第6章 报表设计.ppt

Access 2000关系数据库 关系型桌面数据库 Access 2003 （报表） 第6章 报表及其应用 6.1 报表及其工作方式 数据来源：基表、查询、SQL语句 报表与窗体设计类似 功能： 统计（求和、均值、最大、最小、计数……） 分类汇总 排序 各种表格的装饰、打印 6.2 创建报表 使用“自动报表”创建报表 特点：不用交互，异常快捷 使用“报表向导”创建报表 使用“图表向导”创建图表报表 使用“标签向导”创建标签 6.3 设计报表 报表的结构组成: 2、设计报表 1) 设计报表的外观和功能 若信息基于多个表，则必须将报表基于查询。 2 )所需的数据和创建查询 报表仅可以基于一个表或查询 3 ) 创建报表和添加控件 4 ) 排序和分组 5 ) 添加特殊效果（如：线条、图片、页眉、页脚） 在报表中使用表达式 在文本框中输入： =date() 当前日期 =time() 当前时间 = 当前页码 =pages 总页码 =Format(Date(),“m”) 当前日期的月份 =Format(Date(),“yyyy”) 当前日期的年 3、用“设计视图”创建新报表 单击新建按钮； 选择设计视图，确定数据源（表或查询）； 若是基于多个表，则必须创建查询 建立页面页眉： (使用“标签”控件) 设计主体：(从字段列表中拖到主体部分,格式化) 建立页面页脚: 函数: =date()/pages/page/now() (可用菜单插入) 空白报表与数据源的结合 若创建报表时，未选择数据源，或使用“设计视图”创建报表时，联系方法如下： 打开报表属性（或双击左上角报表选择器） 打开“数据”选项卡 在“记录源”中选择所需的表或查询 将“字段列表”中所需的字段拖到设计网格中。 插入日期： 插入页码： 打印和预览报表 页面设置 边距、页、列的设置 预览报表 当宽度超过页面宽度时，会产生折行，要调整距离 打印报表 在文件=〉打印=〉“属性”……设置页面的纵向/横向 4、将窗体转换为报表 在 “窗体”窗口，选择要转换的窗体 选择菜单[文件]→[另存为] 将“保存类型”选择为“报表”，指定报表名 切换到“报表”窗口，可以预览报表 用标签向导制作邮政标签 “标签向导”可以用来作: 邮政标签、产品标签、磁带标签、客户标签…… 步骤如下： 单击“新建”按钮，选择“标签向导”； 选择数据源，指定标签样式（或自定义） 按“向导”提示一步一步进行； 在[文件]-[页面设置]中设置标签的分布 例：制作“学生”标签 “字段”为文本框 制作时可另加文字，如“身高：” 报表的高级应用 一、 排序和分组 排序记录： 在报表向导中选择排序字段 特点：只能按某个字段排序 在“设计”视图下，使用“排序与分组”按钮 特点：还可以对字段值的部分或运算后的值排序。 在“分组形式”中设置 二、 分组记录 1) 在报表向导中选择分组字段 2) 在“设计”视图下，使用“排序与分组”按钮 组成： 1）组页眉：“组标头”选择“是”，将分组字段拖入 2）组文本：即主体部分 3）组页脚：输入表达式（如：=max(数学）） 可以在同一页，也可以在不同页 显示组页眉/ 组页脚: 对话框中选择“是” 三、组属性设置 不同类型的字段分组设置： 文本型 日期/时间型 数值型 四、取消分组与排序 打开“排序与分组”对话框 选中所设置的字段行 按Del键 在报表中使用函数计算总计 计算总计：多放在“报表页眉/页脚”中 分组总计： “组页眉/页脚”中 插入控件“文本框” 直接输入相应的函数： SQL 合计函数：sum,max,min,count,avg…… 域合计函数：dsum,dmax,dmin,dcount,davg…… 例：=DCount([姓名],[A班基本情况],[性别]=女)/Count(*) “域 合计”函数格式 =Dcount（ “[字段]”, “[表/查询], 条件) =DCount([姓名] , [A班基本情况] , [性别]=女) 多列报表 创建一般的报表 [文件]-[页面设置] 列数 列间距 列宽度 子报表 主报表可以包含子报表、子窗体，且可以嵌套（最多两级） 非结合的主、子报表（二者无关联） 结合的主、子报表（二者有关联，同步） 建立子报表主要步骤 打开主报表，调整空间； 按下“控件向导”后，选择“子窗体/子报表”控件 在“子报表向导”中选择数据源（表或查询） 定义要链接的字段（保证同步） 调整大小和格式 A班成绩表(包括选课-子表) 2002学生