广州健力物管公司会议管理制度8页.doc

广州XX物业管理有限公司 会议管理制度 （试行稿） 编制 日期 年 月 日 审核 XX 日期 2007年6月11日 批准 XX 日期 2007年6月11日 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目 录 1．目的……………………………………………………1. 2．适用范围………………………………………………2 3．管理权责………………………………………………3 4．会议分类………………………………………………4 5．会议要求………………………………………………5 6．管理内容………………………………………………6 7．附则……………………………………………………7 1 、目的 ：为进一步规范公司会议管理，做好上情下达和下情上报工作，实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递提升公司运营水平，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，特制订本制度。2 、适用范围 ：本制度适用于广州会议管理。 3 、管理权责：3.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。 3.2 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。 4 、 会议分类： 类别 会议名称 主题 / 特点 时间安排 参加人 1 公司 公司例会 固定时间、固定汇报程序， 尽量解决即席提出的问题。 每月两次,每月15日和30日,遇节假日顺延 各项目/职能部门负责人 2 公司 动员会 发言固定、没有讨论程序 临时 相关员工 3 公司 研讨会 对某一课题或问题切磋、探 讨，不一定有结果 临时 相关员工 4 公司 鉴定 / 评审会 对某事物的价值、性能，质 量鉴别，必须有结论 临时 相关员工 5 公司 专题会 为某一专题而开，必须有结 论 临时 相关员工 6 公司 评比会 一般在年底或某一重大活动 结束后召开 临时 相关员工 7 公司 总结会 总结前一段工作，研究、部 署下阶段工作 临时 相关员工 8 公司 汇报会 下级向上级或有关人员汇报 工作情况 公司临时 临时 相关员工 9 公司 调度会 任务安排，人员派遣，设备 物资情况的调动 临时 相关员工 10 项目 项目行政例会 各项目,固定汇报程序 每周一次,按时间表执行 项目经理，项目部门负责人 备注：如公司会议需提前或延迟等特殊情况，总办将提前通知。 5. 会议要求： 5.1、做好会议记录。公司会议记录要做到专人记录和管理，会议记录人负责会议议定事项的督办和催办，并将督办和催办情况报告会议主持人。必要时应按照会议主持人的要求形成会议纪要，以使大家共同遵照执行。每月底检查会议记录及落实情况，并作为考核当事人工作的依据。部门专题会议也要指定人员做好会议记录，用以备忘。 5.2、讲究会议质量。各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通，做到心中有数。对议而不决的事项提出解决的原则与方法，并对此负责。各类会议力求精干高效用数据说话，部署的工作做没做，做到什么程度，没做或没做完的原因等等都要有明确具体可量化的答复，防止和杜绝空洞无物或泛泛而论。 5.3、力求会议实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会负责人要按照落实要求，层层进行传达贯彻，务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做，对经常性工作要作用制度的形式确定下来，力求使每次会议都有具体的成果。 5.4、严格会议纪律。会议管理是保证会议质量的一项措施。与会人员应有机的安排工作，认真准备、准时参会。会议具体时间、地点由会议主持人决定、会议记录人会前通知。与会人员一般不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为履行职责。 、管理内容： .1 会议计划与统筹 .1.1 每月 28 日前，总经办应与各协调确定下月计划召开的，统一报总经理审批后，汇同公司会编制《月度会议计划》，于月底前发放至各负责人。 .1.2 凡总经办已列入计划的，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时时，应提前天报请总经办调整会议计划。 .1.3 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、、临时会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 . 2 会议准备.2.1 会议通知遵照以下规定： 1 、已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由按计划表直接通知与会人； 2 、属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知： （ 1 ）未列入月度会议计划而临时提拟的会议； （ 2 ）虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明； （ 3 ）其它提拟