第四章 会议筹备管理.ppt

五、预先注册 （一）预先注册接收 1、接收注册的方法 1）邮寄或传真注册表 2）网上注册 2、收取会议代表的费用 （二）秘书处的工作 1、建立注册数据库 2、官方签证邀请信的签发 3、注册的确认 六、准备现场注册 （一）制定注册程序 （二）现场注册材料的准备 名卡、会议印刷品、付款收据、请柬、票证、领取会议物品票证、清单 1、会议名卡 会议名卡是会议组织者制作的、供与会者和会务人员佩戴作为会议通行凭证的物品。 1）会议名卡的形式 胸卡 挂卡 IC卡 2、制作和使用会议名卡的注意事项 名卡上的字要够大 统一印制纸片，内容：会议名称、会议举办时间和地点、会议代表的姓名 用颜色区分不同类型的名卡 尽量不要采用贴相片和塑封的形式来制作胸卡 对名卡进行编码，对于安全性要求高的会议，最好在名卡上增加彩照，IC卡最好 2、会议印刷品 1）会议内容摘要 2）会议资料汇编 3）最终程序手册和会议指南 会议日程安排；会议内容摘要；当地交通安排；参加会议者名单（住房安排表） 4）其他会议印刷品 会议邀请函 会议旅游小册子 Logo 第四章 会议筹备管理 筹备阶段：从拿到会议批件到会议开始进行现场注册 会议筹备的三个阶段 会议初期筹备 1 公告发布与论文征集 2 代表预先注册 3 大会主席 学术委员会 组织委员会 秘书长 秘书处/PCO 学术组 会务组 公宣组 接待组 财务组 筹资组 附展组 安保组 旅游组 交通组 第一节 会议初期筹备 一、建立会议组织机构 确定会议对外公布的联络人 1、通信地址和收件人 2、电子邮件 3、会议网页 4、电话 5、传真 二、制定会议工作计划 1、会议阶段的划分 1）初期筹备阶段 2）征集论文阶段 会前筹备阶段 3）代表预先注册阶段 4）会议举行期间 5）会议的后续工作 2、重要日期的确定 1)开始征集论文的时间 2)论文投稿的截止时间call for paper deadline 3)论文录取通知书发放时间 4)注册通知的发放时间 5)预先注册的截止时间 6)宾馆和旅游预订的截止时间 三、公关宣传工作--发布会议第一轮通知 四、选择PCO 全方位服务：会务工作、会议附设展览、集资和住宿、餐饮、交通、旅游等安排 五、编制会议预算和落实会议筹备经费 六、初步挑选会议场所和会议住宿餐饮场所或供应单位 会议通知—会议的公关宣传 会议通知就是把所要召开的会议的各种信息以广告、小册子、通讯报道、网页等形式公开告示潜在的会议参加者，以吸引其注意并争取其参加的一种会议宣传、促销方法。 四轮会议通知 最后一轮通知 第三轮通知 第二轮通知 第一轮通知 最终程序 注册通知书 征文通知书 预通知 第一轮通知（First Announcement） 主要告示举办会议的基本信息： 1、会议的目的与主题（what） 2、会议的日期（when） 3、会议的地点（where） 4、会议的联络途径，如秘书处的通讯地址、电话、传真等 会议主题与议题 会议主题是会议目标的转化 会议议题是围绕主题而设立的一个个拟讨论的问题，是主题的具体化 历届博鳌亚洲论坛年会主题 2002年 “新世纪、新挑战、新亚洲——亚洲经济合作与发展”; 2003年“亚洲寻求共赢:合作促进发展”； 2004年“亚洲寻求共赢:一个向世界开放的亚洲” ； 2005年 “亚洲寻求共赢:亚洲的新角色”; 2006年 “亚洲寻求共赢:亚洲的新机会” ； 2007年 “亚洲寻求共赢:亚洲制胜全球经济－创新和可持续发展” ； 2008年 “绿色亚洲:在变革中实现共赢”； 2009年 “经济危机与亚洲:挑战与展望”； 2010年 “绿色复苏:亚洲可持续发展的现实选择” 龙永图解博鳌亚洲论坛2010年年会主题议题特点 在具体议题的设置上，此次年会既有从全球角度对经济治理结构、金融监管、贸易等的重新审视，又有对亚洲金融合作、新兴经济体合作、亚洲发展模式反思等区域性议题的持续关注。同时，针对企业界代表的需求，就后危机时代企业经营面临的一系列新挑战，设计了海外并购、放松管制、公司治理等分议题。 以中国、印度、巴西等为代表的新兴经济体的崛起，是论坛近年来关注的重点之一。此次年会专门设置了一场分论坛，对各主要新兴经济体的发展模式、独特优势、制度弱点及经济前景进行分析、比较，以期对亚洲正在进行的经济转型有所启迪。　　 第二节 会议论文征集 一、确定会议的专业内容 1、确定会议的主题和相关的议题 2、确定会议的初步日程 3、确定征文的形式 全文/摘要/先摘要后全文 二、编辑印刷征文通知书 第二轮通知 第二轮通知 Second Announcement and Call for Papers 征文通知书的结构：封面、主页和