管理者的工作协调.ppt

【教学课件 行业资料PPT，持续更新，敬请收藏】 第十一回 協調 指導老師：王演洲 報告人：歐陽德威 日期：2002/05/04 課程大綱 協調概念 傾聽 溝通 協調 個案探討(總務預算超出) 協調的定義 協調不僅包括目標 與狀況的共同認知 ，且包括問題意識 與職務意識的鼓舞 及士氣的提昇 協調的定位 協調的目的 協調的方法 書面、口頭溝通之差異比較 如何能毫無遺漏的聽取 適當的發問5W1H 注意傾聽體會對方的感情 適時表示共鳴不宜操之過急 對於本身見解不同的對方意見應力求體諒 對於不同意見應盡量思考其提出的原因 對於約定保守秘密 自己的意見可伺機坦誠表達 對對方的言辭不宜未加思索妄加批評否定 避免陷入爭辨 不做膚淺的鍾忠告建言 盡量避免說教及勸服 面對對方不宜盛氣凌人 面對對方不宜低聲下氣卑微的姿態 須掌握整體對話內容的條理及要點 理想的溝通方法 如何令對方產生好感 表現親切的態度 表示誠意與善意 努力設身於與對方相當的立場 以建設性的心態相互接觸 須保持雙方的心情舒暢 注意聽對方語意 可適合夾雜幽默言詞 不受對方立場與觀念的拘束 能適當檢討本身的意見及觀念 保持公正的態度 尤須對對方合理的事實及意見坦承接納 如何能獲得對方的認同 說明原因 使對方了解自己的資訊及問題的關鍵 對方的意見中可納入自己的部分 誠懇的委請對方的合作及支援 彼此確認問題的關係性 相互提供資料 仔細傾聽對方的意見及提案 針對其提案分析其利害及影響，使對方了解己方面比較有利 意見相左時的處理 針對事實重新確定 相互尊重對方立場 設法保有再度對話的機會 整理彼此的意見 使對方對自己的目的及計畫內容充分了解 盡量掌握對方可接受己方言辭的心態，形成的時機 對難以認同的對方意見，需保持冷靜，乘墾的說明難以贊同的原因 對難以認同的對方意見，運用發問技巧或提供對方不了解的資訊，協助對方修改其想法 接受雙方上級的裁示 協調與命令的差異 個案分析(總務課超出預算支出) 某公司各部門管理費用採預算控制 董事長年度要求重點澈底要求預算控制 預算委員會主任財務部經理派財務股長告知總務課長 上個月總務課，因會議次數增加，印刷、影印、打字人事經費超出預算 本月每年例行設備檢查，須要利用假日大量加班 財務股長告知，人事經費已超出，希望減少支出 預算委員會下月才招開，無法得到上級對上月支出的諒解和本月超出預算部分的批准 總務課超出預算支出 * 管理者的工作—協調 【教学课件 行业资料PPT，持续更新，敬请收藏】 【教学课件 行业资料PPT，持续更新，敬请收藏】 【教学课件 行业资料PPT，持续更新，敬请收藏】 管理人員為了順利執行工作而對某一特定 問題與有關人員連繫，彼此謀求妥協藉 以保持雙方的和諧與均衡 職務 A 職務 C 職務 D 職務 B 職務 E 共同 認知 【教学课件 行业资料PPT，持续更新，敬请收藏】 目標 現況 問題的解決 執行的可行性 因果關係 有解決的必要性 正確的認知 差異分歧=問題 1.分析現況 2.發現問題 3.追究問題 4.設定解決方法 協調 【教学课件 行业资料PPT，持续更新，敬请收藏】 同心協力、調和均勻 確保管理對象的整合性 相關人員彼此心情上的融合 與相關人員的目標、責任、 任務、問題意識的融合 動態性的組織化 【教学课件 行业资料PPT，持续更新，敬请收藏】 和各個部屬交談 召開職場會議 利用傳真或電話 利用電子郵件 利用網際網路 以文書方式通知 【教学课件 行业资料PPT，持续更新，敬请收藏】 不具正式意味 修改不易 令人不願閱讀 成本耗費較大 授人以柄 單向溝通不易產生回饋 缺點 立即取得適當回饋 (雙向溝通) 具正式意味 可作法定記錄 措詞較為慎重 優點 口頭溝通 書面溝通 【教学课件 行业资料PPT，持续更新，敬请收藏】 10招增強您的傾聽技巧 1.尊重說話者，專心一致且樂意傾聽 2.將注意力集中在內容上，而非表達的方式 3.尋找重點或中心概念，而略過細節 4.避免受偏見影響，保持開放的心靈 傾聽對方說話，就是在告訴對方：你對我很重要。你的專心可以提高說話者的自尊。當對方開始說話時，不要分心去猜想他的下一步要說什麼；更不要想著如何找出他話中的弱點，以便反擊回去；也不要插嘴。 【教学课件 行业资料PPT，持续更新，敬请收藏】 10招增強您的傾聽技巧 1.尊重說話者，專心一致且樂意傾聽 2.將注意力集中在內容上，而非表達的方式 3.尋找重點或中心概念，而略過細節 4.避免受偏見影響，保持開放的心靈 傾聽對方說話，就是在告訴對方：你對我很重要。你的專心可以提高說話者的自尊。當對方開始說話時，不要分心去猜想他的下一步要說什麼；更不要想著如何找出他話中的弱點，以便反擊回去；也不要插嘴。 有些人並不善於表達，因此不要過份注意他講話的聲音、