[人文社科]大型集团档案管理.doc

大型集团档案管理 前言 大型集团公司档案管理系统需要处理的档案类型比较丰富，包括有各种文件、表格、单据、图纸、照片、录音、录像等多媒体资料等，非常需要进行分类归档管理，并能及时提供检索利用。 档案管理系统与办公自动化系统有着紧密的联系，档案资料管理的电子化、网络化是数据信息共享的基础条件，在办公系统中，所有办理过的文件都需要进行归档，以备日后查询。文件归档管理实现各种文件的分类、归档、存储、编辑、查询、打印。 除此之外财务系统、人力资源、业务系统都需要与档案管理系统有一个高效的接口，各种数据可以源源不断地自动流入档案管理系统中来。 为此系统采用当前最先进的网络技术, 系统运行模式为纯BS(Browse/Server)模式。利用计算机与现有的网络技术实现对各部门形成的科技类、文书类、公文类等其它类型的档案，从电子文件的形成、收集、整理，最终归档及网上查询利用、借阅统计进行全面管理，实现档案信息管理传输的自动化、文档一体化、共享化，充分利用计算机实现档案管理，取代原有手工管理档案的落后方式，提高工作效率，将档案部门建设成一个先进的、综合的数字化档案部门。 ? 主要建设部分 系统具有开放体系结构的,易扩充的,易维护的,具有良好人机交互界面的档案管理系统，具体要求如下： a)????? 系统符合《中华人民共和国档案法》、《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》的有关规定要求。 b)????? 能结合现政府政务办公系统，满足政府各单位收录的所有档案按目录分类进行著录存储。支持文件分全宗、分目录批量导入到档案管理系统，并可以刻录光盘等介质永久保存。支持文件正文和附件的电子文档导入，文件格式支持pdf、word、cet、ppt、xls常用文件格式，支持扫描、图像、影音等格式文件。对原有历史归档文件可以手工著录或与其它档案管理系统接口导入。 c)????? 实现各单位将处理后的文书、资料进行归档，按年度、季度、月度对文件进行组（立）卷等。收集的文件、材料，要按照档案要求进行整理，根据档案的利用价值分为永久、长期、短期三种保存。 d)????? 建设内外网门户，提供分权限网络借阅、查询等管理。最大限度地提供检索手段，提供模糊检索的功能，通过查询档案文件中的几个残缺不全的词语，也可以找到目标，提高检索效率。再检索结果内容较多，还可以在检索结果中再检索，逐步缩小范围，直至达到要求。，检索结果能同步显示档案正文内容。能把已存储的档案信息等生成报表并打印出来。 e)????? 支持海量数据存储，可以录入10亿条记录及更大数据量信息。 f)????? 系统的可扩充性，档案管理系统在开发过程中，应该充分考虑以后的可扩充性。例如用户查询的需求也会不断的更新和完善。所有这些，都要求系统提供足够的手段进行功能的调整和扩充； g)????? 档案管理系统需web方式进行管理。 界面友好，操作简单实用，使非计算机专业的人员可以轻松掌握系统，同时提供专业人员一个功能强大的定制工具包，这样系统就实现了功能性和易用性的完美结合。 系统的核心功能： 电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点，涉及不同OA之间、办公系统和档案管理系统之间、档案室档案系统与档案系统间数据交换。 ? 系统结构： ? ? ? ? 先进技术的采用 好易档案管理系统在技术上的先进性在业界是有目共睹的，公司从1991年开始进入这个领域，在档案管理系统的开发经验及成熟度上在业界是无出其右的。 为了更好地使档案管理系统能够达到国内最高水平，我们在这套系统中采用了我公司必威体育精装版研制的大量高新技术。这些技术填补了国内的空白的，有些完全可以达到国际水准，这在我们的下面介绍中会有充分的体现。 组件化、平台化、集成化的档案管理系统 ??? 系统组件化对于系统具有大量的优点： 可以使软件在功能上采取分布处理的方式，可以分散单一服务器上运算的压力，提高系统响应时间。如我们产品中的 OCR识别组件、文件管理、流程管理、数据接口组件、打印编目组件，这些都可以安装在不同的服务器上，完成各自的工作，这样对于档案数量较大，利用人员较多的场合，系统具有很好的性能。 采取组件化的系统，开发人员可以专著每一个组件的开发，这样需要考虑的细节大大简化，这样每个组件开发的难度无形当中就得到降低，这样每个组件的开发质量就得到了很大的保证，这样整个软件的质量从技术上就得到了很大保证。在国际软件工程中，软件质量的控制一直是一个难题。虽然采取了各种控制标准，如ISO9001、CMM/CMMI等质量控制体系，但软件质量的难题一直没有从根本解决，相反随着软件规模的膨胀，这个问题反而越来越突出。但与此相反的例子是采用组件化的系统，软件的质量还是具有相当的保证，得到用户的认可，这是