某公司采购系统与财务系统工作对接管理办法解读.doc

国 采购系统与财务系统工作对接管理办法 归属体系：××有限公司经营管理手册――采购系统分册 文件编号：××－采013 撰写单位：××采购中心 版 本：第一版 生效日期：2004年4月1日 机密等级：□ 机密 ■一般 合计页数：21页 正文页数：18页 附件个数：2个 制度正文目录： 目 录 页次 1、目的 1 2、范围 1 3、名词解释 1 4、职责 1 5、作业内容 1 6、注意事项 18 7、附件 18 总裁审批 管理研究室审核 撰写人 1目的：明确采购系统与财务系统间流程对接责任，提高工作效率，特制定本办法； 2范围： 2.1适用范围：××有限公司总部采购中心、财务中心；分部采购部、财务部； 2.2发布范围：××总部各中心、各部门；各分部； 3名词解释 3.1采购系统：是对××有限公司的总部采购中心与分部采购部的统称； 3.2财务系统：是对××有限公司的总部财务中心与分部财务部的统称； 4职责 4.1采购中心在结算过程中的责任 4.1.1分部采购部负责:及时提供应商结算方面信息、及相关扣款金额的义务；按公司规定协助结算人员付款计划的编制与申报对进货申请单准确性负有责任对于主管商品的库存控制、残次控制负有直接责任；对于税票的及时回收负有直接责任对于分部的各项库存占压资金负有责任；对于分部的各项应收款项的及时收回负有责任； 5作业内容 5.1合同管理的对接 5.1.1财务系统对上报合同的权限的审核：对符合授权标准的且审核无误的，经授权人员签字盖章后，按流程进行备档留存2财务系统对合同的管理：编制合同政策一览表并与采购部政策一览表进行对照 5.2.1采购人员对合同中所涉及到的各项费用及返利的收取进行监督，督促财务系统按合同付款并按期收取各项费用。 5.2.2财务系统督促各分部采购要求供应商按期核对往来帐务。帐务内容包括：应付帐款；应收返利、降价退残、折让等应收款；应收场地使用费、空调安装费、市场推广费、促销管理费、营业场所支持费等（财务部统一下发财务确认函） 5.3.1付款结算过程中对供应商的基本要求： 5.3.1.1供应商进行货款结算必须与公合同 5.3.1.2供应商必须为一般纳税人，进行货款结算必须遵守公司的税票回收制度。 代销商品结算经销商品同城结算经销商品异地结算7天内收回，时间从货款付出后第二天算起。有特殊情况不能按时收回税票的，由采购人员提出申请，说明理由并给出交付日，必须报总部采购中心、财务中心审核批准后方能支付。针对一个供应商只能进行一次特批，累计有两笔税票未能收回的，结算组必须立即停止对该供应商任何款项的支付，结算人员要给予严格控制。先款后货2天的回收期；异地的供应商，规定7天的回收期。时间从货款付出后第二天算起，由采购部全权负责。 .3.1.3货款结算后应付帐款余额不得小于残次、退货、各项应收收入及合同约定的铺底金额之和，清退的要留有足够帐面金额.3.1.4按合同约定帐期结算，不允许提前支付货款（.3.1.5严格实行按计划付款制度，超计划拒付，或者按计划外付款流程向总部报批。.3.1.6严格按照公司授权权限落实审批手续，审批手续不全的拒绝付款。.3.1.7对于返利、降价、退残的收回，允许帐扣对其它各项应交营业税项目的收入，17%的代缴增值税款进行帐扣按照合同定的方式收取，采用帐扣方式进行结算的分两种情况处理： 17%的代缴增值税款ERP的分部货款结算流程本结算流程分为经销商品结算操作流程、代销商品结算操作流程、带货安装商品结算操作流程、先款后货商品结算操作流程、计划外付款流程和采购需要控制付款的报批流程。 .3.3.1对帐时间 经销商品、代销商品、带货安装商品对帐时间统一为：上周五至本周三工作时间。（经销的手机、电脑类产品周四上午也可以对帐）代销商品、带货安装商品中结算期小于等于7天的供货商对帐时间统一为：每周三全天。.3.3.3经销商品结算操作 1）分部配送中心每天必须将前一天所有的“进货入库凭证”结算联送交分部结算组2）分部结算组分厂家按品类整理“进货入库凭证”结算联3）每周供货商在我公司规定的对帐时间内，到分部财务结算组核对截止到下周四（含周四）之前到帐期的所有货款.3.3.4代销商品结算操作：各分部对供货商对帐时间做好合理安排并通知供货商,30日起结算上月26日至本月25日的货款，各分部对本分部的所有代销供货商的对帐时间做好合理安排并通知供货商，且必须将每日对帐供货商的时间安排表下达到所辖门店，各门店严格按照安排表执行。 .3.3.5先款后货、现款现货商品结算操作 采购员每周四填报“先款后货与现款现货商品周付款计划”。结算会计汇总编制“先款后货与现款现