[工作范文]某地产公司商务公文写作培训.ppt

商务公文写作培训 主讲人：梁兰凌 商务公文写作一 开篇－－ 商务公文写作的概念 商务文书分类 指挥性文书——指示 ?? 规范性文书——章程 ?? 报请性文书——请示 ?? 知照性文书——通知 ?? 联络性文书——信函 ?? 记录性文书——会议记录 ?? 报导性文书——新闻 ?? 法律性文书——合同 常用公文 常用公文类型说明.doc 商务公文写作的特点 公文写作贵在精确、简单而直接。 用语精确 对于项目管理人才的需求每年都在增加。 用语精确 XX集团关于电脑问题的通知 练 习 公文写作的特点 简明 句中无余字，篇内无赘语 准确 一字入公文，九牛拔不出 朴实 不拐弯抹角，不可以藻饰 庄重 用词严肃端庄，不带感情色彩 商务文书写作要求 ?? 意思明确——明白无误，让人一目了然 ?? 文理通顺——即流畅表达，又显示写作水平 ?? 观点正确——有道理，不搞歪理 ?? 实事求是——真实，不掩饰，不夸张 ?? 及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事 ?? 简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴 ?? 层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈 ?? 标点规范——正确运用，防一逗到底 ?? 格式适宜——不同文种用不同格式 商务公文写作二 写作步骤－－ 如何写出好文章 行动目标 ?? 行动目标 部门经理让你通知各部门相关人员参加工程维修专题会议，你确定了时间和地点后发一个邮件给各部门应到会人员。 行动目标 行动目标－－ 的行动 正式指数 ?? 正式指数 正式指数 形式 称谓 语气 正式指数 ??宣传册 ??电子邮件 ??政府公文 ??行文正式的电子邮件附件 ??可粘贴便条 ??手写便笺 ??带抬头信纸 ??广告传单 正式指数 ?? 你是总经理秘书，总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情，请你代表总经理发邮件给秘书们。 说服矩阵 ?? 说服矩阵 ?? 说服矩阵 目标读者和你是否同一立场？ 你的读者认识你吗，喜欢你吗？ 你喜欢你的读者吗？ 说服矩阵 ?? 说服矩阵 ?? 说服矩阵 场景一：总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店，预算是五千元。你发现了一个好地方：离公司近饭菜可口，在预算之内。 说服矩阵 场景三：你向老板建议组织员工去听新年音乐会，不再开新年晚会。费用也在预算之内。 层次结构 ?? 层次结构 ?? 连贯式 ?? 并列式 ?? 分析问题式 ?? 问答式 ?? 行动结果式 层次结构 ??突出事情的 脉络； ??浑然贯通，连成一体； ??程序安装说明，事故调查报告，工程报告。 层次结构 ??便于读者 信息； ??报告、总结、建议书。 层次结构 ??结果（批复、指示、命令）； ??提出问题，分析问题（情况简报）； ??提出问题，解决问题（公告，通知）； ??完整结构（指导性通报，决议）。 层次结构 设计问题，突出利益； ??突出避免不良后果的方法； ??业务通讯，操作程序指南。 层次结构 ??突出结果； ??问题也是机会； ??推荐信，推销信。 列大纲 ?? 列大纲 ?? 七分想，三分写 ?? 磨刀不误砍柴工 ?? 提炼想法，有了骨头不愁肉 ?? 建立合理次序 列大纲 利用大纲来有序的组织思路 练 习 写一份搬迁办公楼的请示 撰写初稿 ?? 层次结构 一鼓作气，如“冲刺” 冲出初稿后再修改 不要“十步九回头” 商务公文写作三 写作技巧－－ 如何使文章生动有效 情感指数 ?? 情感指数 情感指数 ?? 第二人称代词 ?? 第三人称专有词 ?? 读者姓名 ?? 对读者的暗指 读者为尊 ?? 读者为尊 非常感谢各位的努力工作，我们公司在05年度超过了预期的目标。 有效的反馈 ?? 有效的反馈 正面反馈 反馈 负面的反馈 没有反馈 增加紧迫性 ?? 增加紧迫性 ?? 增强紧迫感 ?? 激发读者采取行动 ?? 专业性 ?? 商业化 时间敏感性 “今天下班前······” “1小时之内······” “今天下午3点是最后的提交时间。” “明天见面之前······” “2005年12月31日之前······” “合同生效之前······” 时间敏感性 避免使用时间代词，如“昨天”、“今天”，“本月”。 重要会议记录、紧急文电，注明时分。 年份一律用公元全称，不得省略。如“二○○八年”不能省称“○八年”。 公元以外的纪年，应加注公立年份，如“民国十六年（公元1927年）” 尽量避免使用农历日期，如非用不可时，则须使用汉字，如“腊月十五”，不能写成“腊月15” ??星期几用汉字