深圳航空酒店经济合同管理制度.doc

深圳航空酒店经济合同管理制度 一、经济合同的管理原则 1、对外的经济合同必须符合国家的各项有关法规、政策。 2、经济合同的管理采用严格的授权制： ⑴对外签定经济合同必须由酒店法人代表授权。 ⑵酒店对外的一切经济合同，必须加盖本酒店公章，各部门不得用部门专用章对外签定合同。公章授权由专人保管。 ⑶对外经济合同如需变更、解除，要按原合同订立时的审批程序授权专人办理。 ⑷经济合同正本授权由总经办保管，副本交财务部，复印件分送有关部门。 ⑸如经济合同在履行中发生纠纷，由总经理授权专人负责解决。如在解决纠纷中需要通过仲裁部门或司法部的，也必须由总经理授权处理。 3、经济合同管理集中与分散管理相结合。集中为主，分散为辅。 二、财务部是酒店合同管理的主管部门，其职责是： 1、负责审核合同中有关经济条款和内容。 2、参与重大经济合同的谈判、签订、变更、调解、仲裁、评估等活动。 3、核查各部门订立和履行合同的情况。凡销售合同、合作合资联营 合同、工程合同、采购合同等，先由各有关业务部门在总经理授权后对外负责拟订，再交财务室审核，最后交总经理审定后方可签订。 三、经济合同管理办法 1、签订合同必须由有关业务部门先填写合同审查表，由部门经理 签署后，连同合同文本交财务部进行审核，然后再报总经理审定 只有待总经理签批后业务部门才能得以授权对外签订合同。 2、签订合同时对对方履约能力（包括资信、资格）不明的，除要求其出示法人委托书外，还应要求出示营业执照副本。银行资信证明或担保单位的担保文件。 3、凡涉及酒店付款合同，应于合同规定的付款之前五天，由有关部门通知财务部，以便及时筹措资金按时付款。 4、凡涉及变更、补充、修改、提前终止合同，必须由有关部门先提出书面报告，交财务部进行审核，然后再报总经理审定后才能执行。 5、有关合同的各种往来信函、邮件等资料由业务部门负责保管，并根据财务部和总经理的要求提供需要材料的复印件。 6、对已生效的履行完毕的合同要整理归档，由总经办将合同正式文本，业务部门将往来信函等交总经办分类、整理、立卷、装订归档。一般购销合同档案保存期为五年，重大合同需永久性保存。 深圳航空酒店领料管理制度 一、 物品领用制度 1、填单及批准：领用物品一律填写“物品/食品领用申请单”，经部门经理签字后到库房领取。 2 、领用控制：属于部门专用物品，由部门控制领用，其它部门需经过总经理批准后方可领用。例如: 客房小酒吧食品、饮料、客房用品及清洁剂由客房部负责；工程材料、工具由工程部负责；礼品由行政办负责。 3、 固定资产和低值易耗品领用：经财务部办理领用手续。 4 、贵重物品控制：贵重物品要根据总经理指定的使用范围和领用审批程序办理领用。 5、 内部供货：内部职工和员工要求由库房购买物品，一律经财务部审批，办好交费手续后开单出库。 二、 损失报告制度 1、 库存物品的丢失，变质、过期、破损、自然损耗、盘亏，物品采购中发生的各种损失或短少，财务盘点短少等由经管人填报《损失报告》单，经主管或经理检验后报领导审批和处理。 2、物品在使用部门使用和控制期间发生变质，过期，损坏等情况由使用部门填报《损失报告》单，由财务部核实后报领导审批，这类已报损的待处理物品一律交回财务部处理。 深圳航空酒店采购管理制度 一、 采购申请：一切物品的采购办理都要以经过批准的采购单为依据。采购单一般由用物部门填报，属于规定由库房常备的物品由库房提单。尽量避免紧急采购，确实必要的应在采购单上注明，并经财务部批准后给予安排。 二、采购审批：采购单部门经理签字后送财务部办理审批。财务部应在三天内办好审批手续，未能批准的采购单退还申请部门。 三、采购单管理：采购单由财务部负责管理，包括：编号、登记、送批、交付执行（未批准的退申报部门）及事后查询。 四、采购：根据已批准的采购单由财务部安排采购，一般在本市采购的应在三日内办完。专业性较强的物品可经总经理决定派专人采购。 五、收货 1、 根据购货发票检查货物的品种、牌号、数量、规格、质量、保鲜、包装等情况，确认无误后入库，必要时可请进货部门派人协助验收。属于食品饮料的验收还要执行有关