[农学]ACCESS课件第7章.ppt

第7章 报表的创建与使用 7.1 报表概述 7.2 使用报表向导创建报表 7.3 报表设计视图的使用 7.4 创建高级报表 7.5 打印报表 本章要点 了解报表的组成 掌握用向导创建报表的操作方法 掌握用设计视图创建高级报表的方法 了解报表的打印方法 7.1 报表概述 报表是Access数据库对象之一，主要用于比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息。 利用Access数据库中的报表对象，可以根据指定规则打印输出格式化的数据信息。 7.1 报表概述 7.1 报表概述 7.1 报表概述 7.1.2报表的结构 报表和窗体类似，也是由5个部分组成，每个部分称为一个“节”，分别是：报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚、报表页脚。 可以通过“视图”菜单中的“页面页眉/页脚”和“报表页眉/页脚”命令来显示和隐藏报表“设计视图”中的“页面页眉/页脚”和“报表页眉/页脚”。 7.1.3报表设计区 7.1 报表概述 7.1.4报表的分类 报表主要分为以下4种类型。 1.纵栏式报表 2.表格式报表 3.图表报表 4.标签报表 7.2 使用报表向导创建报表 Access提供了两种创建报表的方法：报表向导和设计视图。 一般情况下，在创建报表时，可以先使用 “报表向导”功能自动生成报表，然后在“设计视图”中对已创建报表的功能及外观进行修改和完善，这样可提高报表设计的效率。 7.2 使用报表向导创建报表 7.2.1使用“自动报表”创建报表 “自动创建报表”是一种可以由系统自动生成包含指定数据源所有记录数据的报表。 Access提供了“纵栏式”和“表格式”两种类型的自动创建报表。 例：对“商品”表使用“自动创建报表：表格式”创建“商品信息”报表。 7.2 使用报表向导创建报表 7.2.2 使用“报表向导”创建报表 当使用“报表向导”创建报表时，“报表向导”会提示指定相关的数据源、选择字段和报表版式等。 根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，加快了创建报表的过程。 例：以“订单”表为数据源，利用“报表向导”创建“商品订单”统计报表，要求统计各种商品的客户订购信息及订购数量总和，并按“客户号”升序排序。 7.2 使用报表向导创建报表 7.2.3使用“图表向导”创建报表 “图表报表”可以将数据以图表的形式形象直观地反映出来。 例：使用图表向导创建“订单”表中各种商品数量总和的报表。 7.2 使用报表向导创建报表 7.2.4使用“标签向导”创建报表 标签实际上是一种多列报表，常常把一条记录的各个字段分行排列，因此制作标签一般都是使用多列的方法。 例：利用标签向导创建“商品”表的标签报表。 7.3 报表视图的使用 7.3.1 使用设计视图创建报表 使用设计视图可以创建报表向导无法创建的报表形式，还可以创建具有各种总计、包含子报表等比较复杂的报表。 例：使用设计视图创建商品订购报表，要求添加报表页眉/页脚，并在页眉处输入标题“商品订购报表”，主题部分显示商品名称、型号、商品数量、客户姓名等内容。 7.3 报表视图的使用 7.3.2报表的布局 即按需要调整报表各组成控件的位置和大小等内容。包括： 1.设置节的属性和大小 2.添加或者删除报表的页眉和页脚 3.添加或者删除页面的页眉和页脚 4.控件操作 5.改变文本外观 以上内容自学为主 6、设置报表格式 Access提供了6种预定义报表格式 ：大胆、正式、浅灰、紧凑、组织、随意 设置报表格式操作步骤如下： ⑴ 在“设计视图”中打开报表； ⑵单击工具栏上的“自动套用格式”按钮 或执行“格式”菜单中的“自动套用格式”命令， 在打开的“报表自动套用格式”列表框中选择一项作为报表格式。 7、添加背景图片 将指定图片作为报表背景的具体操作步骤如下： ⑴在“设计视图”中打开报表； ⑵单击“报表设计”工具栏上的“属性”按钮，打开报表的“属性”对话框。 ⑶在报表“属性”对话框中，单击“格式”选项卡，可以使用“图片”相关属性设置报表背景效果。 8、添加日期和时间 操作步骤如下： ⑴在“设计视图”中打开报表。 ⑵选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框。 9、添加页码 在报表中添加页码的具体操作步骤如下： ⑴在“设计视图”中打开报表。 ⑵选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码” 对话框，其中可以根据需要设置页码的格式、位置和对齐方式。 7.4 创建高级报表 7.4.1报表的排序与分组 方法：在“设计视图”中打开报表，选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令，在弹出的“排序与分组”对话框中设置排序字段及其组属性。 例: