外审前的准备工作及审核技巧PPT.ppt

外审前的准备工作及审核技巧 一、外审前的准备工作 1、公司及各部门简介准备，欢迎牌制作。 2、环境的整理，5S的加强，死角的清理。 3、工作服、安全帽的着装要求，体现公司的精神面貌。 一、外审前的准备工作 一、外审前的准备工作 4、审核工作的配合: 4.1、审核期间，被审核部门负责人及工作人 员务必在场，直至审核结束。 4.2、各级人员应认真回答审核人员提出的问题,切忌与审核员冲突,避免强辩,明显的错误应谦虚接受。 一、外审前的准备工作 4.3、外部审核的每一位审核员，需安排一位主陪审员。 4.4、对审核中的每一作业项目，需安排一个人主答。 4.5、现场操作人员的筛选，要安排班、组长在场。不熟练之人员可安排调班。 一、外审前的准备工作 5、审核时尽可能提供之前一个月的记录,并准备三个月内的记录,以便追踪时审核。 5.1、对文件和记录进行归档，以便于调取。确保各部门的文件和资料可随时找到。 5.2、检查文件的修订与记录之间的符合性、配合性、修订之日起记录的相应改变。 一、外审前的准备工作 5.6、表单记录内容的空白处要划记“/”或盖“空白”章。 5.7、不能剪贴，最好不要用涂改液涂改。 5.8、确保表单记录的完整性，尤其是需要做持续追踪的记录。 一、外审前的准备工作 6、各级人员应熟悉质量方针、质量目标、各级人员岗位职责。 7、做好自查自纠工作，特别对以前发现的不符合项应举一反三，保证各项工作按ISO9001：2008要求实施。 一、外审前的准备工作 8、对审核员可能会问到的问题，资料应事先准备好，或随身携带。 9、对自己本职工作的要求，应熟悉并描述重要的参数、数据。 二、质量管理体系外审注意事项 1、受审核时，每一位员工必须要做到的 知道应做什么事； 知道如何做事； 知道做事的依据； 用记录证实所做的事； 任何事都应形成循环（即PDCA模式） 2、受审核时,应保持正常的心态 不怕出现不合格，发挥出最佳水平； 尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性； 尽快纠正不合格。 3、受审核方在审核中的角色 2:8规则 20%听问题，听懂了才能回答对； 80%回答问题，回答时要谨慎。 4、先确定了解问题后再回答 认真听，听不懂必然会回答不准确 不懂就问，审核员会换一个角度询问 一定搞清楚所问问题。 5、受审核时,回答问题的基本原则 依据文件回答问题； 依据实际情况回答问题； 紧紧围绕提问，不要扯太远； 语言简单明了； 不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个体系。 6、回答问题时就注意哪些 只说自己的事，不说别人的事； 只说该说的事； 用证据说明问题； 自信而又不失谦虚； 多解释，不争论； 有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。 7、回答问题时应避免出现 不懂装懂； 说别人的事； 所说的不符合事实； 谋求帮助； 对其他部门或人员进行诋毁； 争论不休不礼貌，可能会导致不好的结果 8、在审核进行过程中如何采取纠正行动 力争在审核组离开前纠正不合格 当天提出，尽可能当天纠正； 自己提方案，自己纠正； 经审核员确认可以接受。 9、正式审核时审核员经常询问哪类问题 你是做什么的？ 你是如何进行工作的； 有无记录证明你已正确地进行了工作 你为什么要这么做？ 10、回答审核员时的基本点 以文件为基础； 以质量记录为依据； 以实际情况来证明。 11、每一位员工回答问题时的心态 自信，相信所做的绝大部分是正确的 谦虚，承认个别情形会存在某些问题 不推卸责任。 12、在正式审核到来之前，怎样做一下突出改善 对现场进行卫生整顿等清理工作； 保证现场使用的文件为有效版本； 每个部门进行自查自改； 每位员工对照文件，熟悉工作职责； 给每位员工适当减压，使员工有轻松的心情迎接审核，才能发挥出最佳水平。