河北工业大学秘书处档案管理办法.doc

河北工业大学秘书处档案管理办法（草案兼提案） 河北工业大学学生会档案管理方案 档案是学生会工作情况的记录和信息库，它起着凭证、依据和史料的作用，并为学生会开展工作提供丰富材料。档案管理的科学合理，既可以反映当时工作的情况，又可以为今后开展工作提供重要的参考资料。因此，为了加强学生会工作档案管理的系统性、完整性和科学性，使学生会的工作形成一定的历史资料，特制定如下制度： 日常档案管理 第一条 校学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。 第二条 校学生会档案由秘书处统一分类管理。各部门档案由本部门成员整理，交付秘书处监督管理，由主席团监督负责。 第三条 每学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。 第四条 校学生会档案包括内部档案、杂项档案及外部档案等。 第五条 各部门策划筹备各项活动的所有资料，必须一式两份，一份由主席团统一存档，以备查找，一份本部门留存。 第六条 档案上交日期：视不同类型档案而定。 第七条 档案形式要求：对于各部文件档案，应有文本档案（A4纸打印）和电子档案两种版本，主席团管理资料为电子档（一式两份）。 第八条 学生会每届换届之后应整理转交本届学生会档案。 档案类型 内部档案制度 ①成员档案： （一）档案范围： 个人姓名、联系方式、所在年级、所处职位政治面貌、自我评价及上交照片等。 （二）档案建立： （1）学生会成员的人事档案在成员正式加入时建立。 （2）学生会各成员简介及联系方式统一下发各部门，便于联系。 （3）学生会成员资料，各部门收集后，一式两份，一份本部门留存，一份上交秘书处。 ②工作档案： （一）档案范围： 包括会议记录、工作计划、工作总结、各年级课程表及有关档案，由秘书处整理保管。 （二）档案建立 （1）每周的学生会例会，由秘书处做好会议记录，记入档案。 （2）学生会各部门成员在本学期结束时要做一份工作总结上交于主席团，批示后入档（做以笔墨标记提出意见的可行性）。 ③活动档案： （一）档案范围： 各部活动策划、签到表，对于部员提出本次活动无法实现但部长说下次实现的创新型意见、出现的问题（软件问题）及解决方案（详细事件及各部经典建议）、活动赞助商及其联系方式与意向、保安礼仪工作人员的站位轮换方式等、采编稿、与其他组织的合作（详细）、宣传方式（照片与文字结合）、其他相关事项与突发，细小事件。 （二）档案建立： （1）活动结束的一周内，秘书处相关负责人将收集相关资料。 （2）活动结束后3天，举办该活动的部门整理出此次活动的最终活动策划、活动总结、通讯稿及筛选的部门影像资料，一式两份，一份上交主席团，一份交与秘书处留存。 档案编号办法 （一）档案编号原则： 以学校全部档案为对象，依据学校的职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。 （二）一类名称（大类型）： 档案大类型的定义，以类型开头两个字开头大写字母缩写表示类型。（如：内部：NB） （三）二类名称（小类型）； 档案小类型的定义，以以类型开头两个字开头大写字母缩写表示类型。（如：活动：HD） （四）三类编号（相关负责部门）： 各部门编号，主席团定为00，合办的大活动均属于主席团。 （五）四类编号（具体内容） 以从头开始的四个字的开头大写字母定位，不够则用*代替。（如：红旗团支部：HQTZ） （六）五类编号（年份） 年月缩写（如2012.11.23写 （七）六类标注（重要级别） 根据重要程度标注B,A,S, (借阅权限) 例：2012年5月11日办公室例会可记做：NBLH—01LH* 档案借阅办法 （一）有关档案分为三种种权限（由低到高分为B、A、S）： 部员可借阅B级档案，提前与秘书处成员联系，叙述清楚缘由，秘书处成员向部长汇报获得许可后在当天时间内借阅B限权档案，与晚上8点前交还到位；部长可以借阅一周。 有部长允许的部员可以借阅本部的A限权档案需要批条，条留作档案，并且让本部部长联系秘书处部长，流程全部完成后方可借阅一周。 部长可借阅本部S限权档案一周，A、B级别一月；借阅其他部门A、B权限档案一周；在主席的批条下可以借阅其他部门S级权限档案一周；本部全部档案一月；有主席同意并且批条的工作组也可以借阅S级别限权3天； 关于档案的规章制度 秘书处应定期检查档案，对于损坏、丢失情况及时补上； 秘书处有设立专人负责专项借阅档案； 对于档案方面的规章制度进行完善与更新； 注：该规章制度即日起生效； 校学生会秘书处保留此规章制度的最终解释权。  服务大家 完善自我 第1页