[人文社科]会议的策划.ppt

第四节 会议相关实务 会前 会中 会后 一、会前 与会议主办方洽谈 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 确定方案，签订合同，预付定金 二、会中（会议实务） 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 会中（会议展开） 按照会议议程来掌握： 会中的服务（话筒的传递，音响的调试等） 突发事件的处理 三、会后 结账：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结账。 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。 一、参观三个画廊 二、参观三个展览 三、去参观三个创意园区 上海画廊指南 /shanghai/Hualangzinan/dierye.htm 上海创意园区地图 /group/topic/3598316/ 会议议程： 主持人宣布会议开始 主讲者发言 记者提问 主持人宣布会议结束 提供给媒体的资料: 需要提供给媒体的资料一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为： 会议议程 新闻通稿 演讲发言稿 公司/组织宣传册 有关图片 纪念品(或纪念品领用券) 企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络) 新闻通发稿 消息稿 字数较短，一般在1000字以内，发布 起来快，有的媒体在发布会结束不到一 小时就已经出版。 通讯稿 篇幅较长，内容充实，一般是深度分 析，重点报道。消息不能讲清楚的背景 等问题可以进行详细阐述。 背景材料 图片资料 （以上资料一般以书面形式提供，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式）。 重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如， 企业最高负责人的发言，技术、营销分管领导 的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可 以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道 有益为标准。 时间选择 时间选择在新闻策划中是一种艺术，发布时机选择不同，效果迥异。 企业发布会有时要避开重大的事件、会议，比如“两会期间”版面较紧张，记者也 大多有安排，时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机，比如相关性大的时候，起到借势的效果。 另外，在时间上，一般选择人们容易记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要 避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进行。 场地的选择 品位与风格 场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。 如在酒店进行，可根据需要选择不同的星级。因酒店也有不同的风格，不同的定位，所以选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。 非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。 实用性与经济性。 会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？ 相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？等等，这些都要考虑。 方便性。 离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？ 现场布置 背景布置： 主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准。 讲台布置：站立式