威龙集团及所属各分公司档案室管理制度.doc

公司档案管理制度 第一章、?总则 第一条、为了规范公司档案管理，保证公司档案的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。 第二条、本制度适用于集团及所属各分公司业务档案、项目资料的整理归档；行政管理部门、办公室及财务部门等相关档案和资料的整理归档。 第二章、档案管理机构的设置及基本要求 第三条、档案划分及管理部门 一、公司设立档案室，隶属于行政部，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。 二、公司档案根据其重要性和必威体育官网网址程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签（部门编号[年份]文件顺序编号（修改次数编号），并建立电子与纸张分类目录。 第四条、各部门资料管理 一、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。 二、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。 三、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 第三章?、档案保管 第五条、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。 第六条、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 第七条、要确保档案的完整，破损的档案文件要进行修复处理。 第八条、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。 第九条、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。 第十条、公司档案的分类： 计划性文件资料：包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作计划等。 调研性资料：包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等包括由公司总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。包括公司的人事任命、人事调整、考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。凡属本档案管理制度第条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，归档；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。 第十三条、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。 一、永久保存： （1）公司章程、合同 （2）组织规程及办事细则 （3）重大会议记录 （4）财务报表 （5）政府机关核准文件 （6）不动产所有权及其他债权凭证 （7）工程设计图 （8）公司规章制度 （9）其他经核定须永久保存的文书 二、10年保存： （1）预算、决算书类 （2）会计凭证 （3）事业计划资料 （4）其他经核定须保存10年的文书 三、1年至5年保存： （1）期满或解除之合约 （2）其他经核定保存5年的文书 四、1年以下暂时保存： （1）结案后无长期保存必要的资料。 第十四条、归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文