检查会议常用视听设备是否正常.doc

检查会议常用视听设备是否正常 (一)相关知识 1．会议常用视听设备的选用 目前，几乎所有类型的会议都会使用一定的视听设备来辅助演讲、代替现场发言、进行娱乐活动等。音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。一般人们所说的视听手段是三者的统称，没有进行具体区别。 在上午会议中常用的设备类型有：表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影机、幻灯机、投影仪、投影屏幕、接口单元、录像机、电视机、数目监视器、电视墙、灯光设备、摄像机、音响设备、办公设备、音频视频会议系统和其他设备等。 对于会议使用的音响、照明、通讯、录音、录像、通风等设备，应设专人操作与维护，其目的是避免会场上出现不必要的尴尬场面。比如麦克风要选择最佳位置摆放，如果讲话人较多，则应多摆放几组话筒，一面来回挪动。又比如盛夏开会，空调、通风等设备要给以特别的注意，既不能温度过低，使年长的与会人员身体不适；也不能温度过高，是会场中酷热难耐。 （二）示例分析 某新产品发布会上，经理正在用投影仪介绍产品，突然投影仪失灵，服务人员马上过去修理，但半小时内没有修好，经理只好不用投影仪，效果非常不理想，其间，由于专业化内容多，不易理解，有的听众离开了会场，致使会议无法达到预期的目标。 点评：这个案例说明了会议的视听设备的重要性，会议秘书应在会前准备所需的各种设备，是设备能够够发挥其应有的作用。 （三）工作程序 为了会议的正常进行，应该在会议正式开始之前对这些视听设备进行全面的检查。使用结束后还应该进行良好的维护，这能够使设备在使用过程中避免一些不必要故障而造成不良的后果和影响。 1．确定工工作人员的职责 由于视听设备比较昂贵，因此有必要派专人负责设备的使用和安全工作，包括登记设备的出入、正确操作以及在会议前后保证设备在会场中的安全。这些工作人员日常力行维护的工作范围是：视听设备使用前检查全部电源，将需要用到的耗材准备好，认真填写设备使用操作记录，操作过程中出现异常现象时，要做详细记录，并及时进行维修。 有时，会议中的某些演讲需要制作成录音带或录像带，在得到发言人的书面许可后，工作人员应根据录制目的需要安排录音机或录像机与发言人之间的位置关系。另外，工作人员还应准备一些应急的设备配件，如空白磁带、彩色粉笔、钟表、保险丝、贴纸标签、空白透明幻灯片、空白录像带、备用灯光及一些基本工具（如十字螺丝刀、一字螺丝刀、开口钳、锤子、装有新电池的手电筒等）。这些工具大部分都很常用，但却很难在短时间内买到。 2．预演和检查会场视听设备 不论视听设备是有谁停工的，在临近会议开始前对设备的工作状况的测试总是有必要的。如果可能的话，应该在测试结束后对设备做一些标志，一面使用的时候拿错。 尽管大多数发言人不需要或不要求进行预演，但是大会的承办者还是应在会议开始之前测试一下设备的使用情况，并熟悉一下会场。在需要使用视听设备的会议之前，有必要对灯光调整和幻灯片放映等进行预演，以确保相关人员都清楚地知道操作的过程。通过预演，可能会发现有些幻灯片需要重新制作或修理，或者讲台、灯光、投影机等需要重新布置等问题。 （四）注意事项 (1)会议承办者应在会前向设备供应商明确询问具体的解决程序。如果租凭的设备比较多，要提前向租凭公司问清其免费提供各种服务的范围和联系方式。 (2)在会议召开前由专门人员负责检查所有设备。 (3)会议检查人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。如果会议过程中出现了一处或几处紧急情况，可以判断应该先处理哪里的问题。 (4)有些设备故障（如灯泡报废等）可以由会议工作人员自行处理，因此，在可能的情况下，应该在会场准备一些备用的设备。无论问题多么简单，都不应该让与会者和发言人动手参与紧急维修。 (5)发现设备故障要及时请有关的公司和专业服务机构派人修理。 (6)有些设备在出现故障时最好更换新的设备，等到会议结束后在进行修理。 （五）相关链接 1．远程会议视听设备的检查 远程会议视听设备要求较高，要保证既能将主会场的画面和声音传给分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。会场内可以配备高速传真机，以便同时传送文件。场内会议设备要落实专业技术人员调试、检测。会议期间要有值班维修制度，及时解决技术上的故障，确保会议顺利进行。对于某些交通状况不好，特别是地处山区、边疆的会议，远程会议将带来极大的方便。在一些紧急场合，如救灾、防汛、战地会议等，采用远程会议系统能帮助与会者及时、正确地作出决策。 大部分视听设备的操作温度通常在0℃-40℃之间，极端的温度会给设备的使用带来很大的影响。因此，移动设备时不要将其直接曝晒在太阳等强光下，例如，放在备太阳晒得炙热的汽车里。 2．会议视听设备的保管 视听设备带给用户的是视觉和听觉上的享受。在视听设备的日常使用过程中一定要注意相应的使用及