显示一个字段与字段名。 可以根据“自动报表”方式快速创建报表的基本格式，然后再使用报表设计器对报表格式进行修改与美化处理。 7.1.2 使用“自动创建报表”方式快速创建表格式报表 问题的提出 用什么方式可以快速根据表或查询对象创建出一行显示一条记录的报表对象呢？ Access提供的“自动创建报表”方式可以解决这个问题。 【操作实例2】 通过“自动创建报表”方式，根据“客户销售价格表”创建“客户销售价格报表”表格式报表对象。 【操作实例2】 操作步骤： （1）在“格达公司”数据库窗口【对象】栏选中【报表】对象，如图7.3所示。 （2）单击数据库窗口工具栏【新建】按钮打开【新建报表】对话框，从中选择【自动创建报表：表格式】选项，如图7.3所示。 （3）在【新建报表】对话框的表/查询列表框中选择表对象“客户销售价格表”，如图7.3所示，单击【确定】按钮，即可创建如图7.4所示的表格式报表。 （4）保存报表为“客户销售价格表”。 【操作实例2】 归纳分析 “自动创建报表”方式需要回答报表的类型、创建报表的表或查询的名称两个问题，即可创建出报表，因此创建方式也很简单。 “自动创建报表”方式创建的表格式报表是一行显示表或查询的一条记录数据，具有报表标题、页眉和页脚，日期，比纵栏式报表清晰、美观。 归纳分析 可以根据“自动创建报表”方式快速创建报表的基本格式，然后再使用报表设计器对报表格式进行修改与美化，创建更复杂的报表。 使用自动创建报表的方式虽然简单、快捷，但一般都是基于单个表或查询创建的，如果要创建基于多个表或查询的数据，需要先创建一个查询，在根据这个查询来创建报表。另外，自动创建报表也可创建带有标题、页脚的纵栏式报表。 7.2.通过向导创建报表 虽然使用“自动报表”和“自动创建报表”方式可以快速地创建一个报表，但数据源来自一个表或查询中，报表格式也比较简单，如果要创建其他格式的报表，可以通过向导来创建，向导可以根据用户的回答来创建所需要的报表，创建的报表对象可以包含多个表中的字段，并可对记录分组、排序、计算各种汇总数据。 本节的主要任务就是通过向导创建基于多个表或查询的报表、图表报表和标签报表。 7.2.1.创建基于多个表或查询的报表 问题的提出 虽然使用“自动报表”和“自动创建报表”方式可以快速地创建一个报表，但数据源来自一个表或查询中，能否根据多个表或查询对象的数据创建报表对象呢？ 使用报表向导可以解决这个问题。 【操作实例3】 通过向导创建基于“客户”、“客户与物品”、“物品”3个表的报表对象“不同客户物品销售价格报表”。 【操作实例3】 操作步骤： （1）启动报表向导 （2）回答向导提问 ①确定报表使用的数据记录源及报表上出现的数据字段 【操作实例3】 ②确定在报表上查看数据的方式 ③确定报表是否使用分组级别 【操作实例3】 ④确定报表排序与汇总方式。 ⑤确定报表使用的布局方式 【操作实例3】 ⑥确定报表使用的样式 ⑦确定报表使用的标题 （3）保存向导创建的报表对象 归纳分析 创建基于多个表或查询报表要先为它们建立关系，然后才能创建基于这些表和查询的报表。 如果向导创建的报表不够理想，可以单击工具栏上的【设计】按钮切换到报表【设计】视图中进行修改。 7.2.2. 创建图