[商务科技]业务培训之七：时间管理.ppt

什么是时间管理 很多人平常都在抱怨时间不够用； 其实并没有所谓‘时间太多’或‘时间不够’的情形所在； 一天就是二十四小时，不多也不少； 不管你是谁，都是一样的； 所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已； “管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间 管理”就是“自我”管理；　 中层管理者时间管理的特点 特点一：关联多，经常把时间平均分配给上下左右，没 有主次 特点二：难于抓住重点 特点三：没有自己可支配的自由时间，完全被动应付 特点四：专注于小事，忽略对事件的预测，耽误时机 特点五：不能很好利用零散时间 特点六：会议多。没有会议计划 常见的浪费时间的行为 混乱 1、工作没有程序做事没有主次和轻重缓急 2、下属不断请示汇报 3、太关注细节和小事 4、会议没有计划和控制 5、不知道如何说“不” 6、在同一时间内处理太多事情 7、个人组织能力差 8、做事有头无尾 9、不做重点阅读及记录 拖延 1、对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖 2、搁置未完成的任务 3、明日复明日的心态 授权不足/缺乏权利下放 1、不放心下属工作，帮下属做事 2、事必亲躬，下属闲，自己忙 个人需求 1、 “太多”社交活動 时间管理 　时间管理是：控制自已的时间与工作，而不是让它们控制自已。 认识时间管理的规律 一、对任务按优先级排序。 二、有效地利用你的生物钟，及时恢复注意力。 一、对任务按优先级排序 四象限工作性质分析 讨论题 ABC－－分析 留些缓行时间 （1）时间计划的基本原则：40%会出岔 （2）时间分配三部曲 　　a.约60%给预定计划（日计划表） 　　b.约20%给预料之外的事务（干扰，时间空隙） 　　c.约20%给突发事件与社交活动（创造性时间） （3）谨慎原则只规划60%　 午后的能力谷底– 下午接着是众所周知的午后谷底，有人用咖啡来对抗它，可是却因此被拉长了。 入夜前的次高潮 – 过了入夜时分的次高潮，能力曲线持续下降，然后在子夜过后数小时，到达它的绝对最低点。 能力高峰在早上– 能力的高峰在早上，整天都不会再达到这个水准 　　我们每个人都必须调整适应这种个人能力的起伏。重要的是要找出您个人的每日韵律，您可以在上午能力高峰期，处理复杂而重要的事（任务 A）； 在能力低弥期，您不须违反您的生理韵律而工作，试着放松，利用这段时间作社交接触或例行工作（任务 C）。 下午稍晚，能力曲线回升后，你可以再做些较重要的事情（任务 B）。 有效管理时间四大法则 法则一：明确目标 树立时间观念 设计职业生涯 切实的短期目标 合理进行目标管理 法则三：制订计划表 六项工作法 制订有效计划 逐步实现远期目标 自我激励 法则二：分清轻重缓急 运筹时间，充分应用 先做最重要的事情 时间管理矩阵 20/80原理的运用 法则四：立即行动 克服拖延 有头有尾 重视今日 法则二：分清轻重缓急 一、时间管理矩阵 二、20/80原理的运用 一、时间管理矩阵使用技巧 1、不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火； 2、B做得多了，A就自然做得少了； 3、寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率； 4、比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事 变成紧急的事去做； 5、勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划； 6、尽量将每件事情一次性做对。 只处理一件事情＝明确的优先顺序 　　　成功的经理人可以处理很多完全不一样的事情，但是他们在一段特定的时间内，只专心致力一件事情上。所以他们总是执着地按照计划，每次处理一件事情。先决条件是要设定明确的优先顺序，然后遵守不渝。 法则三：制订计划表 一、制订有效计划 二、六项工作法 一、制订有效计划 1、列出全部工作项目 2、对工作按价值进行分类 3、分配自己的时间和精力 二、六项工作法 只做重要的事情——六项工作法： 如何选择？ 对于所有要做和想做的事情，都要有如下判断： 我真的必须做这些事吗？ 假如我不做，会发生什么事情？ 如果我拖延，会对我的工作有什么影响？ 二、认识拖延的事 三、客服拖延的招数 所有人都有拖延习惯---安排人监督你 清楚了解自己常拖延的工作---建立回馈制度 运用“起始时间”---制定完成期限 把工作划分为几个小部分---最优先处理工作 确定明确的工作要求---要在开始就确定、决定 避免过度交际 文件只经手一次 现在就开始 拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯 补充法则：利用零星时间 完善时间管理的技巧 一、使用记事簿 二、制做一览表 三、应对上级 1、建立关系 2、理出问题 3、有效的沟通 4、形成自己的方式 5、何时提