工程物资采购及结算内部控制办法.doc

工程物资采购及结算内部控制办法 基本规定 本办法所指的工程物资为按工程承包合同规定由公司供应施工单位的建筑材料。 本办法根据公司集中管理（暂行）办法的有关规定制定。 材料采购 采购机构：公司各类物资采购实行统一管理，由计划发展部和、各水力发电公司负责。 采购方式：公司物资采购一般采用邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式，具体如下： 1、邀请招标采购项目：单件金额在20万元以上、批量金额在50万元以上（以下统称门槛价）的采购物资。 2、竞争性谈判采购项目：单件金额5～20万元、批量金额在20～50万元之间的，或超过门槛价但因特殊原因招标未果的采购物资。 3、询价采购项目：单件金额5万元以下，批量金额20万以下的，或价格弹性不大、标准规格的采购物资。 4、单一来源采购项目：A只能从特定供应商处采购或供应商拥有专利权，其他商家无法替代的采购物资；B原招标文件的补充订货。 （三）采购程序： 1、部门上报采购计划； 2、公司职能部门审核后，报公司领导批准； 3、公司根据采购计划组织邀请招标的按公司《建设合同管理（暂行）办法》执行； 4、除邀请招标采购以外的项目，若采购金额在3万元及以下，由各部门自行采购，采购合同报计划发展部备案；若采购金额在3万元以上，由公司决定是否委托水力发电公司直接进行采购。 5、确定供应单位：钢材以外的工程物资供应单位为中标或采购单位；钢材价格随市场情况变化较大，合同签订后，由各供应商每月或季度报价，除特殊情况外，确定最低报价的供应商为供应单位。 （四）采购监督： 1、公司物资采购工作必须接受公司纪检、财务管理部的监督。 2、采用招标方式进行的采购项目，必须有公司监察人员直接参与。监察人员有权对招投标的所有文件、合同及合同执行情况进行审查。 物资采购计划 工程物资采购采用计划管理； 采购计划按月、季度和年度编制； 采购计划依据工程进度、施工图纸和工程合同等编制； 采购计划内容应有材料的规格型号、数量、工程项目编号等内容； 采购计划由各施工单位编制，经监理和各水力发电公司审核后，并经公司职能部门主管材料的负责人签字后，报公司备案。 采购计划的上报时间分别为月（季、年）度结束前5日内上报下月（季、年）度采购计划。 、各水力发电公司应按本办法及时上报采购计划，并确保采购计划的完整性和准确性。公司将把此项工作纳入月度考核范围。 第四条 物资到货 （一）工程建设项目所用物资由与公司签订合同的物资供应商供应，若其他供应商提供货物，则一概不予使用和结算； （二）物资到货采用计划管理； （三）物资到货计划由施工单位编制，各水力发电公司材料专责审核，经水力发电公司主管材料的负责人批准后下达到物资供应商； （四）物资到货计划的内容包括到货品种、规格型号、数量、到货时间等； （五）施工单位上报的物资到货计划由各水力发电公司根据各标段实际情况确定。 第五条 物资验收 （一）物资验收工作由各水力发电公司组织，并由各水力发电公司、施工单位、监理和物资供应商联合验收，验收事项按合同内容确定，应包括生产厂家、规格型号、数量、质量等。 （二）物资供应商应随车附带送货单一式四份，经四方验收人员验收并签字，并各保存一份送货单。工程物资验收应形成书面的工程物资验收单，工程物资验收单可分次办理，也可定期（不超过一个月）汇总办理。 （三）物资供应商应随车附带钢材材质证明书等合同规定的质检资料，物资验收后，交各部门、各水力发电公司材料管理专责保管。 （四）对验收后数量不相符、质量不合格的材料，应及时办理退货。 第六条 物资发出 （一）物资验收完毕后，由各水力发电公司材料管理专责根据物资供应商送货单开具正式的材料发料单（一式四联），经施工单位材料管理人员签字，并加盖施工单位公章。 （二）、各水力发电公司材料管理专责将其中一联发料单和供应商送货单交公司会计，各水力发电公司审核后，登记物资供应交接台账。 第七条 物资核算 （一）、各水力发电公司会计人员按月将编制材料领用汇总表，并将发料单、工程物资验收单和物资供应交接台账报公司财务管理部。 （二）财务管理部根据上报的材料进行账务处理，并登记工程物资明细账、材料领用及扣回台账等； （三）物资款的扣回根据施工单位月度实际结算的钢材、混凝土量计算确定。 第八条 物资结算付款 （一）按公司《建设合同管理（暂行）办法》及其补充规定编制结算单和付款单后报公司审批，并附发票、供货清单、验收单等财务结算资料。 （二）物资验收单由各水力发电公司材料验收人、材料管理专责和主管材料工作的负责人签字。 （三）物资供应商已交货，但未办理验收手续或验收手续不完整的，不予结算付款。 第九条 附则 （一）本办法未尽事宜，按公司有关规定执行。 （二）本办法自公布之日起执行。 （三）本办法由公司财务管理部负责解释。 附件： （1）工程物资