第十一章 文件管理的成熟与完善.ppt

第十一章 文件管理的成熟与完善 第一节 文件管理概述 一、文件管理的含义 文件管理（Records Management）主要是指对进馆前的文件进行保管、利用和处置的全部活动。这一概念的正式启用以及对其含义的研究，始于20世纪40年代。 （一）美国 美国是开创文件管理新纪元的国家，它对文件管理含义的认识有三种代表性观点。 第一种是美国历史学界的宏观定义。 第二种是美国联邦文件管理法的法规定义。 第三种是美国档案界通行的详细定义。 （二）英国 英国也是对文件管理研究较多的国家之一。它对文件管理含义的认识集中表现在英国档案学者迈克尔·库克（Michael Cook）的专著《档案管理》（Archives Management）中。 （三）阿根廷 阿根廷也是对文件管理有着较深研究的国家之一。它对文件管理含义的认识集中体现在阿根廷档案学者路易斯·比阿萨利的专著《档案管理技术实用手册》中。 （四）国际档案界 目前，文件管理的含义在国际档案界已形成了一致认识，最典型的表现就是国际档案理事会1995年修订的《档案术语词典》对文件管理给予了规范定义。 二、文件管理的必要性和目的 （一）必要性 第一，文件数量的急剧增长和类型的大量增加，推动了文件管理的产生。 第二，有效解决文件制作和保存的条件问题，加强了文件管理产生的迫切性。 第三，合理解决文件处置问题，加强了文件管理产生的必要性。 第四，文件全程管理实现经济和高效的要求，推动了文件管理的产生。 （二）最终目的 文件管理最终要达到的目的包括两个方面。一方面，对现行阶段的文件进行“前端控制”，确保现行文件的安全保管和有效利用。另一方面，对半现行阶段的文件进行“最终处置”，确保半现行文件的安全保管、有效利用和妥善进馆。 三、文件管理与档案管理的关系 （一）文件与档案的密切关系 （二）文件管理与档案管理的紧密联系 第二节 文件管理的理论基础——文件生命周期理论 文件生命周期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。它从20世纪40—50年代西方档案学者对文件中心的理论解释起步，后来研究范围逐渐扩大到文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，成为西方档案学理论的重要支柱之一。 一、文件生命周期理论产生的专业背景 文件生命周期理论的产生有着特定的专业背景。20世纪30年代以来，文件数量的急剧膨胀，文件管理活动日趋专门化，导致一种新型的文件管理机构——文件中心得以出现和发展。 二、文件生命周期理论的形成和发展 文件生命周期理论的得名源自“文件生命周期”概念的提出。据查证，1940年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯（Philip Brooks）最早提出了“文件生命周期”概念。 三、文件生命周期理论的基本内容 （一）文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程 （二）文件的整体运动过程因价值形态的变化可分为若干阶段 （三）文件在每一阶段因特定价值与服务对象、保存场所和管理形式之间具有内在的对应 四、文件生命周期理论的重要意义 （一）为文件的全过程管理奠定了理论基础 （二）为文件的分阶段管理提供了实践指导原则 （三）为实现文档一体化管理和对文件进行前端控制提供了理论依据 五、文件生命周期理论在电子时代面临的挑战及自身的修正 （一）面临的挑战 （二）在电子时代的补充——文件连续体理论 （三）在电子时代的修正 六、文件生命周期理论在电子时代的指导价值 文件生命周期理论不仅为文件的分阶段管理和全过程管理奠定了理论基础，而且为档案部门和人员对文件进行前端控制提供了理论依据。 第三节 文件管理的机构设置——文件中心 文件管理机构是实现文件有序管理的组织保证。它是临时保存机关现行文件，主要是半现行 文件的场所。 一、文件中心的形成和发展 文件中心（Records Centre）是一种独立于机关之外的新型文件管理机构，它最早出现在美国。第二次世界大战期间，美国军事机关形成的文件数量急剧增加。 二、文件中心的性质和任务 （一）性质 （二）任务 三、文件中心的业务活动 （一）接收 （二）保管 （三）借阅 （四）处置 四、文件中心的优越性 1、经济实用 2、交接简便 3、“三个不变” 4、服务快捷 5、安全保管 6、保证质量 思考题 1、简述文件管理的必要性和目的。 2、简述文件管理与档案管理的联系。 3、综述文件生命周期理论的含义、基本内容和重要意义。 4、综述文件生命周期理论在电子