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硕士研究生学位审批材料整理细则-北京师范大学档案馆
硕士研究生学位审批材料整理细则
一. 装袋
硕士学位研究生学位审批材料是按照一个学生一套材料来整
理装袋;
二. 袋内排序
(1)按照学生的不同类型,参照不同的“硕士生教学档案卷内文
件目录”来排序。档案馆根据以往归档情况,设计出“学术型硕士”、
“专业学位硕士”、“同等学力硕士”、“在职高校、中职教师人员硕士”
等卷内文件目录。
(2 )如果遇到一些硕士生学位审批材料与任何一类卷内文件目录
都不完全符合,例如有的硕士生材料比卷内文件目录所列项目少,那
么可以在卷内文件目录电子版上自行删掉多余的条目;有的硕士生材
料比卷内文件目录所列项目多,那么多出的材料可根据材料的时间或
是环节放到其他材料的前后,然后在卷内文件目录电子版上自行添加
上该条目即可。无论怎样增减项目,一般来说“表决票”的位置总是
排在最后。
(3 )排序时,请逐一检查每件材料内容是否完整,是否加盖公章。
根据以往整理档案经验,特别提醒注意以下材料:
① “北京师范大学硕士学位研究生学籍表”背面有一栏:“院系所
对该生毕业意见”,是否填写清楚,是否有院系主管领导签名,是
否加盖院系部公章。
1
② “北京师范大学学位评定分委员会意见表”是否填写清楚,学
位评定分委员会主席是否签章。
三. 打印页号
(1)材料排好顺序后,用起钉器去掉材料上的金属物(例如订书
钉及大头针等)。
(2 )从审批材料的封面开始,用打号机,显示三位数字即可,从
001 开始,在每页材料的正面右上角,背面左上角,逐一打印页号。
注意:背面无任何文字的空白页不用打号。打印完一个学生的材料后,
另一个学生材料的页号要重新从001 开始打号。
起钉器图片
档案馆使用的打号机型号,仅供参考
2
四. 卷内文件目录的录入
(1)页号打印好后,按照选取的不同类型的卷内文件目录录入日
期和页号。下面以学术型硕士学位审批材料为例,逐一说明,
请看下图:
硕士生教学档案卷内文件目录
(2 )就目前整理档案情况来看,学术型硕士审批材料有三种类型,
我们在设计卷内文件目录时,分别放到了三个不同的sheet 中,整理
时可根据不同情况选取不同的卷内文件目录。日期、页号需要在计算
机上录入,日期、页号字段按文本型录入,位置是双居中,字体是楷
体_GB2312 , 12 号字,格式参见样表;
3
(3 )日期的录入:
①学位审批材料封面不用录入日期;
②学籍表日期以学生填写的入学日期为准录入;
③成绩单日期以成绩单右上角“打印时间”为准录入;
④论文答辩申请表日期以“校学位评定委员会或分委员会审查
意见日期”录入。如果两栏日期不一致,以末日期为准。
⑤论文评议书日期以“评阅人签字日期”录入,如果两个评阅
人签字日期不一致,以末日期为准。
⑥答辩情况表日期以“答辩委员会主席签字日期”为准录入;
⑦学位评定分委员会意见表日期以“学位评定分委员会主席签
章日期”为准录入;
⑧学位审批表日期以“授予硕士学位时间”为准录入;
⑨表决票日期以“表决日期”为准录入;
(4 )页号的录入:以每份材料右上角或左上角打印的页号录入。
(5 )备注的录入:无需特殊说明的,备注栏可不用填写。
(6 )卷内文件目录录入完成后,以A4 纸打印,附在学位审批材料之
前;
4
五.备考表的填写:以下是备考表的填写说明,请看下图:
(1)
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