第四章 电子文件的检索.ppt

第四章 电子文件的检索 第一节 电子文件检索概述 随着政府、企业上网工程的深入开展，办公自动化的普及和电子商务的发展，作为电子化业务活动真实记录的电子文件，其数量将不断增长，将这些日益丰富的信息资源提供给利用者是文件、档案管理者的使命，是电子文件管理的目的所在。 一、电子文件检索的含义 电子文件的检索与一般的电子信息检索最大的区别在于检索对象的不同，即文件信息与一般信息之间的差异，电子文件检索信息的存储单元是一份文件所有具有检索意义的特征，这些特征是互相联系的。 二、电子文件检索的种类 （一）按计算机处理方式划分 （二）按计算机处理技术划分 三、电子文件检索与档案计算机辅助管理中的检索自动化 （一）两者的工作基础不同 （二）两者的技术手段不同 （三）两者的服务模式不同 四、电子文件检索与其他管理环节的关系 （一）部分收集工作的内容将转由检索系统的开发来承担 （二）检索工作对整理工作提出新要求 （三）检索工作同时包含着安全保护工作的内容 第二节 电子文件检索系统 从一般意义上讲，电子文件检索系统由共同承担检索任务的人员、硬件、软件、信息资源、规章、政策组成，包括电子文件检索过程中涉及的各个要素。本教材采用的是狭义的电子文件检索系统概念，即专门执行检索任务的计算机系统。 一、用户界面 （一）多媒体技术 （二）触摸屏技术 （三）虚拟实在（virtual reality）技术 二、检索语言 检索语言是根据检索的需要而创制的、表达文献主题概念和检索课题概念的人工语言。 （一）分类语言和主题语言向一体化方向发展 早在20世纪60年代末，世界上已有学者开始研究开发分类检索和主题检索两者合一的系统。 （二）自然语言和检索语言向综合应用的方向发展 在本章第一节中已经提到，检索语言一般仅表达文件的主题概念，但是文件除了内容特征外，还有很多形式特征可以作为查找线索，即用户有时并不从主题概念入手查找信息，因此不仅需要采用检索语言表达检索标识，还需要采用一些自然语言。 三、专家系统 （一）专家系统的构成 （二）电子文件检索专家系统的功能 第三节 电子文件的著录 一、电子文件著录的概念及特点 （一）电子文件著录的概念 在国家档案局1999年颁布的行业标准《档案著录规则》（GB/T18—1999）中，著录是指“在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”。 （二）电子文件著录的特点 1、全要素 2、全过程 3、综合性 4、多级性 二、电子文件著录的组织 在现有技术、社会条件下，完整的电子文件著录工作可分为两个过程：归档前文件级以及案卷级著录和归档后案卷级以上的著录。 三、电子文件的著录项目 （一）《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定 （二）电子文件著录项目 四、电子文件的标引 （一）全文自动标引 （二）题名关键词自动标引 （三）分类号自动标引 五、元数据 （一）元数据的含义和作用 （二）元数据的构成 （三）元数据的管理 第四节 电子文件的网络检索 网络检索包括现行机构文件的网络检索和档案馆馆藏的网络检索。前者主要以服务现实生产、经营、管理活动为目的，侧重于在恰当的时候将恰当的信息提供给恰当的人，而后者以服务社会为目的，侧重于信息的共享。 一、电子文件Web检索的特点 （一）借助超级链接表示多种检索途径 （二）检索界面统一、友好 （三）检索系统相对持久稳定 （四）集成多种检索技术 （五）传播文件、档案管理知识 二、电子文件Web检索的步骤 （一）建立网站 （二）加工检索信息，组织检索数据库 （三）实现文件信息的共享 三、电子文件网络检索系统的评价 （一）数据覆盖率 （二）链接系统数 （三）各类型数据比率 （四）查全率和查准率 （五）响应时间 （六）可存取性 （七）费用 * * *