JM(OHS)P45-2008文件控制程序.doc

宝钢集团八钢公司焦煤集团标准 JM（OHS）P45-20** 文件控制程序 本标准起草人: 本标准审查人: 本标准批准人: 20**-12-30发布 20**-01-01实施 宝钢集团八钢公司焦煤集团发布 JM（OHS）P45-2008文件控制程序 1范围 本程序的目的规范职业安全卫生管理体系文件和资料的管理，确保文件资料的适宜性、可追溯性，防止错误和失效的文件和资料的误用。 本程序适用于焦煤集团的部门和单位。 2职责 2.1安全监察部 负责组织对职业安全卫生管理体系文件的管理和评审；负责与职业安全卫生管理体系有关的外来文件的管理；负责文件、资料的搜集、整理、发放、借阅、保存、归档等管理； 2.2各部门（单位）负责管辖范围内的与职业安全卫生管理体系相关的文件的管理。 3工作程序及要求 3.1文件 3.2文件和资料的分类与编号 3.2.1职业安全卫生管理体系文件分为手册、程序文件、作业第三层次文件、记录、公文、体系运行过程产生的文件和外来文件等。 3.2.2职业安全卫生管理体系资料分为法律、法规、标准、职业安全卫生技术和其他要求等。 3.2.3手册、程序文件及其它管理文件由各归口管理部门统一制定编号原则和方法。 3.3文件和资料的编写 3.3.1手册和程序文件在管理者代表主持下，由归口管理部门负责组织编写。 3.3.2各单位、部门负责编制安全操作规程、设备维护（鉴定）规程、危险源辩识、风险评价和风险控制等安全管理方面的文件和资料。 3.4文件和资料的签署 必须具有三级审签（校对、审核、批准）。会签、标准化审查可根据情况选择。 3.5文件和资料的批准 3.5.1手册由管理者代表审核，最高管理者批准。 3.5.2程序文件和安全操作规程由归口管理部门审核，管理者代表批准。3.5.3各单位、部门自行形成的文件和资料，由各单位、部门的负责人批准。 3.6文件和资料的发放与回收 3.6.1由归口管理部门确定文件和资料的发放范围，行政办公室档案管理员按要求发放。 3.6.2发放的文件必须是现行有效的，并有受控标识。 3.6.3领取受控文件时，档案管理员必须在“文件发放登记簿”上登记，由领用人签名。 3.6.4领用人不得擅自将文件转借或复印，需要时，须经本部门负责人批准和行政办公室负责人批准，并办理登记手续。 3.6.5文件和资料回收，由行政办公室按照归口管理部门提供的文件和资料回收通知单，回收失效文件和资料，将现行有效的文件和资料发放到管理体系运行的关键岗位。 3.7文件的更改 3.7.1文件更改的条件 a.本单位的组织结构、技术改造、设备更新、作业活动等变化，现行文件不能满足需要时； b.法律、法规、有关要求进行了修订，现行文件与之相抵触时； c.经危险源辨识、风险评价，出现新的不可容许风险和重要环境因素时； d.经使用单位反映，文件的可操作性不强或与实际行之有效的做法不相符时； e.管理评审的输出要求，包括内审、纠正和预防措施、事故处理、协商和沟通中提出的，经管理评审确定的文件修改的要求。 3.7.2职业安全卫生管理手册、程序文件的更改按JM（OHS）H-2008《焦煤集团职业安全卫生管理手册》规定执行，其他管理文件、作业文件、其他第三层次文件的更改，由原编写部门填写“职业安全卫生管理体系文件更改单”，更改单的审批和签署要求同原文件。 3.7.3更改单位将意见签署完整的更改单交行政办公室，由行政办公室按更改单内容实施更改。 3.8文件和资料的更换和作废 3.8.1文件和资料换版或替代时，原版或被替换的文件和资料由综合档案室即时收回，加盖“作废”章，并在“文件发放登记簿”上作收回记录。 3.8.2文件和资料的更换和替代，由文件和资料的原审批部门审批，文件和资料审核和批准人发生变化时，新的审核和批准人必须有该文件的有关背景材料，作为审批依据。 3.8.3失效和作废的文件由原发放单位从发放和使用场所及时收回，以防误用。 3.8.4现场使用的文件破损、污染，影响正常使用时，使用人应及时到行政办公室办理更换手续。 3.8.5文件换版时，文件的原编号保留；文件作废时，文件的原编号一并废止。 3.8.6行政办公室收回的作废文件，填写“技术文件销毁单”，经主管领导批准后统一销毁。 3.8.7为法律或积累知识的目的所保留的作废或失效文件，行政办公室应按类别收集、整理后作为档案资料备查，采用专柜存放，并加盖标识章标识，并建立作废保留文件台帐和清单。 3.9 文件和资料的评审 3.9.1文件和资料评审的对象是手册、程序文件、作业文件第三层次文件和适用的相关资料等。 3.9.2文件和资料评审的内容：与相应管理体系标准的符合性；文件的充分性、逻辑性、可操作性及管理的有效性；文件之间的相容性；相关资