第二章 专门档案管理工作.ppt

第二章 专门档案管理工作 第一节专门档案管理概述 一、专门档案管理的概念 专门档案管理是人们为了有效地收集、加工和利用专门档案数据和信息而进行的一种社会活动。 （一）专门档案信息资源 “专门档案信息资源”的概念不同于“专门档案”的概念，两者既有区别又有联系，它们是内涵和外延不同的两个概念。专门档案只是构成专门档案信息资源的一个必要条件，即没有专门档案就无所谓专门档案信息资源 。 （二）专门档案管理活动 专门档案管理活动是指人们围绕专门档案的形成、积累、收集集中、整序加工、筛选鉴定、编目检索、保管统计、利用编研等开展的管理与服务活动。 二、专门档案管理的性质 专门档案管理的性质是指专门档案管理与其他门类的档案管理活动不同的个性。由于从广义上讲，科技档案也是一种特殊类型的专门档案，所以我们不再探讨狭义的专门档案管理与广义的专门档案管理在性质上的区别。 三、专门档案管理原理 （一）专门档案实体管理的基本原理 1、全宗原理 2、文档一体化原理 （二）专门档案的信息管理原理 1、增值原理 2、服务原理 3、增效原理 第二节 专门档案管理的一般规则 专门档案管理的一般规则，应当以档案工作基本原则为指导，充分考虑专门档案的形成规律和特点以及专门档案信息用户的需要等方面的因素来设计。 一、前端控制规则 专门档案是一种现实性很强的专业管理工具。它是有关专业管理系统建设与运行的生命线，没有专门档案就没有这些管理系统。为了建立一个良好的现代化的专业信息系统，我们不仅要充分利用各种现代信息技术和正确的开发方法，同时还要注意做好专门档案的管理工作。 二、连续性和整体性规则 专门档案的管理是一个以实现特定的目标而进行的连续性整体活动过程。从事专门档案管理必须要坚持连续性和整体性规则。 三、安全性和效益性规则 专门档案管理的安全性规则要求专门档案的管理主体必须保证专门档案的实体安全，保证专门档案数据和信息的可存取性，保证专门档案内容的安全。保证专门档案的实体安全是安全性规则的最基本要求。 四、继承性和创新性规则 专门档案管理的继承性规则，要求专门档案管理主体必须注意总结管理活动的成功的经验和失败、失误的教训，不要一味地否认传统，而应采取辩证的工作方式，汲取传统的专门档案管理工作的精华。 第三节 专门档案的质量管理 专门档案的质量管理要求主要有：以专门档案用户为关注焦点，充分发挥各单位领导者的作用，有关文档形成人员积极参与，开展过程管理，采用系统方法，持续改进专门档案管理业绩，基于事实进行有效的管理决策，不断增强专门档案用户创造价值的能力。 第四节 专门档案的管理体制和管理机构 一、专门档案的管理体制 专门档案管理体制，必须同现实的专门档案管理需要及社会的政治体制、经济体制等相适应。目前在世界范围内，专门档案的管理体制大致上可以分为两种基本类型，即集中式和分散式。 二、专门档案的管理机构 （一）基层专门档案管理机构 基层专门档案管理机构，是各单位设立的管理专门档案的内部服务性职能部门，一般称为档案室、档案科、档案处、档案资料中心、文档信息中心等。 （二）文件中心或文档信息服务中心 20世纪80年代以来，我国的档案工作者一直没有放弃文件中心的理论和实践探索工作。特别是进入新世纪后，文件中心及类似机构的建设实践得到了进一步发展。这充分说明文件中心这种中介性、过渡性的文件与档案管理机构具有较强的生命力。 （三）档案馆 档案馆作为国家长久保存档案的基地，自然也是具有长远保存价值的专门档案的归宿。 本章思考题 1、什么是专门档案管理？专门档案管理包括哪些方面的内容？ 2、专门档案管理的性质是什么？ 3、专门档案管理的原理有哪些？掌握这些原理对做好专门档案管理工作有何意义？ 4、专门档案管理的一般规则有哪些？ 5、如何做好专门档案管理的质量控制工作？ 6、我国的专门档案管理机构有哪些？它们各自的职责是什么？ 7、我国专门档案的管理体制是什么？ * * *