工作例会管理程序.doc

目的 保证公司和部门内部沟通的顺畅，明确召开例会的程序和例会纪要跟进办法规定召开公司办公例会的管理责任、方法和要求，沟通部门内部及全公司范围内工作进展状况，协调解决存在问题，以利于工作的开展。 适用范围 本程序适用于公司工作例会、部门工作例会、跨部门工作例会等会议的管理。 职责 3.1 总经理办公室负责召集公司例会纪要和跨部门例会，跟进纪要的落实。 部门经理负责召集本 部门工作例会，跟进纪要的落实。 职责 3.1.1 部门经理负责确定会议议题、会议主持人。 3.1.2 例会主持人负责会议资料的收集、会议地点的确定、会议通知、本次例会的主持工作；做好会议纪要并发相关部门。 3.1.3 本部门职员和其它受邀参加会议人员负责参加例会,并参与会议相关议题的讨论。 3.1.4 部门经理负责跟踪会议决议执行情况。 3.2 公司工作例会职责 3.2.1 总经理办公室负责召集公司管理例会,并负责会议资料的收集、会议地点的确定、会议通知及例会的主持工作，并负责会议记录、及拟制会议纪要。 3.2.2 总经理办公室主任负责主持办公例会。 3.2.3 各部门经理要求参加办公例会，并负责提供会议所需资料。 3.2.4 各部门经理负责执行会议决定，总经理办公室负责跟踪会议决定的执行情况。 工作程序  控制要点 会议安排： 公司工作例会是公司管理级人员的工作例会，至少每月召开一次全公司的工作例会；同时根据公司经营需要，即时召开专题会议。部门工作例会是部门内部对工作计划、管理和总结的工作例会，应至少每两周召开一次。 确定参加会议的人员名单，并确定会议议题、会议议程；会议中可以包含的议题有：上次会议决议的执行情况，上阶段工作总结，下阶段工作的安排，以及各部门需要协调、沟通的问题。其他议题视情况而定； 主持人以outlook的方式向与会人员发送会议通知，通知内容含会议时间、地点、参加人员、会议议题等内容； 按《会议室使用管理规定》办理相关手续。 会议议题 部门工作例会会议内容包括但不限于：上次会议决议回顾，上阶段工作回顾与检查、部门工作中遇到的问题及解决方法的讨论、下阶段工作的计划和安排、对公司的一些意见和建议； 公司管理例会会议内容包括但不限于：上次会议决议回顾，上阶段工作回顾、检查；项目实施过程中需协调的事项研究、决定；各项业务运作过程及效果的沟通、交流；公司运作中需研究决定的一般事项；下阶段工作安排。 部门工作例会是部门内部对工作计划、管理和总结的工作例会，应每周或每两周召开一次。 相关文件 会议室使用管理规定 WHVK/WI-02-02-01 任务预警和督办指引 WHVK/WI-02-02-02 相关记录 会议纪要 部门经理任务书 部门经理半月报 会议主持人 宣布会议开始 由总办主任（或部门经理）担任或指定会议主持人公司工作例会由总办主任负责主持，如遇特殊情况也可由副总经理另行指定主持人； 控制要点5.1会议中可以包含的议题有：上次会议决议的执行情况，上阶段工作总结，下阶段工作的安排，以及各部门需要协调、沟通的问题。其他议题视情况而定； 按《会议室使用管理规定》办理相关手续。 安排会议 会议主持人 发送会议记录、存档 副总经理/部门经理会议主持人 审核会议纪要 会议记录人 整理会议纪要 会议记录人 公司工作例会会议纪要包括标题、会议时间、地点、出席人员、缺席人员、主持人、会议议题、会议内容8个部分； 部门工作例会纪要内容包括但不限于：会议时间、会议地点、出席人员、会议主要议题，会议决定、执行责任及时间要求等。 《会议纪要》草案 做总结性发言宣布会议决定 总经理/部门经理会议主持人 围绕会前制定的议程进行讨论 公司工作例会会议制度： 作好会议考勤 宣布会议议题/会议时间/会议纪律 会议期间与会人员手机处于无声状态，无特殊情况不得接听或拨打手机； 会议期间未经会议主持人允许不得随便进出。 参加会议人员 《文件与档案管理程序》 跨部门例会纪要发给与会部门经理、分管领导和与会者、总办信息管理员 部门例会纪要发送分管领导、本部门全体、总办信息管理员； 会议纪要应在会议召开后5个工作日内发放给与会人员和总办信息员； 总办信息员就全公司所有部门的会议纪要存档，各部门文件管理员就本部门的会议纪要存档。 公司工作例会由总经理做总结； 部门工作例会由部门经理做总结； 总结需明确待解决事项、责任人及时间要求。 《会议纪要》 控制要点5.2 公司管理例会会议内容包括但不限于：上次会议决议回顾，上阶段工作回顾、检查；项目实施过程中需协调的事项研究、决定；各项业务运作过程及效果的沟通、交流；公司运作中需研究决定的一般事项；下阶段工作安排。 《任务预警和督办指引》总经理办公室通过