[工学]7、报表.ppt

殷凯 第7章 报表 报表是Access数据库的对象之一，主要作用是对数据库的数据进行综合整理，比较和汇总数据，显示经过格式化且分组的信息，并将它们打印输出。例如，职工工资表、职工信息表、学生成绩表等。 报表是以打印的形式展现数据的有效方式 可以对大量数据进行计算、分组和汇总 可以将报表设计成所需要的格式输出信息 7.1 报表概述 创建报表实际上是设计报表的格式 报表数据源一般来自于基表或查询 报表不能用来输入数据 7.1.1报表的组成 报表页眉 页面页眉 组页眉 主体 组页脚 页面页脚 报表页脚 7.1.2报表的视图 设计视图: 创建和修改已有的报表 打印预览视图: 查看报表上显示的数据与格式 版面预览视图: 查看报表的版面设置 3种视图的切换可以通过“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮的3个选项：“设计视图”，“打印预览”视图和“版面预览”视图进行选择 1.设计视图 节与报表的选定，属性设置 2.打印预览视图 3.版面预览视图 7.2 创建报表 7.3 编辑报表 在报表中对记录进行排序 在报表中对记录进行分组 添加或删除报表的排序与分组 使报表中的每组都新起一行或新起一列 在报表中添加页码和当前日期 在报表中对记录进行排序在报表中对记录进行分组 记录排序 报表设计视图中提供的“排序与分组”操作可以实现排序功能。 记录分组 报表分组是指将具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示或打印时将它们集中在一起，并且可以为同组记录设置汇总信息。利用分组可以提高报表的可读性和信息的利用率。表7-1 使报表中的每组都新起一行或新起一列 打开education，以student表为数据源，创建按性别分组的2列报表。 单击“列布局”下“先列后行”，使每组都新起一列。 双击“组页眉”的节选定器，打开属性表，单击“新行或新列”属性框右边下拉列表，选择“节后”。 在“打印预览”视图中查看设置效果 在报表中添加页码和当前日期 7.4 在报表中进行计算 在报表设计过程中，不仅要显示和打印输出数据表信息，经常还需要做各种计算并将结果显示、打印出来，像整个报表、每个分组的计算汇总数据等。要在报表中进行各种计算，可以通过添加计算控件来实现。 文本框是最常用的计算控件,但也可以使用任何有“控件来源”属性的控件. 按课程分组排序 计算总平均值 7.5 子报表 子报表/子窗体 7.6预览和打印报表 设置报表页面 预览报表 打印报表 按成绩排序 计算分组平均值 * ?报表页眉：是整个报表的开始部分，通常只在报表的第一页的头部打印一次，用来显示报表的标题、说明性文字、图形、制作时间或制作单位等。 ?页面页眉：位于报表页眉之下，出现在报表每一页的顶部，用来显示报表每各栏目的标题、页码、日期等信息。 ?主体：是每个报表都必须有的节，是报表的主体部分，用于打印表或查询中的记录数据。数据源中的每条记录都放置在主体节中。 ?页面页脚：出现在报表每一页的底部，可用于显示页码、制作人，审核人等信息 ?报表页脚：打印在报表的结束处，可用于显示整个报表的总计数据。 ?组页眉：对报表数据分组时才会出现组页眉。组页眉节的内容出现在组的开始处，通常用于显示分组项目的名称和值。 ?组页脚：对报表数据分组时才会出现组页脚。组页脚节的内容出现在组的末尾，通常用于显示组的总计值、平均值等。 “自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。在设计时，先选择表或查询作为报表的数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。 7.2.1 使用“自动创建报表”创建报表 图8-7 生成的报表打印预览视图 3) 保存报表，将该报表命名为“学生”。 使用“自动创建报表：表格式”创建报表的过程与上例相似，这里不再赘述。 例7-1 在“教学管理”数据库中，以“学生”表为数据源，使用“自动创建报表：纵栏式”创建报表。 操作演示 7.2.2 使用“报表向导”创建报表 “自动创建报表”的数据源只能是一个表或查询，并且报表中包含表或查询中的全部字段，报表使用Access默认的布局，不够美观。而使用“报表向导”可以创建来自多个数据源的报表，并且可以有选择地显示字段、确定报表样式。 使用“报表向导”创建报表，“报表向导”会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，加快了创建报表的过程。 例7-2 在“教学管理”数据库中，以“成绩”表为数据源，利用“报表向导”创建“学生成绩表”报表。 操作演示 7.2.3 使用“图表向导”创建报表 图表向导用于将Access中的数据以图表形式显示出来，即用于快速生成图表报表。 例7-3 在“教学管理”数据